Hvordan skrive effektive e-poster

9 regler for å skrive en e-post som er enkel å svare på

Mange av oss lærte ikke å skrive e-poster på skolen, men å vite hvordan man skriver en e-post er en uvurderlig ferdighet på arbeidsplassen. Dette gjelder spesielt for de som jobber i (eller ser etter) fjernarbeidsjobber. Ved siden av god telefonetikett , er det sannsynligvis ingen ferdighet som er så viktig som e-post når det gjelder å få – og beholde – en jobb hjemme.

En velskrevet e-post gjør det enkelt for mottakeren å forstå og handle på budskapet. I jobbsøkingen kan e-post gå foran eller til og med erstatte førsteinntrykket ansikt til ansikt, så riktig tegnsetting og et sammenhengende budskap er nøkkelen. Og på jobben forårsaker uklare e-poster forvirring og forsinkelser. Følg disse tipsene for å skrive effektive e-poster til kolleger, kunder, potensielle kunder, ansettelsesledere og til og med venner og familie.

Tenk først på meldingen og mottakeren

Marc Romanelli / Getty Images

En e-post bør starte i tankene dine, ikke med fingrene på tastaturet. For å skrive e-post effektivt, må du først vurdere Hvorfor skriver du. Hva slags respons vil du ha? Hvilket budskap ønsker du å formidle? Hvis du ber om informasjon, søker på en jobb eller spør om ledige stillinger, må du sørge for at forespørselen om handling fra mottakeren er tydelig.

Deretter vurderer mottakerens synspunkt. Hvilken informasjon trenger de for å iverksette tiltak eller forstå budskapet ditt? Gi nødvendig (men ikke overdreven) bakgrunnsinformasjon. Husk også passende etikette for denne mottakeren. Uttrykksikoner og forkortelser, som OMG eller LOL, er ikke passende for jobbsøknader og de fleste forretnings-e-poster.

Skriv en beskrivende e-postemnelinje

Når du skriver en e-post, ikke skriv noe vagt i emnefeltet som «hei» eller «arbeid hjemme-jobber» eller la det stå tomt. E-poster med denne typen emnelinje har en god sjanse for å havne i mottakerens spamboks eller bare ignoreres. Hvis du søker jobb, skriv navnet på stillingen i emnefeltet. Hvis e-posten er til en kollega, gjør emnelinjen til en kort setning som oppsummerer formålet med meldingen.

En annen fordel med å skrive en beskrivende emnelinje er at det blir lettere for deg å finne i innboksen din hvis du trenger å søke opp senere. Noe med en e-postlinje som 'Spørsmål' vil imidlertid ikke være nyttig.

Hils mottakeren ordentlig

Hvis du kjenner navnet på mottakeren din, men ikke kjenner dem personlig, hilse på ved å bruke en tittel, f.eks. Kjære fru Brunelli. (Bruk fru for kvinner når du er usikker på om fru eller frøken er passende.) Hvis du er usikker på kjønn, bruk bare for- og etternavnet, dvs. Kjære Chris Smith. Hvis du ikke kjenner personens navn, start e-posten din uten å hilse eller bruk en enkel hilsen, f.eks. Hei, hilsen, kjære leder, etc.

Hvis e-posten er til en kollega eller noen andre du kjenner, bruk navnet du ville brukt personlig eller på telefonen.

Bruk riktig grammatikk og tegnsetting

Det er veldig viktig å bruke riktig grammatikk i en e-post. Bevisst eller ubevisst straffer lesere avsendere for grammatiske feil.

Run-On-setninger – Når du skriver en e-post, ikke spar på mensen. Den lille pausen gir leserne tid til å forstå ordenes betydning. Korte setninger gir mulighet for flere av disse bittesmå pausene. Bryt opp lange setninger selv når de teknisk sett ikke er løpende setninger.
Kommaer – For få eller for mange komma kan være forvirrende. Lær å bruke kommaet riktig.
Emne-verb avtale – Setninger med denne typen feil er røde flagg for arbeidsgivere som søker kandidater med gode kommunikasjonsevner. Gjennomgå regler for subjekt-verb-avtale.

Sjekk stavemåte og store bokstaver

Bruk en stavekontroll, men ikke stol på den. En stavekontroll vil ikke fange 'de' for 'den' eller 'der' for 'deres', og denne typen feil indikerer uforsiktighet. Ikke bruk tekstforkortelser som 'u' for 'du' eller 'tho' for 'skjønt'.

Bruk riktig bruk av store bokstaver. De fleste vet å bruke store bokstaver i begynnelsen av setningen og egennavn, men mange klarer ikke å gjøre det i e-poster. Vis at du ikke har noe imot å bruke den ekstra brøkdelen av et sekund på å trykke på shift-tasten. På den annen side kan for mange store bokstaver distrahere leseren. Unngå å skrive fraser med store bokstaver (som mange tolker som å ekvivalente med å skrike personlig) i tillegg til å skrive store bokstaver, bare for å understreke, den første bokstaven i ord som ikke er i begynnelsen av en setning eller egennavn.

Bruk enkel formatering i e-post

Husk at alle e-postprogrammer vises forskjellig. Det som ser perfekt ut på skjermen din, kan kjøre sammen på andres. Av denne grunn bør du unngå å lime inn et høyt formatert tekstbehandlingsdokument, som en CV eller følgebrev, i en e-post. Bruk dokumenter som er skrevet i ren tekstformat.

Gjør avsnitt korte. Som punktum gir avsnittsskift leserens øye hvile. Noen som leser e-post på en mobiltelefon vil ha nytte av korte avsnitt. Men pass på å fortsatt følge grunnleggende regler angående avsnitt.

Vær konsis

Slyngende e-poster som begraver poenget blir lagt frem og til slutt glemt. Eller enda verre, de kan bli misforstått. Gjør formålet ditt klart, bruke kortfattet språk .

Eliminer ordlighet - Skriv med aktive verb. 'Jack sendte meg skjemaene' bruker et aktivt verb. 'Skjemaene ble sendt til meg av Jack' er passiv. Den passive formen bruker bare noen få ord til, men det stemmer. Mer enn det krever at leserne omorganiserer ideene i hodet.
Hold deg til poenget - Motstå fristelsen til å legge til fremmed informasjon eller ideer. Lagre disse for en annen e-post.
Bruk Bullet Points - Disse lar leseren bruke visuelle ledetråder for å ta inn det som er viktig. Men hvis du er i tvil om hvordan kuler vil vises, bruk stjerner eller bindestreker for å lage kuler.

Signer e-post på riktig måte

Hvis e-posten din som standard er en standard signatur , sørg for at den passer for den aktuelle e-posten du sender. Signaturer med politiske uttalelser eller navn og alder på barna dine er fine for personlig e-post, men for jobb bruk en mindre personlig signatur. Avhengig av jobben din og arbeidsgiveren din, kan du fortsatt tilpasse e-signaturen din med et tilbud. Velg noe ikke-kontroversielt. Hvis du spør om en jobb, bruk signaturen din for å gi passende kontaktinformasjon uten tilbud eller ekstra personalisering.

Les/tenk på nytt før du trykker på Send

Se etter stave- og tegnsettingsfeil før du trykker på send. Hvis du finner en feil i en e-post for en jobbsøknad, fiks den og les den på nytt før du trykker på send. Men les også på nytt for innhold. Hvis e-posten din er lang, bør du tenke på måter å gjøre den mer kortfattet på. Og hvis e-posten din er kontroversiell eller skrevet i sinne, trykk lagre ikke send. Kom tilbake til den noen timer eller en dag senere og se om du fortsatt vil sende den.

Dette kan høres ut som mye å gjøre før du sender en e-post, men hvis du sender effektive e-poster og organiserer e-posten din mer effektivt, vil du finne at du faktisk har mer tid, ikke mindre.