Menneskelige Ressurser

Hvordan skrive irettesettelsesbrev for ansatte

Bruk disse prøvebrevene for irettesettelse til å utvikle dine egne brev

Forvirret ansatt sitter ved pulten og ser opprørt ut etter å ha mottatt et uklart irettesettelsesbrev.

•••

praetorianphoto/E+/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Reprimandebrev er brev skrevet av lederen for å gi en offisiell erklæring om et ytelsesproblem som en ansatt må forbedre. Irettesettelsesbrev er ofte et ledd i det formelle disiplinær handling prosess som kan resultere i ytterligere disiplinærtiltak for den ansatte t.o.m arbeidsavslutning dersom den ansatte ikke klarer å forbedre seg.

Irettesettelsesbrev er en vesentlig komponent i dokumentasjonen av et arbeidstakerprestasjonsproblem for arbeidstaker og arbeidsgiver. Skriftlige irettesettelsesbrev angir klart og spesifikt hvilke prestasjoner som må forbedres og konsekvensene dersom ytelsen ikke blir bedre.

Disse formelle forretningsbrevene følger vanligvis etter forsøk på verbal coaching av en veileder. Imidlertid kommer de ofte foran en verbal korreksjon til den ansatte - kalt en verbal advarsel eller formell verbal advarsel. Alle trinn bør fokusere på ytelsesproblemet eller relaterte ytelsesproblemer.

Komponenter i irettesettelsesbrev

Effektive irettesettelsesbrev har flere komponenter til felles. De bør ha en klar uttalelse om problemet eller ytelsesproblemet som den ansatte må forbedre. Brevet kan nevne flere eksempler på måter som den ansatte kan endre ytelsen på for å overholde ytelsesforventningene. Å gi eksempler gir den ansatte et delt bilde – delt mening – rundt leders og bedriftens forventninger .

Hvis det er relevant, inkludere en tidslinje der den ansattes ytelse må forbedres. Denne referansen kan være i form av en forfallsdato eller sluttdato på hvilket tidspunkt lederen vil revurdere den ansattes prestasjoner.

Forklar hvordan manglende ytelse påvirker ikke bare de ansatte, men også arbeidsplassen og organisasjonens suksess. Irettesettelsesbrevet bør også gi en klar uttalelse om konsekvensene en ansatt kan forvente dersom deres prestasjoner ikke blir bedre som beskrevet i irettesettelsesbrevet.

Viktigheten av signaturer

Signaturen til arbeidslederen eller lederen til den ansatte er viktig når det gjelder irettesettelse. Brevet inneholder generelt en erklæring om at den ansattes signatur representerer at de har mottatt brevet. Det betyr ikke nødvendigvis at de er enige i innholdet. Du må være spesifikk i ordlyden slik at den ansatte forstår at de erkjenner mottak av brevet, ikke feil.

Gi en mulighet for medarbeiderrespons

Du bør gi den ansatte en sjanse til å svare på spørsmålene som er tatt opp i irettesettelsesbrevet. Innsigelsen skal være skriftlig, datert og signert av den ansatte. Den ansatte kan være enig, uenig, uttrykke anger og så videre. Motvisninger skrevet av den ansatte er vedlagt de originale irettesettelsesbrevene.

Eksempel på irettesettelsesbrev

Dette er et eksempel på et irettesettelsesbrev. Last ned malen for irettesettelsesbrev (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Eksempel på irettesettelsesbrev #1 (tekstversjon)

Til: Jeffery Jones

Fra: George Peterson

Dato: 1. september 2018

Re: Retningsbrev

Dette er et formelt irettesettelsesbrev for å varsle deg om at ytelsen din ikke oppfyller forventede bidragsnivåer. I jobben din som teknisk ekspert for kundestøtte ble jobbforventningene utviklet av hele gruppen av tekniske støtteeksperter og deres leder. Dette betyr at de er den aksepterte standarden for hver teknisk støtteeksperts ytelse.

Du klarer ikke å prestere på følgende måter.

  • Antall kunder du betjener i løpet av en uke er 30 % under standarden som resten av teknisk støtteeksperter oppfyller.
  • Vanskelighetsgraden på problemene du velger å svare på er 40 % under standarden som resten av personalet oppnår.
  • Tiden kundene bruker på telefonen med deg overstiger resten av personalet med 25 %.

Som du kan se, i de tre viktigste resultatmålingene for jobben din, lykkes du ikke. Din veileder har snakket med deg flere ganger, og du har fått tilleggsopplæring. Følgelig tror vi at du ikke er villig til å prestere. Dette påvirker arbeidsbelastningen til resten av det tekniske personalet negativt.

Vi trenger å se en umiddelbar forbedring på alle tre områder av ytelse eller ytterligere disiplinære tiltak frem til og med ansettelsesavslutning vil forekomme. Vi har tro på at du kan forbedre deg. Vi må se umiddelbar forbedring.

George Peterson, veileder

Marian Demark, personalsjef

Utvide

Eksempel på irettesettelsesbrev #2 (tekstversjon)

Til: Linda Rodriguez

Fra: Mary Wilmont

Dato: 1. september 2018

Re: Retningsbrev

Hensikten med dette irettesettelsesbrevet er å gi deg et formelt varsel om at ditt oppmøte påvirker din evne til å fullføre jobben negativt. Mens lønnede, fritatte ansatte ikke er pålagt å jobbe bestemte timer, er en førti-timers arbeidsuke standard og forventet.

Du har unnlatt å møte på jobb minst én dag i uken siden du begynte i den nye jobben og jobber bare trettito timer i uken. Lederen din har informert deg om tilgjengelighet av FMLA-fritid for personlige eller familiemedisinske problemer. Han har også spurt deg om du trenger overnatting slik at du effektivt kan utføre jobben din.

Han har foreslått at du besøker Human Resources-avdelingen for å diskutere disse problemene og ditt oppmøte. Du har avslått alle tre mulighetene vi har tilbudt for å hjelpe deg med å forbedre denne dårlige ytelsen.

Realiteten er at du ikke kan utføre jobben din på mindre enn førti timer. Du går glipp av tidsfrister for arbeidsoppgavene dine, og forsinkelsen din påvirker arbeidet til medarbeiderne i markedsavdelingen negativt. De mangler tidsfrister som følge av at du ikke presterer.

I tillegg setter det uferdige arbeidet ditt når det tildeles kollegene dine arbeidsbelastningen deres i overbelastning siden de allerede har jobber som krever førti timers arbeid i uken. Dette er urettferdig, og vi vil ikke tolerere disse negative virkningene på arbeidsplassen som starter nå.

Vi trenger å se en umiddelbar forbedring i oppmøtet ditt, ellers vil vi si opp arbeidsforholdet ditt. Det betyr at du må møte på jobb fem dager i uken. Dersom du ikke møter på jobb fem dager i uken, kan du ikke nå de målene du har vært ansatt for.

Våre standard betalte avspaseringsregler gir deg seks betalte sykedager og to personlige permisjonsdager som du må bruke over ett år. Du må søke om feriedager på forhånd.

Du har allerede brukt fire av dine sykedager og alle dine personlige dager med ditt nåværende fravær. Vi planlegger ikke å gi deg mer tid. Dette gir deg kun to sykedager og betalt ferietid som du må be om på forhånd.

Dersom du har fravær over ledig lønnet fritid, avslutter vi arbeidsforholdet ditt. Vi håper at du forstår hvor nær du er på å miste jobben. Du vil ikke motta flere advarsler.

Hilsen

Mary Wilmont, sjef

Thomas Credence, personaldirektør

Utvide

Ansattbekreftelse på mottak

Det er viktig å lage et papirspor av ansattes irettesettelseshandlinger. Denne prosessen gjør det mulig å lage bevis på at den ansatte har mottatt tilstrekkelig varsel om problemer og skritt – for eksempel rådgivning – ble tatt for å rette opp situasjonen.

En enkel kvittering for mottak til veiledning presiserer at arbeidstaker fikk en irettesettelse.