Jobbsøking

Hvordan skrive og sende profesjonelle e-postmeldinger

Epost markedsføring

••• Bhavesh1988 / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Enten du leter etter arbeid, oppretter nye nettverksforbindelser, eller bare prøver å utmerke deg i din nåværende jobb, er det viktig å vite hvordan du skriver og sender profesjonelle e-postmeldinger.

Dette kan være vanskeligere enn det høres ut. Mange fagfolk har blitt vant til en veldig uformell tilnærming til e-post i deres personlige liv. Mens slang, uttrykksikoner og tekstspeak vanligvis er OK når du sender e-post til nære venner, vil de ikke fly i jobbkorrespondanse. Det er viktig å vite hvordan du rydder opp i kommunikasjonen din når du trenger det.

Når må du kanskje sende en profesjonell e-post? Det finnes en rekke muligheter. Du må kanskje sende din følgebrev til en potensiell arbeidsgiver, a takkebrev til en kollega som sa ja til å være en referanse , et oppsigelsesbrev til din nåværende sjef, eller en forespørsel om et anbefalingsbrev .

Du kan ha andre grunner til å sende ikke-personlige e-poster, og faktisk er det en god idé å sørge for at all e-posten din er organisert og profesjonell.

Når du sender profesjonelle e-postmeldinger, er det veldig viktig å sørge for at meldingen er perfekt. Du ønsker ikke å sprenge en mulighet ved å gjøre noen feil – verken i hvordan du sender e-post eller hvordan du holder styr på dem.

Finn ut hva du skal inkludere i meldingene dine, hva du ikke skal inkludere, og hvordan du lukker, signerer og sender e-postmeldingene dine.

Profesjonelle retningslinjer for e-postmeldinger

Se gjennom disse trinnene for å skrive en profesjonell e-post av høy kvalitet, og du vil alltid gjøre et godt inntrykk på mottakeren.

Profesjonelle retningslinjer for e-post

Illustrasjon av Melissa Ling. Balansen

Hva du skal inkludere i e-postmeldingen din

  • Emnefeltet: Emnelinjen skal kort formidle formålet med å skrive. Emnelinjen kan være så enkel som 'Takk' eller 'Forespørsel om anbefaling'.
  • Hilsen: Selv om du skriver en veldig kort e-post, inkludere en hilsen . Hvis du kjenner navnet på personen, ta det med. Med mindre du er på fornavnsbasis med personen, kall dem med tittelen.
  • Lengde: Hold e-posten din så kortfattet som mulig. Folk har en tendens til å skumme lange e-poster, så inkluderer bare viktig informasjon.
  • Lukking: Logg av med et kort «Takk», «Beste» eller en annen enkel sending, og deretter navnet ditt. De fleste e-postkontoer lar deg legge inn en signatur med navn, tittel og kontaktinformasjon i hver e-post. Det er en fantastisk måte å gjøre hver korrespondanse mer profesjonell på.

Hva du ikke skal inkludere i e-postmeldingen din

  • Fontstil: Unngå utsmykkede, lekne eller fargede skrifttyper; disse distraherer ganske enkelt mottakeren fra den faktiske meldingen. Unngå å bruke for mye fet og kursiv også, som får en e-post til å se rotete ut. Ikke skriv med store bokstaver heller; dette fremstår som sint eller overbegeistret i en e-post.
  • Uttrykksikoner: Ikke ta med uttrykksikoner i en profesjonell e-post; lagre disse for personlig korrespondanse.

Tips for å sikre perfekte profesjonelle e-postmeldinger

Når du har skrevet e-posten din, gå gjennom alle disse trinnene før du klikker på send-knappen:

  • Sørg for at meldingen din er fullstendig: Dobbeltsjekk for å sikre at emnefeltet av e-posten din er fylt ut, har du inkludert en signatur , sender du meldingen til riktig kontaktperson, og du har fylt ut Bcc feltet for å sende en kopi til deg selv, slik at du har oversikt over e-postmeldingen.
  • Bekreft e-postmeldingen din: Før du trykker send, sørg også for at du stavekontrollerer og kontrollerer grammatikk og store bokstaver. De er like viktige i e-postkorrespondanse som de er i et papirbrev.
  • Send en test-e-postmelding: Før du faktisk sender e-posten din, send meldingen til deg selv først for å sjekke at formateringen fungerer og at ingenting ser malplassert ut. Hvis alt ser bra ut, fortsett og send e-posten til selskapet eller personen du kontakter.
  • Send en kopi av e-postmeldingen til deg selv: Bruke Bcc feltet for å sende en kopi av e-postmeldingen til deg selv, slik at du har oversikt over når du sendte meldingen og hvem du sendte den til. Du kan også finne denne informasjonen i din sendte mappe.
  • Arkiver dine kopier: Med mange e-postprogrammer kan du sette opp mapper for å gjøre det lettere å finne viktige tidligere e-poster. Sett opp mapper for alle jobbsøke-e-postene dine og andre profesjonelle e-poster og arkiver kopier etter at du har sendt meldingene dine.

Se eksempler på profesjonelle e-postmeldinger

Eksempel på e-postmelding #1: Oppsigelsesbrev

Emnefeltet: Oppsigelse – Bob Smith

Kjære fru Jones,

Jeg skriver for å sende inn min oppsigelse for stillingen min som enhetskoordinator ved Town Hospital, med virkning fra 10. juni.

Jeg er mer takknemlig enn jeg kan si for all din støtte og hjelp de siste fem årene. Å jobbe her har vært en førsteklasses utdanning innen teamarbeid, helseadministrasjon og å få jobben gjort. Jeg kommer til å savne å jobbe med dere alle, og håper dere holder kontakten.

Gi meg beskjed hvis jeg kan være til hjelp under overgangen.

Vennlig hilsen,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Utvide

Eksempel på e-postmelding #2: Henvisningsforespørsel

Emne: Cynthia Dailey—henvisningsforespørsel

Kjære Barbara Cho,

Nylig på LinkedIn så jeg en stillingsannonse for stillingen som markedsassistent hos XYZ Corp. Siden jeg vet at du har vært der i flere år nå, lurte jeg på om du kanskje var villig til å gi meg en henvisning til jobben.

Jeg var spesielt spent på å se at jobben innebærer å jobbe tungt med teamet ditt på e-postmarkedsføring og kampanjer i sosiale medier. Siden vi sist jobbet sammen i ABC LLC, har jeg fått omfattende erfaring med HubSpot, Google Analytics og SurveyMonkey. Jeg vil gjerne sette disse ferdighetene i bruk for XYZ.

Jeg har lagt ved en kopi av CV-en min og en lenke til porteføljen min, slik at du kan se min siste erfaring. Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller hvis du vil se flere eksempler på arbeidet mitt.

Beste,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Utvide
  • Stavemåte og grammatikk: Bare fordi du skriver en e-post betyr ikke at du bør slurve med stavemåte og grammatikk. Rediger e-posten din nøye før du sender den. En feilfri melding forteller mottakeren at e-posten din bør tas på alvor.

Viktige takeaways

Hold det profesjonelt: Forretningskorrespondanse bør poleres, selv når du sender den via e-post.

Vær kortfattet: Kom til poenget ditt og vær så tydelig som mulig på hva du trenger eller har å tilby.

Rediger, korrektur, test: Sørg for at meldingen din er fri for feil og skrivefeil. Send en testmelding til deg selv før du trykker send.

Hold oversikt: Bcc deg selv på viktig korrespondanse og arkiver hver melding i den aktuelle e-postmappen for fremtidig referanse.

Viktige takeaways

Hold det profesjonelt: Forretningskorrespondanse bør poleres, selv når du sender den via e-post.

Vær kortfattet: Kom til poenget ditt og vær så tydelig som mulig på hva du trenger eller har å tilby.

Rediger, korrektur, test: Sørg for at meldingen din er fri for feil og skrivefeil. Send en testmelding til deg selv før du trykker send.

Hold oversikt: Bcc deg selv på viktig korrespondanse og arkiver hver melding i den aktuelle e-postmappen for fremtidig referanse.

Artikkelkilder

  1. Sage Journals. ' The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticons on Virtual First Impressions ,' åpnet 19. november 2019

  2. Bureau of Internet Accessibility. ' Beste skrifttyper å bruke for Internett-tilgjengelighet ,' åpnet 19. november 2019.

  3. University of Pittsburgh. ' Bruke funksjonen Blind Carbon Copy (BCC) i e-post ,' åpnet 19. november 2019.