Human Resources Information System (HRIS)

HRIS Definisjon og beskrivelse av hvordan det kan hjelpe deg med å lykkes

••• Paul Bradbury/Caiaimage/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

• Viktige hensyn i HRIS-alternativene dine
• Funksjonaliteten til bedre HRIS-valg
• Fordeler med riktig HRIS

Human Resource Information System (HRIS) er en programvare eller en nettbasert løsning for dataregistrering, datasporing og datainformasjonsbehov for personal-, lønns-, ledelses- og regnskapsfunksjonene i en virksomhet. Den er nyttig for alle prosesser du ønsker å spore og som du håper å samle nyttige og målrettede data fra.

Normalt pakket som en database selger hundrevis av selskaper en eller annen form for HRIS, og hver HRIS har forskjellige muligheter. Velg HRIS med omhu basert på egenskapene du trenger i din bedrift. Ettersom HRIS har blitt stadig mer sofistikert, har valget mellom de ulike systemene blitt nok til å praktisk talt lamme en HR-avdeling .

Å se et teknologiselskap, der dataeksperter eksisterer, gå gjennom tre forskjellige HRIS-systemer i løpet av ti år før de endelig slår seg fast på sitt nåværende system, var en opplæring i deres kompleksitet. Deres evner på jobb og i bruk levde sjelden opp til salgshypen som drev valget. Dette er grunnen til at å velge en HRIS er en stor oppgave for en bedrift.

Viktige hensyn når du ser på HRIS-alternativene dine

Valget av en HRIS er en stressende situasjon da det finnes så mange alternativer. Det er utfordrende å velge de alternativene som passer best for dine behov i din bedrift. Å vasse gjennom informasjonen gitt av hvert system er også utfordrende.

Selgerne er ofte oppdragselgere som muntlig kan fortelle deg at systemet vil dekke dine behov. Sørg for at du sjekker dette med flere kilder, inkludert nåværende kunder, nettbaserte diskusjonsgrupper, LinkedIn, andre SHRM-medlemmer og Google-anmeldelser.

Dette er de andre faktorene du bør vurdere når du velger HRIS.

Antall ansatte

Husk at selv om bedriften din bare er noen få personer i dag, kan den ha dobbelt så mange eller til og med 10 ganger så mange ansatte i fremtiden, så velg et system som kan vokse med virksomheten din.

Systemegenskaper

En annen nøkkelfaktor du må vurdere er at mange HRIS er i stand til å oppnå bare deler av det du trenger automatisering for å oppnå. I disse tilfellene vil du være sikker på at komponentene til eventuelle tillegg eller tilleggssystemer fungerer feilfritt sammen. Igjen, ikke ta selgerens ord om at systemene fungerer sammen. Gjør din forskning for å finne ut at de gjør det.

Opplæring og støtte

Sjekk også for å se hva slags opplæring og løpende støtte som er tilgjengelig for dine ansatte. Du bør også sørge for at salgskonsulentens løfter om opplæring og oppfølging etter kjøpet er skrevet rett inn i kontrakten din om kjøp av HRIS. Og sjekk med andre organisasjoner for å forsikre deg om at det valgte selskapet har en merittliste med kontinuerlig, nyttig støtte. Mange gjør ikke det.

Forventet funksjonalitet til bedre HRIS-valg

Vanligvis gir de bedre menneskelige ressursinformasjonssystemene (HRIS) totalt sett:

Håndtering av all medarbeiderinformasjon:

Data som navn, titler, adresser og lønn er en grunnleggende start. Lønns- og stillingshistorikk, rapporteringsstrukturer, resultatvurderingshistorier og annen viktig medarbeiderinformasjon.

Bedriftsrelaterte dokumenter:

Dette inkluderer slike ting som ansatthåndbøker, nødevakueringsprosedyrer , og sikkerhetsretningslinjer.

Ytelsesadministrasjon:

Du vil ha fordelsadministrasjon inkludert påmelding, statusendringer og oppdatering av personlig informasjon. I et ideelt system kan du la ansatte slå opp og gjennomgå sin egen informasjon, inkludert feriesporing.

Fullstendig integrasjon med lønn:

Denne integrasjonen vil også omfatte andre selskapets finansielle programvare og regnskapssystemer . Når disse er koblet til, kan du sørge for at lønnsslippene er riktige. Det er aldri et skille mellom hva den offisielle lønnssatsen er og informasjonen som lønnen har. Hvis systemene ikke integreres, er det enkelt å oppdatere lønn i det ene systemet og ikke i det andre.

Søkersporing og CV-administrasjon:

Når systemet ditt er sømløst, kan rekruttereren klikke på en innleid knapp og all informasjon fra søker overføres til arbeidstaker siden av tingene. Dette sparer så mye tid fordi dataregistrering og papirarbeid praktisk talt forsvinner.

Dersom en søker legger inn sine egne opplysninger ved søknad, kan du sikre nøyaktighet. Hvis tilbudsbrevet er generert ut fra samme system som lønnssystemet, vil lønnen matche perfekt og det er ingen misforståelser.

Prestasjonsutviklingsplaner:

Det er ikke bare nok å ha planer om de er registrert i et sentralt system, da kan de enkelt følge medarbeideren fra stilling til stilling. Seniorledelsen kan kjøre rapporter for å se hvor folk er og hva deres individuelle ledere planlegger med tanke på etterfølgelsesplanlegging for deres fremtid .

Disiplinære handlinger:

Det er viktig å holde styr på hvem som har blitt suspendert, degradert eller fått andre negative handlinger iverksatt mot seg – selv etter at den ansatte forlater organisasjonen din. Når et firma ringer og ber om en tidligere ansattreferanse , er det enkelt for en administrator i HR-avdelingen å slå opp og rapportere om personen er kvalifisert for gjenansetting eller ikke.

Treningsrekord:

Dette er spesielt kritisk i et selskap der sertifiseringer og lisenser kreves. I andre selskaper kan det hende at treningsopptegnelser ikke har den grad av betydning, men du kan likevel finne ut at det å ha informasjonen er nyttig når du utvikler de ansatte, en nøkkelfaktor de ønsker fra jobben.

Oppsummert sporer HRIS-en som mest effektivt betjener selskaper denne informasjonen:

• deltakelse og PTO bruk,
• lønnsøkninger og historie,
• lønnskarakterer og stillinger inneholdt,
• ytelsesutviklingsplaner ,
• opplæring mottatt,
• disiplinær handling mottatt,
• personlig ansattinformasjon, og noen ganger,
• ledelse og nøkkelmedarbeider etterfølgelsesplaner ,
• ansatt med høyt potensial identifikasjon, og
• søkersporing, intervju og utvelgelse.

Fordeler med riktig HRIS

En effektiv HRIS gir informasjon om omtrent alt selskapet trenger for å spore og analysere om sine ansatte, tidligere ansatte og søkere. Bedriften din må velge et informasjonssystem for menneskelige ressurser og tilpasse det til dine behov. Hvis bedriften din er i vekst, velg et system som kan vokse med deg.

Det er ganske billig å implementere en grunnleggende HRIS, men sørg for at det du implementerer oppfyller bedriftens faktiske behov. Ønsker du å kunne kjøre omsetningsrapporter? Legge ut organisasjonskart? La ledere få elektronisk tilgang til tidligere medarbeidersamtaler? Ønsker du at alt skal gjøres gjennom HR-avdelingen eller vil du at ledere skal få tilgang til og legge inn informasjonen selv?

Med en hensiktsmessig HRIS gjør personalet ansatte i stand til å gjøre sine egne fordelsoppdateringer og adressere endringer frigjøre HR-ansatte for mer strategiske funksjoner . I tillegg legges det til rette for data som er nødvendig for medarbeiderledelse, kunnskapsutvikling, karrierevekst og -utvikling og likebehandling.

Til slutt, ledere kan få tilgang til informasjonen de trenger for å juridisk, etisk og effektivt støtte suksessen til sine rapporterende ansatte. De kan kjøre sine egne rapporter og legge inn planer i systemet for å hjelpe med etterfølgelse.

Human Resource Information System (HRIS) er en programvare eller en nettbasert løsning for dataregistrering, datasporing og datainformasjonsbehov for personal-, lønns-, ledelses- og regnskapsfunksjonene i en virksomhet.

Bunnlinjen

Normalt pakket som en database selger hundrevis av selskaper en eller annen form for HRIS, og hver HRIS har forskjellige muligheter. Velg din HRIS nøye basert på de nåværende og anslåtte egenskapene du trenger i din bedrift.