Viktigheten av dokumentasjon i menneskelige ressurser
Dokumentasjon vil tjene deg godt, juridisk og etisk

••• annebaek / Getty Images
InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse- Dokumentasjon om en post
- Typer dokumentasjon
- Bruk av dokumentasjon
- Eksempler på ytelsesdokumentasjon
- Dokumentasjon av forsinkelser og fravær
- Dokumentere ytelse
Dokumentasjon er den skriftlige og oppbevarte journalen til en ansatt arbeid arrangementer. Disse postene består av statlige og lovpålagte elementer, dokumenter som kreves av selskapets retningslinjer og praksis, dokumenter foreslått av beste personalpraksis, og formell og uformell journalføring om ansettelseshendelser.
Dokumentasjon om en ansettelsesjournal
En ansatts dokumentasjon er en skriftlig redegjørelse for hans eller hennes handlinger, diskusjoner, prestasjonscoaching hendelser, vitne til brudd på retningslinjene, disiplinære handlinger, positive bidrag, belønning og anerkjennelse, undersøkelser, manglende oppfyllelse av krav og mål, evaluering av framføring , og mer.
Tenk på ansettelsesdokumentasjon som din historie om en ansatts forhold til organisasjonen din – på godt og vondt.
Ved å opprettholde disse journalene kan arbeidsgiver og arbeidstaker ta vare på en skriftlig historie om hendelsene og diskusjonene som skjedde rundt en bestemt hendelse. Dokumentasjon av arbeidsforholdet gir en skriftlig oversikt som kan være nødvendig for å støtte slike handlinger som ansatt forfremmelse , ansatt lønnsøkninger , og disiplinær handling -gjelder også arbeidsavslutning .
Dokumentasjon om ansatte, når det er nødvendig, er generelt både positiv og negativ. Det er saklig, ikke dømmende. Den beskriver hendelser når de inntreffer, ikke basert på betrakterens meninger og tanker om hendelsen. Dokumentasjonen beskriver også handlingene som ble iverksatt i bemerkelsesverdige tilfeller, som å gi formell anerkjennelse av ansatte eller iverksette disiplinære tiltak.
Husk at du må lage dokumentasjon så nært hendelsen inntreffer som mulig, slik at journalene er tidsriktige, detaljerte og nøyaktige.
I en rettssak er dokumentasjon om en ansatts tidligere prestasjoner ofte avgjørende for utfallet arbeidsgiveren opplever av arrangementet. Målet er å gi et rettferdig bilde av den ansattes prestasjoner uten å fokusere utelukkende på de negative hendelsene.
Typer dokumentasjon
Retningslinjer, prosedyrer, ansatthåndbok , og ytelsesutviklingsplaner er også former for dokumentasjon som registrerer forventet arbeidsatferd og arbeidsplasskrav for å opprettholde en ryddig og rettferdig arbeidsplass der ansatte vet hva som forventes av dem.
Opptegnelser er også de skriftlige uttalelsene til den siktede, anklageren og vitner til fiendtlige hendelser på arbeidsplassen som involverer ansattes uredelighet som f.eks. seksuell trakasering eller en annen alvorlig overtredelse.
Denne dokumentasjonen inkluderer også permanente poster som den signerte arbeidssøknaden, skriftlig ansettelsesreferanser , søknadsmateriell som CV og følgebrev, og bakgrunnssjekker. Holdt borte fra ansattes personalmappe , annet papirarbeid som f.eks I-9 skjema (som bekrefter den ansattes kvalifisering til å jobbe i USA) opprettholdes også, i likhet med medisinske journaler, FMLA-rekorder , og så videre.
Dokumentasjon kan også være uformell som i en leders journal over hans eller hennes samtaler med en ansatt i løpet av et år. Det er viktig at ledere opprettholde denne dokumentasjonen på alle sine rapporterende ansatte. Ingen ansatte skal trekkes ut på grunn av ytelse for dokumentering. Denne behandlingen av en ansatt annerledes enn de andre kan tolkes som diskriminering på et senere tidspunkt.
Dokumentasjon kan være formell og oppbevares hos den ansatte personalmappe . Ansatte forventes å signere denne dokumentasjonen for å bekrefte at de har mottatt en kopi, og har gjennomgått innholdet i sin helhet. Den ansattes signatur betyr ikke enighet med uttalelsene i dokumentasjonen.
Bruk av dokumentasjon
Dokumentasjon av kritiske hendelser, enten de er positive eller negative, anbefales også slik at ledere har oversikt over ansattes prestasjoner som strekker seg over en periode.
Organisasjoner kan bruke dokumentasjonen de har på andre måter. Disse kan inkludere prosedyrer, arbeidsinstruksjoner og instruksjoner for dataprogramvare for å nevne noen, men for personalfunksjonen er dette vanlig bruk av dokumentasjon. Den neste delen skisserer instruksjoner om hvordan du dokumenterer passende .
Eksempler på ytelsesdokumentasjon
Dokumentasjon om en ansatts ytelse vil tillate deg disiplin , terminere , eller ganske fremme, belønne og gjenkjenne ansatte. Uten dokumentasjon er det vanskelig å argumentere for noen av disse handlingene, og potensielt risikabelt for arbeidsgiveren.
Arbeidsgiver må unngå potensielle anklager om diskriminerende behandling av ansatte . Alle lover til side, gode arbeidsgivere ønsker å skape et arbeidsmiljø som er rettferdig, konsekvent og støtter ansattes mål og karriereplaner.
Dette miljøet støttes av lederens profesjonelle dokumentasjon av ansattes prestasjoner – både rosende oppførsel og handlinger som trenger korrigering eller forbedring. Hvordan dokumentere disse ble diskutert i detalj tidligere. Følgende situasjoner gir deg flere eksempler på passende dokumentasjon.
Dokumentasjon av forsinkelser og fravær
Feil:
Mark er vanligvis for sent på jobb. Mark savner for mye arbeid.
Ikke sant:
1. april: Mark meldte seg syk og gikk glipp av åtte timers arbeid.
4. april: Mark ankom jobben kl. 10.00, to timer forsinket fra det planlagte starttidspunktet.
6. april: Mark avtalte en legetime og ble deretter hjemme for å få installert en ny ovn.
12. april: Mark meldte seg syk og gikk glipp av åtte timers arbeid.
Dokumentere ytelse
Feil:
Mary er upålitelig. Hun gjør nesten aldri det hun har forpliktet seg til.
Ikke sant:
2. mai: Mary lovet at det første utkastet til produktforslaget ville være tilgjengelig for gjennomgang på dagens ukentlige møte. Mary laget ikke et utkast til dokument som forventet. Sa at hun hadde vært for opptatt og at de hun trengte hjelpen ikke hadde fått tilbake med henne.
Lederen svarte: Hvilken hjelp hadde du trengt? Informasjon? Hvem har ikke kommet tilbake til deg og hva trengte du fra dem?
Carl og Michael trengte å oppdatere Mary om fremgangen deres.
Hva er det som gjør deg så opptatt at du ikke hadde tid til å følge opp forpliktelsen din? Gjør for mange forpliktelser med begrensede timer til å oppfylle dem.
Hva kan jeg gjøre for å hjelpe deg?
Når vil du gjøre dokumentutkastet tilgjengelig for gjennomgang?
For å konkludere
Disse prøvene gir en oversikt over hvordan effektiv dokumentasjon ser ut kontra dokumentasjon som er skrevet feil. Følg disse rådene for å effektivt og lovlig dokumentere retningslinjer, ytelse og hendelser på arbeidsplassen din.
Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vær så snill søke juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.