Viktige jobbferdigheter for kontorledere
••• Thomas Barwick / Stone / Getty Images Plus
- Ferdigheter kontorledere trenger
- Typer kontorlederferdigheter
- Administrativt
- Analytisk
- Nøyaktig
- Kommunikasjon
- Datamaskin
- Finansiere
- Ledelse
- Flere Office Manager-ferdigheter
Forveksles ofte med en sekretær eller administrativ assistent , kontorledere i mange bedrifter opererer på et høyt nivå med en av de mest utfordrende jobbene i bedriften. Kontorledere leder og jobber tett sammen med andre avdelingsledere for å bygge et sunt arbeidsmiljø.
De som ønsker å ansette en kontorsjef kommer til å være selektive. Hvis du ønsker denne typen arbeid, kan du forbedre sjansene dine for å bli ansatt ved å vite hvilke av dine ferdigheter og erfaringer du skal fremheve i løpet av søknads- og intervjuprosess .
Hvilke ferdigheter trenger du for å være kontorsjef?
Kontorledere tar ansvar for å sørge for at hele kontoret eller komplekset av kontorer fungerer problemfritt. Dette kan omfatte oppgaver som å lede og føre tilsyn med en eller flere administrative assistenter.
Kontorledere trenger vanligvis ikke spesialisert utdanning, men de trenger mye relevant erfaring og velutviklede ferdighetssett i både administrative og lederroller.
Ikke alle kontorlederstillinger krever nøyaktig det samme ferdighetssett . Mye avhenger av hvor mange kontorassistenter du må føre tilsyn med, hvor mange personer som bruker kontoret du skal administrere, og hva slags programvare og andre systemer arbeidsgiveren din bruker.
Typer kontorlederferdigheter
Administrativt
Som kontorleder vil du være ansvarlig for å gjennomføre flere administrative oppgaver . Disse inkluderer ansettelse og sparking av ansatte, gjennomføring av ytelsesevalueringer, opplæring av nye ansatte og veiledning av andre.
Godkjenning av formelle rekvisisjoner, gjennomføring av generell forretningsdrift og vedlikehold av papirarbeid og personaljournaler kan også falle inn under din jurisdiksjon.
- Multitasking
- Informasjonshåndtering
- Postbehandling
- Planlegging
- Konfliktløsning
- Delegasjon
- Beslutningstaking
Analytisk
En del av rollen din vil være å finne måter å gjøre jobben din bedre på. Hvis du kan identifisere ineffektivitet i hvordan kontoret ditt kjører og tilby løsninger, kan du kanskje spare arbeidsgiveren din for mye penger og spare kollegene dine for mye forverring.
En god kontorleder vil kontinuerlig spørre seg selv, angående alle prosesser, praksiser og prosedyrer, gir dette mening? Er dette det beste vi kan gjøre? Det anbefales å inkludere en liste over analytiske ferdigheter på CV-en din.
- Kreativitet
- Optimalisering
- Problemløsning
- Kritisk tenking
- Prosessledelse
- Deduktiv resonnering
- Induktiv resonnement
Nøyaktig
Som kontorsjef stopper pengene hos deg. Du vil være ansvarlig for å bestille riktig kontorrekvisita i tide, for å føre journaler nøyaktig og på en organisert måte, og for å holde styr på behovene og problemene til alle andre på kontoret.
Hvis du gjør jobben din godt, vil kontoret se ut til å drive seg selv. Hvis du misforstår noen detaljer, kan det hende at andre ikke kan gjøre jobben sin fullt ut.
- Journalføring
- Detaljorienterte
- Intuisjon
- Proaktivitet
- Nøyaktighet
- Identifisere systemiske problemer
Kommunikasjon
Som kontorassistenter vil du ofte være en av de første besøkende ser, og du kan til tider være den eneste de ser hvis en av fagpersonene som jobber på kontoret ditt tilfeldigvis er ute. Du må fungere som en effektiv resepsjonist samtidig som du utfører dine andre oppgaver.
Du kan også være det primære kontaktpunktet mellom ulike personer som bruker kontoret og eventuelt mellom kontoret ditt og andre innenfor samme organisasjon.
Du må kanskje øve konfliktløsning og delegat arbeid. Alt dette legger opp til mye kommunikasjon, både skriftlig og muntlig, som alle må være nøyaktige, effektive, vennlige og profesjonelle til enhver tid.
- Skriftlig kommunikasjon
- Muntlig kommunikasjon
- Resepsjon
- Telefonetikett
- Tilnærmelig
- Aktiv lytting
Datamaskin
Det er viktig at kontorledere har et bredt spekter av dataferdigheter . Spesifikasjonene vil avhenge av din arbeidsgiver, men involverer vanligvis dataregistrering, regneark og generelle IT-oppgaver.
Å administrere kontorer kan innebære et enormt ansvar. Kontorledere jobber vanligvis på toppen av en organisasjon, med hendene i alle aspekter av selskapet. Hvis denne sentrale rollen appellerer til deg, fortsett å gå gjennom ferdighetslisten for å se om dette kan være en karriere for deg.
- Microsoft Office Suite
- Operativsystemer
- Datainntasting
- Digitale kalendere
- E-postbehandling
- KPI programvare
- Feilsøking av programvare
- Fildeling
Finansiere
Ditt ansvar kan omfatte bokføring, fakturering, budsjettering og regnskap. Du kan også bli pålagt å håndtere lønn, småpenger og QuickBooks innganger. Kvartals- og halvårsrapporter kan også falle inn under oppgavene dine. I det minste, hvis kontoret ditt håndterer penger i det hele tatt, vil du være til syvende og sist ansvarlig for å sørge for at de blir håndtert godt.
- Bokføring
- Budsjettering
- Regnskapsprogram
- Årsregnskap
- Fakturaer
- Samsvar
- Integritet
Ledelse
Som veileder for det som kan være en stor gruppe kontorassistenter, må du holde alle motiverte og koordinerte. du må lage teamarbeid skje.
Jobben din vil inkludere å sette en standard for alle andres arbeid og sørge for at disse standardene oppfylles.
Å lede betyr ofte å hjelpe andre mennesker til å vokse i karrieren, og å hjelpe folk til å starte selv og kommunisere godt med hverandre.
- Koordinasjon
- Sette og administrere forventninger
- Teamarbeid
- Samarbeid
- Motivasjon
- Veiledning
- Ledelse
- Mellommenneskelige ferdigheter
Flere Office Manager-ferdigheter
- Revisjon
- Referansemåling
- Integrering
- Fakturering
- Desktop Publishing
- Transkripsjon
- Formalitet
- Peiling
- Prosess for pakking og sending av juridiske dokumenter
- Ta notater
- Hukommelse
- Problemfølsomhet
- Tidsfordriv
- Prioritering
- Stresstoleranse
- Feilsøking
- Ledelse av sosiale medier
- Korrekturlesing
- Revidering
- Utkast
- Riktig bruk av søkemotorer
- Rapportskriving
- Utvikle og vedlikeholde standard driftsprosedyrer (SOPs)
- Frister
- Flerspråklig
- Profesjonalitet
- Kundeservice
- Motstandsdyktighet
Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut
Legg til relevante ferdigheter i CV-en din: Bruk navnene på dine relevante ferdigheter som nøkkelord i din gjenoppta , slik at ansettelseslederen tydelig kan se at du har det de leter etter.
Fremhev ferdigheter i følgebrevet ditt: Sørg for at brevet ditt identifiserer kjernekompetansen din ved å bruke noen av ferdighetene som er oppført ovenfor.
Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Når du forbereder deg til intervjuet ditt, kom med minst ett spesifikt eksempel på en gang du bruker dine mest relevante ferdigheter.