Jobbsøking

Viktige presentasjonsferdigheter for suksess på arbeidsplassen

Forretningskvinne gir presentasjon

•••

xavierarnau / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Enten du er en leder på høyt nivå eller en administrativ assistent, er å utvikle presentasjonsferdighetene dine en viktig måte å klatre i en kontorbasert jobb på. Ledere tar beslutninger basert på informasjon som deles i presentasjonsformat, og knapt noen virksomhet endrer mening uten først å se en overbevisende presentasjon.

Ikke alle presentasjoner finner sted i et formelt møte. Mange presentasjonsferdigheter er relevante for en-til-en-konsultasjoner eller salgssamtaler.

Det er viktig for enhver kontoransatt å vite hvilke skritt som går for å lage en effektiv presentasjon og hvilke presentasjonsferdigheter som er viktigst for arbeidsgivere.

Å fremheve disse ferdighetene vil også hjelpe deg å skille deg ut under jobbsøkingen.

Hva er presentasjonsferdigheter?

Presentasjonsferdigheter refererer til alle egenskapene du trenger for å lage og levere en klar og effektiv presentasjon. Mens det du sier under en presentasjon betyr noe, verdsetter arbeidsgivere også muligheten til å lage støttemateriale, for eksempel lysbilder. Din potensielle arbeidsgiver vil kanskje at du skal levere briefinger og rapporter til kolleger, gjennomføre opplæringsøkter, presentere informasjon til kunder eller utføre en rekke andre oppgaver som involverer å snakke foran et publikum.

Å holde engasjerende og lettfattelige foredrag er en viktig del av de sterke muntlige kommunikasjonsevner som er en jobb krav for mange stillinger.

Presentasjonsfaser

Enhver presentasjon har tre faser: forberedelse, levering og oppfølging. Alle presentasjonsferdigheter passer inn i en av disse tre fasene.

Forberedelse innebærer forskning og bygging av presentasjonen. Dette kan bety å lage hele teksten (eller i det minste skrive notater) og lage eventuelle lysbilder og annet støttende visuelt/lydmateriale. Du må også sørge for at det riktige stedet er tilgjengelig og riktig satt opp på forhånd, og at projektoren fungerer (hvis du trenger en) og kobles til den bærbare datamaskinen. Du vil også øve på presentasjonen din så mange ganger du trenger for å føle deg komfortabel med å levere den med letthet og selvtillit innen tiden som er avsatt for presentasjonen.

Ferdigheter knyttet til forberedelse inkluderer:

  • Gjennomføre forskning relatert til presentasjonsemnet ditt
  • Utforme diagrammer og grafer som viser forskningsresultatene dine
  • Lær om publikum for å bedre skreddersy presentasjonen til deres behov
  • Lage digitale lysbilder
  • Å dele opp en presentasjon i deler av rimelig lengde
  • Bruke statistikk effektivt for å overtale et publikum
  • Innlemme konkrete eksempler og historier for å illustrere poeng og opprettholde publikums oppmerksomhet
  • Forberede utdelinger eller digitale referanser slik at publikum ikke er opptatt av å ta notater
  • Fremme presentasjoner effektivt for å generere et passende publikum

Leveranse er delen publikum ser. En god leveranse er avhengig av nøye forberedelse og trygg presentasjon og krever sitt eget særpreg ferdighetssett .

Ferdigheter knyttet til levering inkluderer:

  • Gir en oppsiktsvekkende åpning for en prat
  • Gir et sammendrag av hva som vil bli dekket for å introdusere en presentasjon og gi kontekst
  • Ved hjelp av kroppsspråk og øyekontakt for å formidle energi og selvtillit
  • Pause for å understreke viktige punkter
  • Modulerende vokaltone for fremheving
  • Artikulerer tydelig og jevnt
  • Injiserer humor
  • Snakker med entusiasme og animasjon
  • Projiserer tillit
  • Oppsummering av hovedpunkter ved konklusjonen
  • Stille spørsmål for å avklare poeng

Følge opp inkluderer å bryte ned og oppbevare alt utstyr på riktig måte, kontakte publikumsmedlemmer som du har avtalt å kommunisere videre med, og be om, samle inn og analysere tilbakemeldinger. I noen presentasjoner kan du samle inn informasjon fra publikumsmedlemmer – for eksempel navn og kontaktinformasjon eller fullførte spørreundersøkelser – som du også må organisere og lagre.

Ferdigheter knyttet til oppfølging inkluderer:

  • Opprette et evalueringsskjema for å be om tilbakemelding fra deltakere
  • Tolke tilbakemeldinger fra evalueringer og endre innhold og/eller levering for fremtidige presentasjoner
  • Organisere en database med deltakere for fremtidige presentasjoner
  • Intervjuer nøkkeldeltakere for å få ytterligere tilbakemeldinger
  • Sende presentasjonslysbilder til deltakerne på e-post

Typer presentasjonsferdigheter

Analytisk

De beste presentatørene forbedrer stadig ferdighetene sine. For å bli bedre må du være i stand til å se ærlig på prestasjonene dine, vurdere tilbakemeldingene du får og finne ut hva du må gjøre for å forbedre deg. Det tar analytisk tenkning .

Enda viktigere, du må ha et godt grep om informasjonen du er i ferd med å kommunisere til andre. Du må analysere publikummet ditt og være forberedt på å tenke raskt hvis du får spørsmål som tvinger deg til å demonstrere at du er fullstendig klar over materialet og dets implikasjoner.

  • Problemfølsomhet
  • Rapportering
  • Oppmåling
  • Optimalisering
  • Prediktiv modellering
  • Problemløsning
  • Omstrukturering
  • Strategisk planlegging
  • Integrering
  • Prosessledelse
  • Løpende forbedring
  • Diagnostikk
  • Dissekere
  • Evaluerer
  • Dømmekraft

Organisasjon

Du ønsker ikke å være personen som bruker halvparten av presentasjonstiden på å finne en kabel for å koble den bærbare datamaskinen til projektoren. Mange ting kan gå galt rett før en presentasjon, og det vil de sannsynligvis gjøre, med mindre du er det organisert .

Presentasjonsforberedelse betyr også å holde styr på notater, informasjon og start-/stopptider.

En presentasjon som er over på halvparten av den tildelte tiden er problematisk, og det samme er en som er for langdryg.

Til slutt vil du lese korrektur og finjustere alt materialet du planlegger å bruke til presentasjonen.

  • Arrangementsplanlegging
  • Revisjon
  • Referansemåling
  • Prioritering
  • Journalføring
  • Planlegging
  • Nøyaktig
  • Rask tenkning

Ikke-verbal kommunikasjon

Når du snakker til et publikum, kan måten du presenterer deg på være like viktig som hvordan du presenterer informasjonen din. Du vil fremstå som selvsikker og engasjerende. Dette kan du gjøre gjennom god holdning, bruk av håndbevegelser og å få øyekontakt med publikum. Øv på din ikke-verbal kommunikasjon ved å filme deg selv med en øvelsespresentasjon og observere kroppsspråket ditt nøye.

  • Aktiv lytting
  • Peiling
  • Kroppsholdning
  • Tillit
  • Emosjonell intelligens
  • Respekt
  • Tilrettelegge for gruppediskusjon
  • Bevissthet om etnisk, politisk og religiøst mangfold

Presentasjonsprogramvare

Microsoft PowerPoint er den dominerende programvaren som brukes til å lage visuelle hjelpemidler for presentasjoner. Lær å bruke den godt, inkludert spesialfunksjonene utenfor grunnleggende maler som virkelig kan bringe en presentasjon til live. Selv om noen andre forbereder lysbildefremvisningen for deg, vil det hjelpe å vite hvordan du bruker programvaren i tilfelle endringer i siste liten.

Offentlig tale

Du må virke komfortabel og engasjerende når du snakker foran et livepublikum, selv om du ikke er det. Dette kan ta år med praksis, og noen ganger offentlige taler er bare ikke for visse mennesker. En ukomfortabel programleder er en utfordring for alle. Heldigvis kan taleferdigheter forbedres med praksis.

  • Artikulasjon
  • Engasjement
  • Vurdere behovene til publikum
  • Rådgivning
  • Håndtere vanskelige spørsmål
  • Kontrollere prestasjonsangst
  • Memorering
  • Modulerende vokaltone

Undersøkelser

Forskning er det første trinnet i å forberede de fleste presentasjoner og kan variere fra en flerårig prosess til å bruke 20 minutter på nettet, avhengig av kontekst og emne. I det minste må du være i stand til å tydelig ramme forskningsspørsmål, identifisere passende informasjonskilder og organisere resultatene dine.

Verbal kommunikasjon

Offentlig tale er en form for verbal kommunikasjon , men du trenger andre skjemaer for å gi en god presentasjon. Spesielt må du vite hvordan du svarer på spørsmål. Du bør være i stand til å forstå spørsmål som stilles av publikum (selv om de er merkelige eller dårlig formulert) og gi respektfulle, ærlige og nøyaktige svar uten å gå utenfor temaet.

  • Aktiv lytting
  • Fokus
  • Empati
  • Håndtere vanskelige spørsmål
  • Selvsikkerhet
  • Rådgivning
  • Bekreftelse
  • Uttalelse

Skriving

Du trenger kanskje eller ikke trenger et skriftlig manus, men du må forhåndsplanlegge hva du skal si, i hvilken rekkefølge du skal si det, og på hvilket detaljnivå. Hvis du kan skrive et sammenhengende essay, kan du planlegge en presentasjon.

  • Grammatikk
  • Staving
  • Ordforråd
  • Korrekturlesing
  • Bygge konturer
  • Ta notater
  • Dokumentmarkeringer

Flere presentasjonsferdigheter

  • Oppsummering
  • Salg
  • Overtalelse
  • Gir anekdoter for å illustrere et poeng
  • Humor
  • Opplæring
  • Øver
  • Utforming av utdelinger
  • Gjenkjenne og imøtegå innvendinger
  • Stille undersøkende spørsmål for å få flere detaljer om spesifikke problemer
  • Mottar kritikk uten defensivitet
  • Avstå fra å snakke for ofte eller avbryte andre
  • Forutse andres bekymringer
  • Produktkunnskap
  • SWOT-analyseformat
  • Støtte utsagn med bevis
  • Flerspråklig
  • Kontrakter
  • Jobber med anmeldere
  • Konsistens
  • Utvikle og vedlikeholde standard driftsprosedyrer (SOPs)
  • Utvikle en proposisjonserklæring
  • Kreativitet
  • Logikk
  • Skape og administrere forventninger
  • Motivasjon
  • Coaching

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

INKLUDERE FERDIGHETER PÅ CV-EN DIN: Hvis det er aktuelt, kan du nevne disse ordene i din CV sammendrag eller overskrift .

FREMHÆV FERDIGHETER I FØLGEBREVET DITT: Nevn en eller to spesifikke presentasjonsferdigheter og gi eksempler på tilfeller der du demonstrerte disse egenskapene på arbeidsplassen.

VIS DINE PRESENTASJONSFERDIGHETER I JOBBINTERVJUER: Under intervjuprosessen kan du bli bedt om å gi en eksempelpresentasjon. I dette tilfellet vil du legemliggjøre disse ferdighetene under presentasjonen. For eksempel vil du vise dine muntlige kommunikasjonsevner ved å snakke klart og konsist gjennom presentasjonen.

Artikkelkilder

  1. PennState. ' Trinn for å forberede en presentasjon .' Åpnet 17. april 2020.