Jobbsøking

Viktige ferdigheter i tidsstyring for suksess på arbeidsplassen

Mann som jobber med kalender

•••

PM Images / The Image Bank / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Hva er tidsstyringsevner, og hvorfor er de viktige på arbeidsplassen? Ansatte som disponerer tiden sin godt er mer produktive, mer effektive og mer sannsynlig å overholde tidsfrister. De fokuserer på de viktigste og mest tidssensitive oppgavene og begrenser mengden tid som kastes bort på ikke-essensielle oppgaver.

Tidsstyringsevner, som andre myke ferdigheter , som for eksempel organisatoriske ferdigheter , er svært etterspurt. Arbeidsgivere vil vurdere din evne til å administrere tiden din, og effektiviteten til teamet ditt for å nå avdelingens mål.

Lær om tidsstyringsferdigheter, forstå hvorfor de er verdifulle på arbeidsplassen, gjennomgå de forskjellige typene tidsstyringsferdigheter og se eksempler på hvordan de brukes på jobben.

Hva er ferdigheter i tidsstyring?

Tidsstyring innebærer både å styre din egen tid og tiden til de andre. Tidsfordriv betyr å jobbe effektivt, og arbeidsgivere i alle bransjer ser etter ansatte som kan utnytte tiden de har til rådighet optimalt på jobben. Tidssparing sparer organisasjonen for penger og øker inntektene.

Effektiv tidsstyring krever at personalet analyserer arbeidsmengden sin, tildeler prioriteringer og opprettholder fokus på produktive bestrebelser.

Ansatte som er utmerkede tidsforvaltere kan eliminere distraksjoner og få støtte fra kolleger for å hjelpe til med å nå sine mål.

Typer tidsstyringsferdigheter

Tidsstyringsferdigheter

Balansen

Prioritering

Det kan være umulig å gjøre hver eneste minuttoppgave som forventes av deg. Du vil kanskje også gjøre alt på en gang. Men du må prioritere slik at du klarer å gjennomføre de viktigste oppgavene i en rekkefølge som gir mening. Når du tildeler prioritet, bør du vurdere faktorer som når hver oppgave må gjøres, hvor lang tid det kan ta, hvor viktig det kan være for andre i organisasjonen, hva som kan skje hvis en oppgave ikke blir utført, og om en oppgave kan bli avbrutt. av flaskehalser i prosessen.

  • Tildeling
  • Håndtere forventninger
  • Avfallsforebygging
  • Prioritere forespørsler og krav
  • Aktiviteter med høy verdi (HVA)
  • Ytelsesanmeldelser
  • Målsetting

Planlegging

Planlegging er viktig fordi noen oppgaver må gjøres til bestemte tider. Planlegging påvirker dagen din, uken, måneden din, så vel som andres arbeidsflyt. De fleste har spesifikke tider på døgnet når de er mer eller mindre produktive som følge av dagens energinivåer og krav. Tidsplaner kan også være en god måte å unngå utsettelse.

  • Planleggingsprogramvare
  • Intensjonalitet
  • Punktlighet
  • Bryte bredere mål inn i milepæler
  • Å dele opp milepæler i prosjekter

Oppgavestyring

Gjøremålslister (riktig prioritert og integrert med timeplanen din) er en fin måte å unngå å glemme noe viktig. De er også en fin måte å unngå å bruke hele dagen på å tenke på alt du må gjøre. Å huske oppgaver krever energi og å tenke på alt du må gjøre hele uken kan være utmattende og overveldende. Del alle nødvendige oppgaver opp i en liste for hver dag, og du trenger ikke å bekymre deg for alt på en gang. Bare ta oppgavene dine en dag av gangen.

  • Proaktiv
  • Batching
  • Opprette daglige, ukentlige og månedlige huskelister
  • Multitasking
  • Grundighet
  • Organisasjon
  • E-postbehandling

Arbeidsbelastningsstyring

Å sette tempo i arbeidet ditt, selv om det kan virke rart å kalle en ferdighet, er et viktig tidsstyringskonsept. Selv om det å jobbe lange timer eller hoppe over pauser noen ganger kan forbedre produktiviteten på kort sikt, vil utmattelsen din senere sikre at den totale produktiviteten faktisk synker. Bortsett fra sjeldne nødsituasjoner, er det viktig å motstå fristelsen til å overarbeide. Ta med nødvendige pauser og en fornuftig sluttetid i timeplanen din.

Å kjenne til og håndheve en optimal arbeidsbelastning for deg selv sikrer konsistens i ytelsen og unngår utbrenthet. Arbeidsgivere ønsker å kunne stole på deg på lang sikt.

  • Prosessledelse
  • Selvsikkerhet
  • Eliminere avfall
  • Tar pauser

Delegasjon

Avhengig av hvilken type arbeid du gjør, kan du kanskje delegere noen oppgaver . Å vite hva og når du skal delegere er en viktig ferdighet. Noen mennesker motsetter seg å delegere, enten fordi de ønsker å beholde kontrollen eller fordi de ønsker å spare penger ved å ikke ansette assistenter. Begge tilnærmingene skader produktiviteten og øker kostnadene.

Husk imidlertid at hvis du praktiserer tidsstyring flittig og fortsatt ikke kan få alt gjort, kan det hende du prøver å gjøre for mye. Det er bedre å lykkes med noen få oppgaver enn å prøve og mislykkes med mange.

  • Søker eksperthjelp
  • Moderer møter
  • Presentasjon
  • Teamarbeid
  • Ledelse
  • Samarbeid
  • Motivasjon

Flere ferdigheter i tidsstyring

Her er mer tidsstyring for CV, følgebrev, jobbsøknader og intervjuer. Nødvendige ferdigheter vil variere basert på jobben du søker på, så se også vår liste over ferdigheter oppført etter jobb og type ferdighet .

  • Revisjon
  • Selvpleie
  • Åpenhet
  • Produktivitetsprogramvare
  • Kommunikasjon
  • Tilpasningsevne
  • Høy stresstoleranse
  • Pålitelighet
  • Nøyaktig
  • Deduktiv resonnering
  • Induktiv resonnement
  • Kritisk tenking
  • Evaluerer
  • Pågående forbedring
  • Risikostyring
  • Feilsøking
  • Kvalitetssikring
  • Prosjektledelse
  • Konflikthåndtering
  • dømmekraft
  • Samsvar
  • Artikulerende
  • Brainstorming
  • Effektivitet
  • Aktsomhet
  • Problemfølsomhet

Eksempler på tidsstyring på arbeidsplassen

Denne listen gir eksempler på effektiv tidsstyring på jobben.

A - E

  • Tilpasse planer til endrede omstendigheter.
  • Avsette tid til spesifikke oppgaver.
  • Analysere prosesser og velge den enkleste måten å utføre en oppgave på.
  • Be om hjelp når du blir overveldet av krav.
  • Selvsikkerhet til å si nei til upassende krav som distraherer fra sentrale plikter.
  • Angrip mer komplekse oppgaver når du har høyest energi og skarpeste konsentrasjoner.
  • Revisjon av hvordan tiden brukes.
  • Unngå overdreven småprat med kolleger.
  • Unngå utsettelse; handle i stedet for å bekymre seg.
  • Bryte bredere mål inn i mindre deler og fokusere på ett trinn av gangen.
  • Å dele opp prosjekter i håndterbare deler.
  • Opprette daglige, ukentlige og månedlige gjøremålslister.
  • Opprette tidsplaner.
  • Delegere mer rutinemessige oppgaver til ansatte på lavere nivå.
  • Spis godt for å opprettholde energien.
  • Eliminere tidssløser.
  • Trene og delta i andre stressreduserende aktiviteter i fritiden for å maksimere energien når du er på jobb.

F – Å

  • Tilrettelegge for effektive møter; holder seg til tidsrammer for møter.
  • Gruppering av lignende oppgaver for å begrense overgangstiden.
  • Opprettholde et organisert arbeidsområde.
  • Multitasking ; skifter jevnt fra en oppgave til en annen.
  • Åpenhet for mer effektive måter å gjøre ting på.
  • Organisering digitale filer for enkel gjenfinning.
  • Planlegg dagen din kvelden før eller først om morgenen.
  • Prioritere forespørsler og krav.
  • Prioritere en liste over prosjekter og fokusere på oppgaver med høyere verdi med mer umiddelbare tidsfrister.
  • Punktlighet.
  • Legge mobiltelefoner til side for å eliminere distraksjon av personlige meldinger med mindre det er nødvendig for jobben.
  • Gjennomgå ytelse og eliminere avvik fra prioriteringer.
  • Sette daglige, ukentlige og månedlige mål.
  • Sette realistiske standarder for kvalitet og unngå perfeksjonisme.
  • Angi bestemte tider for å svare på e-post.
  • Ta korte pauser for å gjenopprette energien.
  • Ta på hvert stykke papir eller lese hver e-post bare én gang, når det er mulig.

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Legg til relevante ferdigheter i CV-en din: For eksekutivassistenter og ledere er tidsstyringsferdighetene oppført ovenfor viktige for inkludere i CV-en din .

Fremhev ferdigheter i følgebrevet ditt: Mens du leser stillingsbeskrivelsen nøye, noter i brevet ditt lignende prosjekter hvor tidsstyring var nøkkelen.

Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Gjennomgå disse tidsstyringsintervjuspørsmål før jobbintervjuene dine, så du er forberedt på å svare med konkrete eksempler på hvordan du effektivt håndterer arbeidsmengden din.

Artikkelkilder

  1. O * NET Online. ' Ferdigheter — Tidsstyring .' Åpnet 16. desember 2021.