Ledelse Og Ledelse

Nivå 1 Ledelsesferdigheter

Ledelsesferdigheter for nybegynnere

To kontorkolleger diskuterer

••• Getty bilder

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Nivå 1 av Lederferdighetspyramide viser de grunnleggende ferdighetene enhver begynnende leder må mestre. Det er grunnlaget for ledelsesferdighetspyramiden, som viser ferdighetene en leder må mestre for å lykkes og viser hvordan disse ledelsesferdighetene bygger på hverandre mot suksess.

Grunnleggende ledelsesferdigheter

Det er fire grunnleggende lederegenskaper alle må mestre for å ha noen suksess i en lederjobb . Disse fire grunnleggende ferdighetene er å planlegge, organisere, lede og kontrollere, og de diskuteres separat i detalj nedenfor.

Plan

Planlegger er det første og viktigste trinnet i enhver ledelsesoppgave. Det er også det trinnet som oftest overses eller med vilje hoppes over. Mens mengden av planlegging og detaljene som kreves vil variere fra oppgave til oppgave, å hoppe over denne oppgaven er å invitere til sikker katastrofe bortsett fra blind flaks.

Det er det som gir det gamle ordtaket med de 6 P-ene for planlegging: Forutgående planlegging og forberedelse forhindrer dårlig ytelse, (eller de 7 P-ene: Riktig, Forutgående, Planlegging, Forebygger, Piss, Dårlig, Ytelse) avhengig av hvordan du teller.

Selv om de fleste forbinder begrepet planlegging med generell forretningsplanlegging, eksisterer det faktisk tre forskjellige planleggingsnivåer:

Og ulike typer planlegging brukes for å oppnå nivåer og beredskapsområder:

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for effektiv planlegging

Dette er noen eksempler på ferdigheter du må ha for å planlegge effektivt.

Organisere

En leder må være i stand til å organisere lag , oppgaver og prosjekter for å få lagets arbeid utført på den mest effektive og effektive måten. Som en begynnende leder kan du organisere et lite arbeidsteam eller et prosjektteam. De samme ferdighetene vil kreves senere i karrieren når du skal organisere en avdeling eller en ny avdeling av selskapet.

Det er tydelig at det er overlapp mellom planlegging av arbeidet og organisering av det. Der planleggingen fokuserer på det du skal gjøre, er organiseringen mer operativ og er mer fokusert på hvordan du skal få arbeidet gjort best mulig.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for effektiv organisering

Når du organiserer arbeidet, må du:

  • Bestem rollene som trengs for å gjennomføre planen
  • Tildel oppgaver til rollene
  • Bestem den beste ressursen (mennesker eller utstyr) for rollen
  • Skaff ressursene og fordel dem til rollene
  • Tildel ressurser til rollene og deleger myndighet og ansvar til dem.

Enten du har blitt tildelt et lite team eller et prosjekt å administrere, begynnende ledere må også kunne organisere seg kontorer og datasystemer.

Mer relatert til organisering

Du kan kanskje ikke fysisk flytte folk rundt for å få laget ditt sammen, men du bør vurdere muligheten. På den annen side kan det hende du må flytte flere personer inn i en liten plass, og du må organisere ting slik at teamet kan jobbe effektivt innenfor det rommet. Senere i karrieren må du kanskje organisere et kontor for å imøtekomme team fra flere forskjellige avdelinger og deres spesifikke behov.

Du må også være i stand til å organisere alle datasystemene som skal håndtere dataene teamet ditt trenger å samle inn eller distribuere. Du må ta stilling til om du for eksempel skal sette opp delte nettsider på bedriftens intranett eller bare en delt mappe på filserveren. Bestem deg for hvordan du skal organisere systemene slik at alle som trenger informasjon har tilgang til den (og at den ikke er tilgjengelig for de som ikke burde se den, som konkurrentene dine).

Hvis teamet ditt trenger eller produserer noe annet enn informasjon, må du organisere deg slik at teamet ditt får det de trenger, når de trenger det, og kan få ut til andre hva teamet ditt produserer til rett tid.

Organiser deg selv

Ikke glem å organisere deg selv. Selv som en begynnende leder må du være i stand til å organisere deg selv, din tid og din plass slik at du kan være mest effektiv.

Til slutt vil du oppdage at det er det sjelden nok til å organisere prosjekter en gang . Med konstante endringer i ressurser, mål og eksterne faktorer vil du vanligvis måtte omorganisere for å tilpasse deg dem.

Direkte

Regi er handlingstrinnet. Du har planlagt og organisert arbeidet. Nå må du lede teamet ditt til å få arbeidet gjort . Start med å sørge for målet er klart for alle på laget . Vet de alle hva målet er? Vet de alle hva deres rolle er for å få laget til målet? Har de alt de trenger (ressurser, myndighet, tid osv.) for å gjøre sin del?

Trekk, ikke skyv

Du vil være mer effektiv til å lede teamet mot målet ditt hvis du trekker (leder dem) heller enn å presse (len deg tilbake og gi ordre ). Vil du motivere folk på laget ditt og hjelpe og inspirere dem mot lagets mål.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for regi

Når du leder teamets arbeid, må du:

Styre

Noen forfattere prøver å 'myke opp' denne grunnleggende ledelsesevnen ved å kalle den 'koordinere' eller lignende termer. Det sterkere begrepet, kontroll, er imidlertid viktig, slik at lederen er i stand til å kontrollere lagets aktiviteter .

I trinnene ovenfor har du planlagt arbeidet, organisert ressursene for å få det til å skje mest effektivt, og ledet teamet til å starte arbeidet. I kontrolltrinnet, du overvåker arbeidet som gjøres . Du sammenligner den faktiske fremdriften med planen. Du bekrefter at organisasjonen fungerer slik du designet den.

Hvis alt går bra, trenger du ikke gjøre annet enn å overvåke. Det skjer imidlertid sjelden. En ansatt blir syk, databasesortering tar lengre tid hver iterasjon enn anslått, en nøkkelkonkurrent senker prisene sine, en brann ødelegger nabobygningen og du må evakuere i flere dager, eller en annen faktor påvirker planen din.

Omjustering av prosjektet

Kontrolltrinnet tilsier nå at du må iverksette tiltak for å minimere påvirkningen og bringe prosjektet tilbake til ønsket mål så raskt som mulig. Ofte betyr dette å gå tilbake til planleggingsstadiet og justere planene. Noen ganger kan det kreve en endring i organisasjonen. og du må omdirigere alle mot de nye målene og inspirere dem. Da styrer du selvfølgelig den nye planen og justerer om nødvendig. Denne syklusen fortsetter til du fullfører oppgaven.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for å kontrollere

Når du kontrollerer arbeidet, må du:

  • Overvåke fremdriften til teamet og prosjektene
  • Kontroller at hver rolle er utført av en ansatt
  • Sett standarder for ytelse og kvalitet
  • Hjelp teamet med å løse problemer og fjerne hindringer for deres suksess
  • Gi tilbakemelding på tiltak og lagets fremgang
  • Gi belønning og anerkjennelse for lagets suksesser og fremgang
  • Foreta justeringer av beslutninger tatt i planleggings-, organiserings- og regifasene etter behov

Ledere også kontrollverktøy

I kontrolltrinnet setter du standarder for ytelse og kvalitet og deretter overvåker du for å sikre at de blir oppfylt. Det er like mange verktøy tilgjengelig for deg som det er ting du trenger å overvåke.

  • Planleggingsverktøy: En rekke programvareverktøy lar deg legge inn tidsplanen din og deretter oppdatere fremdriften regelmessig. Programmet vil fremheve endringer i tidsplanen slik at du kan identifisere korrigerende tiltak som skal iverksettes.
  • Økonomistyring: som leder vil du vanligvis ha et budsjett. Rapportene fra finansavdelingen vil fortelle deg hvordan forbruket ditt (på mennesker og andre ressurser) samsvarer med planen.
  • Personkontroll: du må sørge for at alle personene på laget ditt presterer som planlagt. Hvis de ikke er det, må du finne og fikse årsaken. Forstår de ikke målet? Har de ikke en ressurs eller kompetanse de trenger? Er oppgaven for stor for dem og må endres eller tildeles en annen ressurs? Din jobb som leder betyr å gi teammedlemmer tilbakemelding på hvordan ytelsen deres oppfyller planen . Når det ikke gjør det, du må ta korrigerende tiltak .

Bunnlinjen

Begynnende ledelsesferdigheter: planlegge, organisere, lede og kontrollere er grunnleggende for en leders evne til å oppnå sine tildelte mål, prosjekter og arbeidsproduktene og fremdriften til den delen av en organisasjon som lederen er ansvarlig for. Med suksess i hver av disse grunnleggende ferdighetene, er en leder på rett vei til en vellykket lederkarriere.