Ledelsesrapporteringssystemer

••• Ezra Estakhrian/Stone/Getty Images

Som uttrykket antyder, fanger ledelsesrapporteringssystemer opp den slags data som trengs av et selskaps ledere for å drive virksomheten. Den slags økonomiske data som presenteres i årsrapporter er vanligvis kjernen. Slik detaljert finansiell informasjon er kompilert av kontoer, sertifiserte offentlige kontoer (CPA) og Chartered Global Management Accountant (CGMAs) .

Imidlertid vil robuste styringsrapporteringssystemer inneholde data på mye mer detaljerte nivåer enn det som presenteres for investorene. For eksempel, en finansielle tjenester firmaets samlede økonomiske resultater kan omformes til resultatregnskaper satt opp av:

• Organisasjon (som divisjon, forretningsenhet eller avdeling)
• Geografisk region
• Produkt
• kundesegment
• Spesifikke kunder (både detaljhandel og institusjonelle)
• Finansiell rådgiver

I mellomtiden er økonomiske beregninger, som inntekter, utgifter og fortjeneste, neppe den eneste bekymringen for ledelsesrapporteringssystemer. I de best drevne selskapene brukes de også til å spore en rekke ikke-finansielle variabler som er av interesse for ledelsen, for eksempel:

• Antall ansatte
• Kunder, husholdninger og/eller kontoer
• Kundemidler i varetekt
• Netto nye penger satt inn eller trukket ut av klienter
• Investeringsresultatet til klientmidler under forvaltning

Designere og brukere av disse systemene

Kontrollører og finansdirektører har en tendens til å dedikere en betydelig del av tiden sin til å designe, implementere, vedlikeholde og justere ledelsesrapporteringssystemer, samt til å overvåke og analysere produksjonen deres, og anbefale handlingsforløp til ledelsen basert på slike analyse. Medarbeidere i informasjonsteknologi og ledelsesvitenskap er ofte nøkkelpartnere med økonomisjefer og finansanalytikere i utvikling og vedlikehold av ledelsesrapporteringssystemer.

Desktop versus Mainframe

I mange tilfeller er imidlertid ledelsesrapporteringssystemer konstruert og vedlikeholdt strengt ved hjelp av stasjonær databehandling, innebygde Excel-regneark og kjører på personlige datamaskiner, i stedet for programmert i stormaskinmiljøer. Både i store og små selskaper er grunnene til å bruke stasjonær databehandling (som ofte krever store mengder manuell datainndata) vanligvis todelt.

For det første har kostnadene for utvikling og vedlikehold en tendens til å være mye lavere enn med stormaskinapplikasjoner.

For det andre gir et skrivebordsmiljø for mye større fleksibilitet i endring av beregningsalgoritmer og rapporteringsformater enn en typisk stormaskinbasert applikasjon. Det er en viktig vurdering i dynamiske forretningsmiljøer der bedriftsstruktur, produkttilbud, forretningsprosesser, analytiske metoder og/eller rapporteringskrav er i konstant endring, eller hvor ledelsen er tilbøyelig til å stille hyppige ikke-standardiserte eller tilpassede spørsmål til sine finansanalytikere. .

Automatisering versus manuelle prosesser

Det som kalles ledelsesrapporteringssystemer er i mange bedrifter ofte sterkt avhengige av manuelle prosesser, og langt fra å være fullstendig (eller til og med primært) automatiserte. For eksempel kan mange av rapportene som havner på ledernes skrivebord faktisk være regneark manuelt fylt ut med data og formatert av ansatte. Slik sett er ledelsesrapporteringssystemer ofte, i strengere forstand, prosesser mer enn informasjonssystemer, slik den setningen generelt forstås.

Anvendelser av ledelsesrapportering

Ledelsesrapporteringssystemer er ofte kritiske verktøy for å evaluere ytelsen til organisasjoner og ledere, og noen ganger også til ansatte på lavere nivå. Resultatene kan være nøkkeldeterminanter for kompensasjon, for eksempel fastsettelse av bonuspuljer. For eksempel kan lederen og ansatte i en forretningsenhet få bonusene sine drevet av fortjenesten som et ledelsesrapporteringssystem tilskriver den enheten. Likeledes for en Produktsjef , hvis firmaet har et velutviklet system for måling av produktlønnsomhet.Også for en markedssjef for utvikling og lønnsomhet for et gitt kundesegment, hvis ytelsen til det segmentet måles.

Hindringer for å utvikle styringsrapporteringssystemer

Et vanlig problem med å utvikle ledelsesrapporteringsordninger er at dataene som er nødvendige for å fullføre firmaets årsrapport, skjema 10-K, skjema 10-Q, selvangivelser og rapporter til reguleringsorganer (blant andre eksterne valgkretser), kanskje ikke er detaljerte nok. eller i et riktig format for å utføre den typen analyser (noen av dem nevnt ovenfor) som ledelsen kan trenge for å evaluere firmaet og dets forretningsområder, og for å justere dets strategiske retning. Ledelsesrapportering er en fellesbetegnelse for denne typen analyser som brukes internt av ledelsen, i stedet for rapportert til eksterne enheter (som investorer, skattemyndighetene og reguleringsorganer).

Viktige analytiske problemer

Utviklingen av ledelsesrapporteringssystemer møter ofte hindringer knyttet til viktige analytiske problemstillinger, for eksempel:

• Metoder for intern internprising
• Tildelingen av bedriftskostnader til individuelle produkter eller kunder
• Oppdeling av endringer i klientaktiva i separate virkninger av endringer i markedspriser (dvs. investeringsresultater) og av netto innskudd og uttak

I de fleste tilfeller er disse analytiske utfordringene mottagelige for flere metoder, som hver har sine egne ulemper, og er ikke beviselig overlegne i alle situasjoner.