Møteledelsespraksis bidrar til å forbedre produktiviteten

••• GettyImages/PortraImages

Vi bruker mye av arbeidslivet på møter. I mange tilfeller fører dårlig møteledelse til uproduktiv bruk av deltakernes tid. I en relatert artikkel tilbyr vi veiledning for å gjøre fem vanlige møtescenarier om til produktive hendelser. Her er flere ideer for å støtte styrking av nytten, produktiviteten og virkningen av møter.

Møteledelsesnøkkel — Stand PAT

Noen ledere bruker en P.A.T. tilnærming til møter, som krever en P formål, en TIL genda, og en T imeframe. Å bevæpne deltakerne med disse kritiske kontekstpunktene i forkant av økten sikrer at folk møter opp forberedt til å delta og støtte den overordnede intensjonen med møtet. En klar P.A.T. disposisjon bidrar til å sikre en produktiv økt.

Du skal kunne definere formålet med møtet i maks 1 eller 2 setninger. 'Dette møtet er for å planlegge den nye markedsføringskampanjen' eller 'dette møtet er for å gjennomgå fraktens nye retningslinjer for håndtering av returer.' Formålet er med på å sikre at alle vet hvorfor de er der, hva som må gjøres, og hvordan man veileder fremgang og driver for en konklusjon.

Sett en agenda. List opp elementene du skal gjennomgå/diskutere/inspisere. Vi setter gjerne en tidsbegrensning for hvert punkt på agendaen (se nedenfor) og identifiserer personen som er ansvarlig for å moderere diskusjonen. Sett en tidsramme; sett i det minste et start- og sluttid. Vi anbefaler også å sette en varighet for hvert punkt på agendaen. Disse skal utgjøre den samlede møtetidsrammen.

Start møtene dine i tide

Hvis du jobber i en av de kulturene der folk sildrer inn i møter helt opp til fem eller ti minutter etter planlagt starttidspunkt, er det på tide å starte en ny trend. Ett firma oppfordrer sine ledere til å lukke døren til oppsatt starttid, og de som kommer for sent er ikke velkomne til å delta. Selv om dette kan være mer drakonisk enn du bryr deg om å handle, bør du ikke ha noen betenkeligheter med å bringe møtet i orden, gjennomgå formålet og bekrefte forventninger og timing.

Ikke vent på at etterlatte skal dukke opp. Når noen kommer for sent, ikke gå tilbake og gå gjennom det som allerede er dekket. Fortsett med møteemnene dine. Dette vil være vanskelig for etterfølgeren og forbedre sjansene for at han/hun kommer i tide til neste møte.

Hvis møtearrangøren/sponsoren ikke dukker opp i tide, bør du vurdere møtet som avlyst og gå tilbake på jobb. En fem til syv minutters ventetid er rimelig. Sjansen er at møtearrangøren fikk uventede problemer og foretrekker at du ikke kaster bort tiden din på å vente på ham/henne.

Hold møtet til emnet

En god praksis er å gi noen rollen som å holde alle på rett spor under møtet. For ofte driver diskusjoner og degraderes deretter til en virvel av meninger, ideer, fakta og følelser. Tildel i stedet rollen og informer alle som er tilstede om at denne personen vil gripe inn hvis og når diskusjonen går ut av agendaen og et spesifikt diskusjonspunkt. I noen firmaer blir denne rollen referert til som 'Traffic Cope', i andre 'Temakeeper'. Uavhengig av etiketten, er rollen ekstremt nyttig for å styrke effektiviteten og produktiviteten til møtene dine.

Hvis det dukker opp flere temaer som er utenfor agendaen, men som er viktige å diskutere, bør disse tas tydelig opp og plasseres på 'parkeringsplassen' for fremtidig behandling og diskusjon eller for et diskret møte. Møteeieren forbeholder seg retten til å tillate en mindre avvikende diskusjon dersom det støtter det overordnede møteformålet.

Oppbevar og distribuer møtenotater/protokoller

Noen andre enn møtearrangøren burde føre protokoll fra møtet . En god opptak av referatet vil inkludere:

• Møtetid, dato, sted
• Beskrivelse av formålet
• Kopi av dagsorden
• Liste over fremmøtte og liste over de som ikke deltok
• En detaljert oppsummering av konklusjoner, handlingspunkter, ansvar og datoer for fullføring. Mange notatskrivere bruker agendaen som en guide for å liste opp konklusjoner og handlinger.
• Planlagt oppfølgingsmøte ved behov.

Ideelt sett distribuer møtenotatene så snart som mulig etter avslutningen av møtet og absolutt innen én virkedag. Referatene og notatene fungerer som en viktig påminnelse for deltakerne samt en informasjonskilde for andre interessenter eller for de som gikk glipp av møtet. Referatene er et flott verktøy for å minne folk og team om deres engasjerte oppfølgingshandlinger.

Bunnlinjen

Det er mulig at et møte vil resultere i et positivt resultat, bidra til å drive prosjekter og mennesker fremover, bare ikke regn med det. Litt flid og bevisst styrking av møteledelsesteknikkene dine vil forbedre sjansene dine for å oppnå et godt resultat.

Oppdatert av Art Petty