Hva dekker en arbeidsgiver når ansatte får dagpenger?

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse Bildet viser en kvinne som går inn i et rom, trekker en koffert, på telefonen og har på seg en rød strømdress. Teksten lyder:

Bilde av Madelyn Goodnight The Balance 2019

Dagpengene er latin for per dag eller for hver dag. Mens dagpenger har flere betydninger, i forhold til menneskelige ressurser, er det dagpengene som betales til ansatte for utgifter som påløper under forretningsreise. Disse utgiftene kan være for losji, måltider, tips, taxi og andre avgifter for bakketransport. Tilfeldige dagpenge-reiseutgifter inkluderer også ting som renseri, klesvask, telefonbruk, WiFi og tips til rombetjenter.

Når dagpengesatser ikke gjelder

Det en dagpengesats ikke dekker er kostnadene ved transport til og fra arbeidstakers tjenestested. I så fall betaler arbeidsgivere enten transportkostnader separat – vanligvis direkte til flyselskapet, tog, buss og så videre – eller de ansatte bruker sin egen personlige transportkilde og refunderes i henhold til IRS kilometerrefusjon vurdere.

Eksempler på arbeidsgiverrefusjon for reiser

Arbeidsgivere vil betale en ansatts transportkostnader separat når en ansatt jobber på et sted for samme bedrift som er forskjellig fra stedet hvor den ansatte vanligvis jobber. For eksempel er en ansatts jobb og kontor lokalisert i Michigan, men en gang i måneden reiser de til Pennsylvania for å jobbe fra et annet regionalt kontor i flere dager.

Et annet eksempel er om en ansatt lærer opp nye ansatte ved bedriftens lokasjoner over hele landet og det kreves overnatting på hvert sted. Nok et eksempel er en HR-medarbeider som vanligvis jobber ved selskapets hovedkontor, men hver gang selskapet åpner et nytt sted jobber hun i en periode på det nye stedet mens hun ansetter og tar med ansatte om bord .

Alle disse tre situasjonene vil fungere bra med at selskapet betaler den ansatte en dagpenge fordi reisen er hyppig eller langvarig. Som sådan er ansatte glade fordi de ikke trenger å registrere alle utgifter og lagre kvitteringer som bevis. De trenger heller ikke bruke tid på å fylle ut utgiftsrapporter .

Innstilling av dagpengepriser

En arbeidsgiver fastsetter dagpengesatser basert på en rekke faktorer. Disse inkluderer kostnadene for reiserelaterte utgifter på forskjellige steder, hvor lang tid den ansatte reiser bort fra kontoret og gjeldende føderale dagpengesats.

De fleste arbeidsgivere bruker den føderale dagpengesatsen, og U.S. General Services Administration (GSA) er det styrende organet som fastsetter føderale dagpengesatser hvert år 1. oktober.

GSA etablerer reisepolicy inkludert dagpengepriser (men bare) for føderale ansatte på offisielle reiser borte fra deres lokale stasjon, eller områder med jobbplassering, som definert av deres byrå. Bedrifter har en tendens til å bruke den føderale dagpengesatsen fordi dagpengebetalinger over den føderale satsen er skattepliktig inntekt for ansatte på deres W-2-skjemaer.

Forståelig nok er dagpengene til arbeidsgivere normalt satt til forskjellige beløp for forskjellige steder og varierer med nivået på reiseutgiftene den ansatte vil oppleve. Ansatte som reiser til Las Vegas, NV, for eksempel, mottar omtrent en tredjedel av dagpengerefusjonen som en ansatt som reiser til New York City vil motta basert på lokale utgifter (i føderale satser).

Fordeler med dagpengesatsen

Ansatte blir spart for tiden de ellers ville investert i å holde styr på utgifter, lagre kvitteringer og fylle ut utgiftsrapporter når de kommer tilbake til kontoret. Ansatte har lov til å beholde pengene de ikke bruker mens de reiser, noe som kan oppmuntre til sparsommelighet og motvirke overforbruk.

Arbeidsgiveren drar fordeler fordi de ikke trenger å investere personalet tid på å gjennomgå utgifter, sjekke hvor mye penger som er brukt og den ansattes tid brukt på å fylle ut papirer. I hovedsak sier arbeidsgiveren at de har budsjettert hvor mye penger de er villige til å bruke på ansattes reiser, og arbeidstakeren ble varslet før de pådro seg utgiftene.

Dagpengeprosessen kan resultere i betydelige besparelser for arbeidsgiveren i motsetning til virksomheter som betaler faktiske ansattes utgifter. Og selvfølgelig er det uklokt og anti-ansatte å forvente at ansatte skal dekke sine egne utgifter når de reiser på legitime forretningsaktiviteter.

Døgn ansettelse

I enkelte yrker og bransjer kan dagpenger også referere til kortvarige, midlertidige ansettelser. Denne daglige timeplanen består vanligvis av flere dager med ansettelse for en dagpengeansatt som blir bedt om å fylle ut for en syk eller ferierende ansatt. To eksempler er lærervikarer og helsearbeidere som er lønnet per dag.