Menneskelige Ressurser

Resultatutviklingsplanlegging (PDP)

Du kan administrere ansattes ytelse ved å sette passende mål

Glade kvinnelige dataprogrammerere gir high-five over skrivebordet på kontoret

••• Maskot / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Hvis du leter etter prosessen som gir hjertet til din resultatstyring systemet, du har funnet det. Performance Development Planning (PDP)-prosessen gjør det mulig for deg og personene som rapporterer til deg å identifisere sine personlige og forretningsmessige mål som er viktigst for organisasjonens suksess.

Prosessen gjør det mulig for hver enkelt medarbeider forstå deres sanne verdiøkning til organisasjonen. De gjør det når de forstår hvordan jobben deres og de forespurte resultatene kommer fra deres bidrag 'passer' inn i din avdeling eller arbeidsenhetens overordnede mål. De vil også forstå hvordan deres forventede ytelse bidrar til den strategiske suksessen til deres totale organisasjon.

Personlige utviklingsmål

I prosessen setter ansatte også personlige utviklingsmål som vil øke deres evne til å bidra til suksess for din organisasjon. Oppnåelsen av disse målene gir også et grunnlag for deres karrieresuksess enten det er i organisasjonen din eller andre steder, så de burde være motiverte og begeistret for å nå disse målene .

Ditt system for ytelsesstyring, med PDP-prosessen for målsetting og kommunikasjon med ansatte, vil sikre at du utvikler en overlegen arbeidsstyrke . Innsatsen for å bygge en overlegen arbeidsstyrke og få gode ansettelser gjennom denne prosessen er avgjørende.

McKinsey sier: 'En nylig studie av mer enn 600 000 forskere, underholdere, politikere og idrettsutøvere fant at høypresterende er 400 prosent mer produktive enn gjennomsnittlige. Studier av virksomheter viser ikke bare lignende resultater, men viser også at gapet øker med jobbens kompleksitet. I svært komplekse yrker – det informasjons- og interaksjonsintensive arbeidet til ledere, programvareutviklere og lignende – er høyytere forbløffende 800 prosent mer produktive.'

PDP-møter avholdes minst kvartalsvis for å vurdere personalpersonens fremgang med de overordnede målene og målene. Din medarbeiders fremgang på handlingsplanene som er et resultat av PDP-målene gjennomgås på ditt ukentlige en-til-en-møte. Dette ukentlige møtet lar deg tilby assistanse og identifisere eventuell hjelp eller verktøy personalet trenger for å lykkes.

Gjør planleggingsmøtet for ytelsesutvikling vellykket

Riktig planlegging vil hjelpe deg med å gjøre PDP-møtet mer vellykket. Når du nærmer deg diskusjonen om ytelse og bidrag på riktig måte, har du en bedre sjanse til å skape et teammedlem med høy ytelse.

  • Planlegg ytelsesutviklingsplanleggingsmøtet og definer forhåndsarbeid med medarbeideren.
  • Medarbeideren vurderer personlig ytelse for kvartalet, skriver forretnings- og personlige utviklingsmålideer på PDP-skjemaet og samler nødvendig dokumentasjon , gjelder også 360-graders tilbakemelding resultater, når tilgjengelig.
  • Lederen forbereder PDP-møtet ved å tydelig definere de viktigste resultatene som trengs for den ansattes jobb innenfor rammen av organisasjonens strategisk plan .
  • Lederen skriver forretnings- og personlige utviklingsmålideer på PDP-skjemaet som forberedelse til diskusjonen.
  • Lederen samler inn data, inkludert arbeidsjournaler og rapporter og innspill fra andre som er kjent med den ansattes arbeid.
  • Både leder og medarbeider undersøker hvordan den ansatte presterer opp mot alle kriterier, og tenker på områder for potensiell utvikling.
  • Lederen utvikler en plan for PDP-møtet som inkluderer svar på alle spørsmål om ytelsesutviklingsplanleggingsprosessen med eksempler, dokumentasjon og så videre.
  • Erkjenne at denne prosessen finner sted kvartalsvis og at det investeres mest tid og arbeid i det første PDP-møtet. Resten av de kvartalsvise PDP-målene, kanskje i årevis, oppdaterer de første målene.

Så selv om det tilsynelatende er tidkrevende på frontend, er PDP-prosessen, med et formelt, effektivt grunnlag av solide personlige og forretningsmessige mål, mindre tidkrevende ettersom kvartalene går.

PDP fortsetter å skape suksess og verdi for bedrifter og ansatte i løpet av levetiden. Med kvartalsvise oppdateringer (eller enda oftere hvis du tror en ansatt vil ha nytte av mer coaching, bidrar PDP-prosessen til fremtiden.

Under møtet for ytelsesutviklingsplanlegging (PDP).

  • Etabler en komfortabel, privat setting og chat noen minutter for å etablere kontakt med den ansatte.
  • Diskuter og bli enige om målet med møtet: å lage en resultatutviklingsplan.
  • Medarbeideren får muligheten til å diskutere prestasjonene og fremgangen som er oppnådd i løpet av kvartalet.
  • Medarbeideren identifiserer måter de ønsker å videreutvikle sin profesjonelle ytelse, inkludert opplæring, oppdrag, nye utfordringer og så videre.

Så selv om det tilsynelatende er tidkrevende på frontend, er PDP-prosessen, med et formelt, effektivt grunnlag av solide personlige og forretningsmessige mål, mindre tidkrevende ettersom kvartalene går.

  • Lederen diskuterer den ansattes ytelse for kvartalet og foreslår måter medarbeideren kan videreutvikle sine prestasjoner på.
  • Lederen gir innspill til den ansattes utvalgte områder av personlig og faglig utvikling og forbedring .
  • Diskuter områder med enighet og uenighet, og oppnå konsensus .
  • Undersøk jobbansvar for det kommende kvartalet og generelt.
  • Bli enige om standarder for ytelse for de viktigste jobbansvarene for kvartalet.
  • Diskuter hvordan målene støtter gjennomføringen av organisasjonens forretningsplan og avdelingens mål.
  • Sett mål sammen for kvartalet.
  • Bli enige om måling for hvert mål.
  • Forutsatt at ytelsen er tilfredsstillende for kvartalet, avtal en personlig og faglig utviklingsplan med den ansatte, som hjelper ham eller henne å vokse profesjonelt på måter som er viktige for ham og din organisasjon.
  • Hvis ytelsen er mindre enn tilfredsstillende, utarbeide en skriftlig ytelsesforbedringsplan (PIP), og planlegg hyppigere tilbakemeldingsmøter. Minn den ansatte om konsekvensene forbundet med fortsatt dårlig ytelse.
  • Leder og medarbeider diskuterer medarbeiders tilbakemeldinger og konstruktive forslag til leder og avdeling.
  • Diskuter alt annet lederen eller medarbeideren ønsker å diskutere, forhåpentligvis, å opprettholde det positive og konstruktive miljøet som er etablert så langt, under møtet.
  • Signer gjensidig ytelsesutviklingsplanleggingsdokumentet for å indikere at diskusjonen har funnet sted.
  • Avslutt møtet på en positiv og støttende måte. Lederen uttrykker tillit til at den ansatte kan gjennomføre planen og at lederen er tilgjengelig for støtte og bistand.
  • Sett en tidsramme for et formelt oppfølgingsmøte, vanligvis kvartalsvis. Sett den faktiske datoen for oppfølgingsmøtet.

Etter resultatutviklingsplanleggingsmøtet

  • Hvis en Ytelsesforbedringsplan (PIP) var nødvendig, følg opp til de angitte tidspunktene.
  • Følg opp med tilbakemeldinger og diskusjoner jevnlig gjennom kvartalet. (En ansatt bør aldri bli overrasket over innholdet i tilbakemeldinger på det kvartalsvise prestasjonsutviklingsmøtet.)
  • Lederen må holde forpliktelser i forhold til den avtalte personlige og faglige utviklingsplanen, inkludert tid som trengs borte fra jobben, betaling for kurs, avtalte oppdrag og så videre.
  • Veilederen må handle på tilbakemeldingene fra avdelingsmedlemmer og la ansatte få vite hva som har endret seg, basert på tilbakemeldingene deres.
  • Videresend passende dokumentasjon til Human Resources-kontoret og ta vare på en kopi av planen for enkel tilgang og henvisning.

Bunnlinjen

Når organisasjonen din utvikler disiplinen og forpliktelsen som er nødvendig for å gjennomføre regelmessig ytelsesutviklingsplanlegging, vil organisasjonen din vinne. Denne systematiske metoden for å kombinere mål og engasjement i hele organisasjonen din vil sikre din suksess. Kan du tenke deg en bedre måte å kommunisere og måle dine sentrale strategiske mål for å sikre fremgang og suksess?

Artikkelkilder

  1. McKinsey & Company. ' Tiltrekke og beholde det rette talentet .' Åpnet 28. juni 2020.