Oversikt over personalfiler og eksempelfilpolicy

Her er hva du trenger å vite om innholdet i personalfiler

••• Cultura RM/Julian Love/Collection Mix: Emner/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

• Typer personalfiler
• Ansattes tilgang til personalfiler
• Eksempel på personellfilpolicy
• Eksempelpolicy om personalfiler

En personalmappe er en arbeidsgivers lagret dokumentasjon av historikk og status av det hele arbeidsforhold med en enkelt ansatt. Arbeidsgiver oppbevarer denne ansettelsesdokumentasjonen i en personalmappe av tre grunner.

• Som arbeidsgiver ønsker du å ha nøyaktig informasjon tilgjengelig og organisert når du trenger tilgang til informasjonen uansett årsak. Endringer i nødkontakter, ansattes adresser, holde styr på ytelsesevalueringer , disiplinærbrev , ansatt anerkjennelse , og arbeidssøknadsmateriell er eksempler på hva slags informasjon arbeidsgiver vil ha rask tilgang til.
• De arbeidsgiver må oppbevare dokumentasjon om personalspørsmål som for eksempel valg av ansatte , ytelse, arbeidshistorie, kompensasjonsrasjonale og interne forfremmelsessøknader , for bare å nevne noen. An EEOC krav, et søksmål eller til og med behovet for å rettferdiggjøre mangelen på en høyning eller forfremmelse til en ansatt krever at arbeidsgiver har samlet inn og beholdt denne typen medarbeiderdokumentasjon .
• Noen ansattes opptegnelser kreves av føderale eller statlige myndigheter for arbeidsgivere å beholde. Organisering av ansattes informasjon i en personalmappe gir mening for tilgang og lovlig etterlevelse og beredskap.

Typer personalfiler

En arbeidsgiver opprettholder generelt flere typer personalfiler, for forretningsbruk, for ansattes konfidensialitet, for medisinsk personvern, og for lovlig overholdelse . Det finnes ingen lov som sier hvor mange filer en arbeidsgiver er pålagt å beholde— noen lover dekker ansattes tilgang til filer og annen personalsaksrelatert praksis.

Imidlertid er det mange lover, og det er personell beste praksis for ansattes konfidensialitet, som styrer innholdet i personalfiler og hvem som har tilgang til denne informasjonen. Dette er personalfilene som de fleste arbeidsgivere i USA opprettholder. (Verdensomspennende lover og praksis kan variere.)

• Personalfil : Dette er hovedansattmappen som inneholder historikken for ansettelsesforholdet.
• Lønnsfil : Du ønsker å opprettholde en egen fil for alle lønnsspørsmål vedrørende lønn og ytelser. Du ønsker ikke å gi lønnspersonalet tilgang til personalinformasjon.
• Medisinsk fil for ansatte : Den føderale Health Insurance Portability and Accountability Act av 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske journaler som konfidensielle. Mange arbeidsgivere holder disse filene låst i en arkivskuff i et låst skap.
• I-9 Ansattskjemaer : Du må opprettholde en egen fil for alle ansatte (ikke per ansatt) I-9-skjemaer siden du ikke vil at offentlig ansatte, som er autorisert til å sjekke disse skjemaene under en rekke omstendigheter, skal se gjennom de viktigste, konfidensielle ansattes personellfiler.

Ansattes tilgang til personalfiler

Ansatte får tilgang til sine ansattes personellfiler under veiledning og tilsyn av personalet på personalet. Ansattes personalmapper anses å være arbeidsgivers eiendom som har ansvaret for å vedlikeholde dem og ivareta dem .

Eksempel på personellfilpolicy

Følgende er et eksempel på en personalfilpolicy for bruk i din bedrift. Den diskuterer de ulike filene som anbefales og hvem som skal ha tilgang til hver fil.

Eksempelpolicy om personalfiler

Selskapet opprettholder tre ansattmapper for hver ansatt.

Personalfiler

TIL personalmappe opprettholdes for hver ansatt i (Ditt firmanavn). Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og administreres og vedlikeholdes av Personalet.

Tilgang til denne filen er begrenset til HR-ansatte og forutsetter at hver medarbeiders leder oppbevarer sin egen fil med dokumenter som er relevante for den ansattes arbeidsutførelse.

Typiske dokumenter i en personalmappe inkluderer arbeidssøknaden , et kontaktskjema for familieberedskap, dokumentert historie med disiplinære handlinger, en CV, ansatthåndbok og etter eget ønske arbeidsgiver kvittere ark, gjeldende personopplysninger, og skriftlige prestasjonsevalueringer .

Ikke alle personalmapper inneholder de samme dokumentene, men hver personalmappe har noen dokumenter som er like.

Lønnsfiler

Lønnsfiler vedlikeholdes også; lønnsfiler inneholder en historikk over den ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer og så videre. Tilgang til lønnsfilen er begrenset til passende regnskaps- og HR-medarbeidere.

Medisinsk fil for ansatte

Det opprettholdes også en medisinsk journal for ansatte. Innholdet i den medisinske filen er ikke tilgjengelig for noen bortsett fra personalet som er utpekt av Human Resources og den ansatte hvis journaler er oppbevart i filen. Ved ditt firmanavn) mottar medisinske filer den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet.

Vise medarbeiderfiler

En ansatt kan se hans eller hennes personalmappe ved å kontakte en personalpersonell innen normal arbeidstid. HR-ansatte vil planlegge en avtale der den ansatte kan se innholdet i filen sin. Ingen ansatt kan endre eller fjerne noe dokument fra hans eller hennes personalmappe som må sees i nærvær av en HR-personell.

Spørsmål eller bekymringer om personalfilinnhold og tilgang

Hvis du har spørsmål eller bekymringer om innholdet i de anbefalte filene eller din evne til å få tilgang til dem, vennligst kontakt et medlem av HR-staben,

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vær så snill søke juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.