Menneskelige Ressurser

Positive og negative om stillingsbeskrivelser

Du kan utvikle og bruke dem til din fordel

Lav del av mennesker som venter på intervju på stolen

••• Manop Phimsit / EyeEm / Getty Images

Ansatt stillingsbeskrivelser er skriftlige uttalelser som beskriver plikter, ansvar, nødvendige kvalifikasjoner og rapporteringsforhold for en bestemt jobb. De er basert på objektiv informasjon innhentet gjennom jobb analyse , en forståelse av kompetansen og ferdighetene som kreves for å utføre nødvendige oppgaver, og organisasjonens behov for å produsere arbeid.

Ansattes stillingsbeskrivelser identifiserer og utdyper ansvaret for en bestemt jobb. De inkluderer også informasjon om arbeidsforhold, verktøy, utstyr som brukes, kunnskap og ferdigheter som trengs, og forhold til andre stillinger inkludert den nærmeste sjefen.

Effektivt utviklede stillingsbeskrivelser for ansatte er kommunikasjonsverktøy som er viktige for organisasjonens suksess. Dårlig skrevet arbeidsbeskrivelser for ansatte, derimot, øker forvirringen på arbeidsplassen, feilkommunikasjon og får folk til å føle at de ikke vet hva som forventes av dem.

Hvis du bruker arbeidsbeskrivelser for ansatte som levende, pustende dokumenter som oppdateres regelmessig for å gjenspeile de endrede kravene til hver enkelt ansatt, kan disse beskrivelsene bli mer en jobbplan enn et irrelevant dokument.

Positivt om stillingsbeskrivelser

Stillingsbeskrivelser som har en positiv innvirkning på en ansatts forståelse av jobben og ytelsesstandarden som forventes, gir følgende komponenter.

Gi en mulighet til å kommunisere bedriftens retning og informere ansatte om hvordan de passer inn i det store bildet

Enten du er en liten eller stor bedrift eller en organisasjon med flere nettsteder, vil velskrevne stillingsbeskrivelser hjelpe deg med å justere retningen for de ansatte med retningen til din toppledelse og deres strategiske plan for virksomheten.

Justering av ansatte med dine mål, syn , og oppdrag staver suksess for organisasjonen din. Som leder garanterer du trans-funksjonaliteten til alle stillingene og rollene som trengs for å tilfredsstille kundene dine.

Sett klare forventninger til hva du forventer av folk:

Ferdinand Fournies, i 'Hvorfor gjør ikke ansatte det de skal gjøre og hva de skal gjøre med det? ' sier at arbeidernes forventninger er det første stedet å se hvis folk ikke gjør det du vil at de skal gjøre. Han sier at du må sørge for at alle ansatte tydelig forstår forventningene dine - og at forståelsen starter med arbeidsbeskrivelsen for ansatte.

Dette gjelder uansett om du rekrutterer nye ansatte eller legger ut jobber for interne søkere .

Hjelp deg å dekke deg lovlig

Som et eksempel, for overholdelse av Americans With Disabilities Act (ADA), vil du være sikker på at beskrivelsen av de fysiske kravene til jobben er nøyaktig ned til punkt og prikke. Dette vil hjelpe deg med å svare riktig hvis en ansatt ber om en innkvartering under ADA.

Hjelp organisasjonsansatte, som må jobbe med den nyansatte, å forstå grensene for personens ansvar

Folk som har vært involvert i ansettelsesprosessen er mer sannsynlig å støtte suksessen til den nye medarbeideren eller forfremmet kollega . Å utvikle arbeidsbeskrivelser for ansatte er en enkel måte å involvere folk i organisasjonens suksess.

Husk at når du utvikler stillingsbeskrivelser for ansatte, erkjenne at de er én komponent i en effektivt resultatstyringssystem . Vurder disse advarslene om arbeidsbeskrivelser for ansatte.

Negativt potensial for ansatt stillingsbeskrivelser

Ansattes stillingsbeskrivelser har sine ulemper, inkludert følgende:

De blir utdaterte i et fartsfylt, skiftende, kundedrevet arbeidsmiljø

Du må supplere ansattes stillingsbeskrivelser med regelmessig forhandlede mål og utviklingsmuligheter , minimum kvartalsvis – helst månedlig. Det krever at den ansatte møter sjefen, eller teamet, for å etablere neste sett med spesifikke, målbare mål.

Dette møtet må også være realistisk. Hvis den ansatte får nye mål og fortsatt er ansvarlig for hver oppgave som er oppført i den opprinnelige arbeidsbeskrivelsen, er dette urettferdig. Det er nedslående for den ansatte som aldri føler at de oppnår suksess i jobben sin.

Spesielt hvis målene og jobbprestasjonene er knyttet til lønn eller bonus, må du ta en titt på hvor den ansatte investerer tiden sin. Hvis de ansattes stillingsbeskrivelser gir et unøyaktig bilde, endrer den ansattes stillingsbeskrivelse.

Ikke alltid ha nok fleksibilitet slik at enkeltpersoner kan 'jobbe utenfor boksen'

Ansattes stillingsbeskrivelser må være fleksible slik at ansatte trives med krysstrening. De må gjøre det mulig for et annet teammedlem å utføre en oppgave, og den ansatte må ha tillit til det de kan ta passende beslutninger å betjene sine kunder. Du ønsker å utvikle mennesker som er komfortable med å ta rimelige sjanser til å strekke sine grenser.

Ikke alltid gi en gjennomgang av en ansatts daglige arbeid

I tillegg til oppdatering av vanlige mål og mål som foreslås, er arbeidsbeskrivelser for ansatte en integrert del av resultatstyrings- og evalueringssystemet. De er brukes til å fastsette lønnsøkninger og bonusberettigelse.
De er en jobbreferanse for å bestemme hvordan en ansatt bruker tiden sin på jobb på daglig basis. De gir et målbart fokus for en medarbeiders energi og oppmerksomhet.

Kan ligge ubrukt i en skuff og er derfor bortkastet tid

Ansattes stillingsbeskrivelser må være integrert i ansettelsen din utvelgelsesprosess . Hvis du ikke klarer å bruke stillingsbeskrivelsene du utvikler i tilbakemeldings- og resultatstyringsøktene dine, har hele prosessen vært bortkastet tid og energi. Hvem har tid til det i dagens fartsfylte organisasjoner?

Bunnlinjen

Du kan bruke ansatt stillingsbeskrivelser for å oppnå ansattes eierskap og for å spore parametrene for ferdighetene og evnene du søker for stillingen. Når du ansetter, kan velskrevne stillingsbeskrivelser hjelpe deg med å ta fornuftige ansettelsesbeslutninger. Og å ansette det riktige teamet er avgjørende for din fremtidige suksess.

Artikkelkilder

  1. Fournies, Ferdinand F. ' Hvorfor ansatte ikke gjør det de skal gjøre .' (side 18) Åpnet 30. juni 2020.