Brev Og E-Poster

Profesjonell forretningsbrevmal

Forretningsmann signerer brev

••• Nick Correia / arabianEye / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Et forretningsbrev er en profesjonell korrespondanse . Hvis du skriver et følgebrev, anbefalingsbrev , eller takkebrev , må du følge de formelle konvensjonene i et forretningsbrev.

Det er viktig å følge disse retningslinjene siden det viser at du tar korrespondansen på alvor. I tillegg sikrer det at mottakeren av brevet kan fokusere på meldingen din (og ikke på formateringsinkonsekvenser, skrivefeil eller andre små, men distraherende feil).

Før du skriver – eller fullfører – ditt neste forretningsbrev, bør du ta deg tid til å se gjennom det hvordan formatere brevet , fra valg av skrift til stil, sammen med informasjon om hvilke hilsener og avtegninger som er passende å bruke.

Typer formater for forretningsbrev

Det er tre grunnleggende formater som brukes i forretningsbrev:

  • Blokkeringsformat : I denne stilen er all tekst venstrejustert. Hopp over en linje mellom hver seksjon.
  • Endret blokkformat: Mesteparten av innholdet er begrunnet i denne stilen, akkurat som i blokkformatbrevet. Her er unntakene: For din kontaktinformasjon og gratis lukking, ta over til midten av siden og skriv informasjonen din der.
  • Semi-blokkformat: Også noen ganger referert til som innrykket blokkformat, er denne stilen den samme som det modifiserte blokkformatet bortsett fra at hvert avsnitt er rykket inn.

Enhver av disse stilene er akseptable for bruk i et forretningsbrev, men siden reglene for blokkformatet er så klare, kan dette være det enkleste alternativet å velge.

Mange tekstbehandlingsprogrammer vil ha maler tilgjengelig som vil gjøre det lettere for deg å formatere brevet riktig.

Dra nytte av disse malene slik at du kan fokusere på innholdet i brevet ditt i stedet for formateringen. Uansett hvilket format du velger, sørg for å skille mellom bokstaven og hoppe over et mellomrom mellom hvert avsnitt og seksjon.

Hvordan formatere og skrive et brev

Utseende betyr noe! Et forretningsbrev er en profesjonell korrespondanse, men det vil ikke bli oppfattet slik hvis du velger en sprø skrift eller har mange skrivefeil. Her er noen retningslinjer å følge:

  • Velg en passende font og skriftstørrelse . Poenget her er at du vil ha en hverdagslig, umerkelig skrifttype (som Times New Roman, Calibri eller Arial) som ikke vil skille seg ut. Standardfonten i tekstbehandlingsprogrammet ditt er sannsynligvis et akseptabelt valg.
  • Unngå uformelt språk eller slang . Dette er et formelt brev, så du vil bruke mer formelt språk.
  • Forhindre skrivefeil og grammatiske feil av korrekturlesing forsiktig.
  • Hvis du skriver ut brevet, vurder å velge papir av høy kvalitet . Uansett hvilket papir du velger, brett brevet forsiktig før du legger det i konvolutten. Hvis du kan, skriv inn mottakerens adresse på konvolutten; hvis det ikke er mulig, bruk din peneste håndskrift.

Hva skal inkluderes i hver del av brevet

Kontaktinformasjon

Inkluder din kontaktinformasjon i følgende rekkefølge:

Navnet ditt
Adressen din
By (*): Stat (*): Postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse

Hvis du bruker personlig brevpapir som inneholder denne informasjonen, bør du avslutte denne delen.

Dato: I USA er formatet for å skrive datoen måned, dato og år, for eksempel, 3. mars 2020 . Ikke forkort måneden.

Mottakers kontaktinformasjon: Ta med kontaktinformasjonen til personen du skriver til. Hvis du ikke har et spesifikt navn, la det være av.

Navn
Tittel
Selskap
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer

Hilsen: Begynn brevet med en hilsen, for eksempel 'Kjære', etterfulgt av tittelen og navnet. Se flere eksempler på passende hilsener å bruke i et forretningsbrev samt råd om hva du kan gjøre dersom du ikke har en bestemt kontaktperson. Følg personens navn med et kolon.

Kjære Mr./Ms. Etternavn:

Forretningsbrev

Hold brevet enkelt og fokusert slik at formålet er klart.

  • Det første avsnittet i forretningsbrevet ditt bør gi en introduksjon til hvorfor du skriver.
  • I de følgende avsnittene gir du mer informasjon og detaljer om forespørselen din.
  • Det siste avsnittet bør gjenta grunnen til at du skriver og takke leseren for å ha vurdert forespørselen din.

Enkelt mellomrom på bokstaven og begrunn brevet til venstre. La det være en tom linje mellom hvert avsnitt.

Gratis Lukk :

Med vennlig hilsen,

Signatur

Håndskrevet signatur (for et sendt brev)

Skrevet signatur

Mal for forretningsbrev

Dette er et eksempel på et profesjonelt forretningsbrev. Last ned malen for profesjonelle forretningsbrev (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Skjermbilde av et eksempel på et profesjonelt forretningsbrev

Balansen 2018

Last ned Word-malen

Eksempel på forretningsbrev (tekstversjon)

Joan Lau
Hovedgaten 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
joan.lau@myemail.com

1. mars 2020

Steven Kramer
Direktør, Human Resources
Acme kontorrekvisita
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Kjære herr Kramer,

Jeg skriver i dag for å invitere deg eller en annen representant fra din bedrift til å tale på den årlige Metropolitan Business Conference, som vil bli holdt på North Branch Hotel, 15. - 18. september 2020.

Temaet for vår kommende konferanse er å finne og ansette ansatte som passer bedriftskulturen. Med veksten som bedriften din har sett de siste fem årene, tror jeg du vil ha mye å tilby publikummet vårt.

Som en del av foredragspakken tilbyr vi et beskjedent honnør og et bord for seks på lørdagsmiddagen.

Hvis du har spørsmål eller ønsker å vite mer om talemuligheten, vennligst gi meg beskjed. Mobilnummeret mitt er 555-555-5555, og e-posten min er joan.lau@myemail.com.

Jeg ser frem til å høre fra deg. Takk for din omtanke.

Vennlig hilsen,

Din signatur (papirbrev)

Joan Lau

Utvide

Flere maler og eksempler

Overveldet av alle trinnene som er involvert i formatering av forretningsbrevkorrespondanse? En mal kan hjelpe. Microsoft brevmaler er tilgjengelige som gratis nedlasting for Microsoft Word-brukere eller er tilgjengelige i Word-programmet. Du kan bruke disse malene til å lage en rekke forretnings- og ansettelsesbrev.

Hvis du er usikker på hva du skal skrive i hoveddelen av et forretningsbrev, kan du se gjennom disse eksempel på jobbsøking og ansettelsesbrev for inspirasjon.

Artikkelkilder

  1. Purdue University. ' Skrive det grunnleggende forretningsbrevet .' Åpnet 28. april 2020.

  2. Purdue University. ' Skrive det grunnleggende forretningsbrevet .' Åpnet 18. mars 2020.