Jobbsøking

Retningslinjer for faglig brev- og e-postskriving

Sidevisning av forretningskvinne som holder brev og sitter ved skrivebordet

••• JohnnyGreig / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Hva er den beste måten å skrive et brev på? Fungerer papirbrev fortsatt, eller er e-post et bedre alternativ? Det er ikke én beste måte å kommunisere på. I noen tilfeller er det fornuftig å kommunisere via e-post, andre ganger kan det hende du må sende tradisjonelle maskinskrevne, trykte og signerte brev.

Hvilken du velger avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen.

E-post er raskere og enklere, men noen e-postmeldinger blir aldri åpnet, og avhengig av hvem du skriver til og hvorfor du skriver, kan du bli bedt om å sende et skrevet og signert brev eller til og med laste det opp på nettet.

Hvilken meldingstype du velger avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen.

Retningslinjer for faglig brev- og e-postskriving

Her er retningslinjer for å skrive brev og e-postmeldinger, inkludert hvordan du skriver, formaterer og korrekturleser brevene dine, med eksempler på ulike typer forretningsbrev.

Hva du skal inkludere i et brev eller e-post

Uavhengig av hvordan du kommuniserer, inneholder velskrevne brev flere seksjoner. Hva du inkluderer i hver seksjon og hvordan dokumentet er formatert vil avhenge av om du sender et skrevet brev eller en e-postmelding.

Denne veiledningen for å skrive brev inkluderer hva som skal stå oppført i hver del av et brev, hvordan adressere og signere maskinskreven kommunikasjon og e-postkommunikasjon, brevformater og -oppsett, og eksempler og maler.

Deler av et brev

  • Kontaktinformasjon
  • Hilsen (hilsen)
  • Brevtekst
  • Lukking
  • Signatur

Kontaktinformasjon
Hvordan du inkluderer kontaktinformasjonen din vil være forskjellig basert på hvordan du sender brevet. Når du sender en e-postmelding, vil kontaktinformasjonen din være på slutten av meldingen i stedet for øverst på siden.

Eksempler på hilsen
Hilsenen er hilsenseksjonen i brevet ditt. Her er en liste over eksempler på brevhilsen som fungerer godt for profesjonell korrespondanse.

Brevtekst

Brødteksten i brevet vil inneholde flere avsnitt.

  • Første avsnitt bør inneholde en introduksjon og en kort forklaring av grunnen til å skrive.
  • Det andre avsnittet (og eventuelle påfølgende avsnitt) bør forklare ytterligere grunnene dine for å skrive.
  • Det siste avsnittet bør enten be om handling fra leseren, hvis du ber om noe, eller angi hvordan du vil følge opp.

Pass på at formålet med brevet ditt er klart. Leseren må vite hva du ber om og hvordan de kan hjelpe deg. Eller, hvis du tilbyr tjenester eller assistanse hva du kan gi til leseren.


Lukking
Et brev avsluttes med et begrep som 'Vennlig hilsen' eller 'Vennlig hilsen' som etterfølges av et komma, deretter signaturen din hvis du sender et maskinskrevet brev. Hvis du sender en e-postmelding, skriv ganske enkelt navnet ditt etter avslutningen. Her er en liste over brevavslutningseksempler som passer for forretnings- og sysselsettingsrelatert korrespondanse.

Signatur

Prikken over i-en på brevet ditt er signaturen din, som i en e-postmelding vil inneholde kontaktinformasjonen din.

Hvordan adressere et brev
Det er viktig å henvende seg til personen du skriver til formelt, med mindre du kjenner vedkommende veldig godt. Her er hvordan du adresserer et brev, inkludert generisk informasjon du kan bruke hvis du ikke har en kontaktperson i selskapet.

Formatering av korrespondanse

Nå som du har all informasjonen du trenger å inkludere, se gjennom standardformatet som skal brukes for brev og e-postmeldinger:

Retningslinjer for brevskriving

Det neste trinnet er å pusse opp brevet ditt, så det er god plass mellom avsnittene og toppen og bunnen av siden. Du vil også velge en lesbar, profesjonell stil og skriftstørrelse. Hva du sier vil avhenge av årsaken til at du skriver, så sørg for å skreddersy brevet ditt for å passe din personlige og profesjonelle situasjon.

Her er trinnvise veiledninger for å skrive en rekke forskjellige typer bokstaver, inkludert sidemarger, fonter, mellomrom og detaljer om hva som skal inkluderes, sammen med eksempler på hver.

Eksempler og maler

Å bruke en mal er en fin måte å starte ditt eget brev eller e-post på fordi du begynner med det grunnleggende formatet på plass. Bare fyll inn informasjonen din i den aktuelle delen av brevet.

Å se på eksempler er også nyttig, fordi du får ideer til hva du kan si i din egen korrespondanse.

Bokstavprøver
Brevprøver inkludert forretningsbrev, følgebrev, takkebrev for intervju, oppfølgingsbrev, aksept- og avvisningsbrev, oppsigelsesbrev, takkebrev, forretningsbrev og flere brevprøver og maler.

Eksempler på e-postmeldinger
Eksempler på sysselsetting, jobbsøk og e-postmeldinger for bedrifter, pluss e-postmaler, formaterte meldingseksempler og emnelinje, hilsener og signatureksempler.

Korrekturlesing og stavekontroll

Til slutt, før du skriver ut eller laster opp brevet eller sender e-postmeldingen din, må du kontrollere stave, grammatikk og korrekturlese det. Et tips for å sikre at det ikke er noen feil er å lese det høyt. Det kan hende du legger merke til feil du ikke fikk med deg da du gjennomgikk den, bare ved å se på den.