Formålet med og innholdet i en ansattlønnsfil

••• Kultur RM/Julian Love/Kultur/Getty Images

Ansattes lønnsfil er oppbevaringsstedet for alt som har med en ansatts lønnsslipp å gjøre. Hovedgrunnen til å opprette en lønnsmappe er å begrense tilgangen til resten av den konfidensielle informasjonen som ligger i personalmappen.

Formålet med en ansattlønnsfil

Lønnsfilen gjør det mulig for regnskapsmedarbeidere å betale den ansatte uten å få tilgang til ansattes konfidensielle informasjon. Regnskapspersonalet kan føre lønnsregister der det er fornuftig å betale den ansatte. I tilfeller hvor lønn og regnskap er outsourcet, er dette en enda mer anbefalt praksis for den ansattes lønnsregister.

Lønnsfilen begrenser tilgangen til konfidensiell informasjon om ansatte. Medarbeiderlønnsfilen gjør det mulig for regnskaps- og økonomimedarbeidere å ha informasjonen de trenger for å betale den ansatte på et praktisk sted. Plasseringen skal være sikker og utilgjengelig for andre ansatte.

Du må gjøre inntrykk på regnskapspersonalet at informasjonen i lønnsfilene er konfidensiell og ikke bør deles uten tillatelse og avskrive fra HR-ansatte. Regnskapsmedarbeidere skal heller ikke dele informasjon om ansattesøkninger, forfremmelser, bonuser og annen informasjon som er konfidensiell om ansatte.

Human Resources trenger ikke å overvåke regnskapets tilgang til ansattes lønnsfiler. Som anbefalt for relaterte medarbeiderfiler som personal- og medisinske filer, bør du begrense tilgangen til lønnsmappen. Bare personer som trenger informasjonen for å gjøre jobben sin, skal se innholdet.

Innhold i en ansattlønnsfil

Dette er en foreslått liste over hva som hører hjemme i en ansattlønnsmappe.

• Tilbudsbrev signert av ansettelsesleder, Human Resources og ansatt
• Lønnsfullmakt signert av Human Resources og ansettelsesleder når det foreligger en ansattkontrakt
• W-4 skjema
• Papirarbeid og autorisasjon knyttet til eventuelle ansatteytelser som innebærer lønnstrekk
• Autorisasjonsskjema for direkte innskudd
• Skjemaer for lønnsregnskap
• Ukentlig timelister per time
• Tidsklokkerekorder, der det brukes
• Oppmøterekord
• Forespørsler om utgiftsrefusjon inkludert dokumentasjon og kvitteringer for reiser og andre godkjente utgifter
• Refusjonsskjemaer for undervisning og kvitteringer for betaling, bøker og så videre
• Forespørselsskjemaer for forhåndsbetaling
• Bedriftslånsdokumenter og betalingsplan
• Utsmykningsordrer og poster
• Tillatelse til utlevering av privat informasjon
• Papirarbeid knyttet til hver ansatt heve
• Papirarbeid knyttet til evt bonus , Profitt deling , eller anerkjennelsespris
• W-2 skjemaer
• Autorisasjon for alle andre lønnshandlinger som din bedrift tillater

Også kjent som ansattes filer, ansattes poster , personalfiler, dokumentasjon

Merk: Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, fornuftig, etisk personalledelse, arbeidsgiver- og arbeidsplassråd på denne nettsiden, men hun er ikke en advokat. Innholdet på nettstedet skal ikke tolkes som juridisk rådgivning. Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, så artiklene kan ikke være definitive på dem alle for din arbeidsplass. Når du er i tvil, søk alltid juridisk bistand. Informasjonen på nettstedet er kun gitt som veiledning.