Reprimander kan hjelpe ansatte med å forbedre ytelsen

Hvorfor vil en ansatt motta et irettesettelsesbrev?

•••

Mediaphotos / Getty Images

En ansatt irettesettelse er en offisiell skriftlig metode for å dokumentere at du har advart en ansatt om en konkret mangel på ytelse eller om en upassende handling. Den ansattes irettesettelse gis etter svikt i uformell og formell veiledningscoaching for å hjelpe den ansatte med å forbedre den nødvendige ytelsen.

Vanligvis er det første trinnet i en progressiv disiplinær irettesettelse en verbal irettesettelse. Hvis arbeidstakeren ikke klarer å forbedre seg på de områdene de er påpekt, er neste steg en (mer seriøs) skriftlig muntlig irettesettelse.

Formålet med den ansattes irettesettelse

En irettesettelse er generelt ikke den første handlingen som gjøres når en ansatt ikke presterer. Det bør være mange andre handlinger som finner sted før dette, for eksempel tilbakemeldinger og verbal rådgivning.

Formålet med en irettesettelse er å få en ansatts oppmerksomhet. Den varsler dem om at det å ikke forbedre ytelsen kan føre til mer disiplinære tiltak.

Noen handlinger kan kreve en umiddelbar irettesettelse, mens andre handlinger krever progressive skritt. Når du tar opp ansattes ytelse, sørg for at hver handling du tar er dokumentert, og skaper et spor som leder opp til irettesettelsen.

Lag en papirsti

Du bør gjøre ditt beste for å dokumentere alle korrigerende handlinger du tar med dine ansatte. Det er noen fordeler med dette. En, du kan bruke den som referanse hvis en ansatt ikke husker hendelsen. For det andre, det skaper en historie for videre handlinger.

Prøv å sørge for at muntlige tilbakemeldingsøkter blir bekreftet av den ansatte med en skriftlig påtegning, eller ved å skrive handlingen i en ansattpost. Prestasjonsvurderinger er akseptable former for historisk oppførsel for irettesettelse, som alle andre tilbakemeldingsøkter.

Ytelsesgjennomganger og muntlige og skriftlige irettesettelser vil gi den nødvendige dokumentasjonen for at en organisasjon skal komme videre med disiplinære handlinger. Dersom det er gitt rettferdig advarsel, har arbeidsgiver rett og lovlig grunnlag til å ta nødvendige skritt for å si opp en ansatt.

De fleste mellomstore til store bedrifter har en ansatt håndbok som tydelig skisserer politikken for irettesettelse og disiplinære tiltak. Denne håndboken skal alltid gjøres tilgjengelig for alle ansatte.

Hvis du har en liten bedrift, kan du vurdere å utarbeide noen skriftlige retningslinjer som beskriver hensiktsmessig atferd på arbeidsplassen og handlinger du kan ta hvis en ansatt ikke yter tilstrekkelig. Hver ansatt bør signere den for å anerkjenne deres forståelse av politikken din.

Forbedring av ytelse

Ansatte vil generelt ikke få ledere og ledelse til å trekke frem medarbeiderhåndboken og påpeke brudd. De vil normalt ikke ha til hensikt å mislykkes med oppgavene de får. Det er imidlertid ansatte som kan trenge å bli påminnet om at visse atferder ikke vil bli tolerert.

Reprimander kan hjelpe ansatte til å gjenkjenne seriøsiteten til lederen. Noen ganger klarer ikke ansatte å forstå implikasjonene av tilbakemeldingsøkter og verbale advarsler. Det kan være i hvordan du formulerer rettelsene eller stemmen du brukte. Å skrive forsterker det du prøver å kommunisere, og hvis en ansatt ikke kan forstå dette, så er det mer enn en misforståelse.

Noen ansatte vil rett og slett ikke kunne utføre oppgavene de får. Hvis alle veilednings- og veiledningsteknikker er oppbrukt og selskapets retningslinjer er fulgt, kan det være på tide å gi en irettesettelse.

Når du har utstedt et irettesettelsesbrev, kan det være verdt å sikre at den ansatte forstår korrigerende handlinger de kan gjøre for å forbedre. Siden irettesettelse vanligvis skjer etter at andre metoder har mislyktes, kan det fortsatt være en misforståelse fra den ansattes side. De korrigerende handlingene som implementeres er kanskje ikke de riktige for den ansatte.

Noen ganger trenger en ansatt noen til å lytte og hjelpe dem gjennom en vanskelig lapp i livet. Alle har tøffe tider, og en leder som tar seg tid til å forstå en ansatts situasjon har potensial til å påvirke denne personens liv i stor grad, og for alltid bli sett på som noen som brydde seg nok til å strekke ut en hånd.

Denne handlingen alene kan gjøre en dårlig presterende ansatt til en godt presterende en, ganske enkelt ved å demonstrere at noen bryr seg.

Følg de etablerte retningslinjene

I tråd med retningslinjene som er skissert i ansatthåndboken eller brevet om akseptabel oppførsel, skal en ansatt reprimande kan være det første eller eneste trinnet som kreves før arbeidsforholdet avsluttes. Handlingen du tar er avhengig av hvordan du har definert retningslinjene dine eller alvorlighetsgraden av den ansattes handlinger.

Det er viktig å merke seg at ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat, så det er ingen definitive grunner for å sparke en ansatt med mindre disiplinære handlinger bryte loven . Sjekk din statlige arbeidslover for å sikre at du er i samsvar.

Siste tanker

Sørg for at du følger din eller selskapets retningslinjer til punkt og prikke, samtidig som du dokumenterer alt, for hver ansatt. Å gi en irettesettelse til en ansatt for noe, men ikke til andre, er ikke en rettferdig arbeidspraksis. Det gir folk grunnlag for rettslige skritt mot arbeidsgiveren, og det gir et dårlig arbeidsmiljø.

Mens du går gjennom papirarbeid med en ansatt med dårlige resultater, husk at du prøver å hjelpe dem med å forbedre seg, selv om du kanskje er på dråpen. Du kan bli pålagt å gi en irettesettelse av policy, men det er mulig at du gjennom alle tilbakemeldingene og papirene kan ha gått glipp av noe som kunne ha snudd en ansatt.