Krav til I-9: Bekreftelsesskjema for ansettelsesberettigelse

Straff kan gjelde hvis du overser detaljer

••• Anna Bryukhanova/E+/Getty Images

Kvalifikasjonsskjema I-9 kreves av Immigration Reform Act, som bekrefter identiteten til en ansatt og deres kvalifisering til å jobbe lovlig i USA. Hvis en arbeidsgiver savner noen trinn eller glemmer å inkludere ordentlige dokumenter , er de i faresonen for bot med mulige og ganske alvorlige juridiske komplikasjoner, og det er derfor det er så viktig å verifisere alle aspekter ved en ansattes I-9.

Liste A – Dokumenter som fastslår både identitet og ansettelseskvalifisering

På I-9 er det en nødvendig liste over dokumentasjon for å bevise identitet. Disse dokumentene fastslår identitet og kvalifisering til å jobbe i USA og anses som akseptable bevis på begge.

• U.S. Passport (uutløpt eller utløpt)
• Sertifikat for amerikansk statsborgerskap ( Skjemaer N-560 eller N-561 )
• Naturaliseringsbevis ( Skjemaer N-550 eller N-570 )
• Uutløpt utenlandsk pass med vedlagt Skjema I-94 angir uutløpt ansettelsesautorisasjon
• Permanent Resident Card eller Utlendingsregistrering Kvitteringskort med fotografi ( Skjema I-551 )
• Uutløpt midlertidig beboerkort ( Skjema I-688 )
• Uutløpt ansettelsesautorisasjonskort ( Skjema I-688A )
• Uutløpt gjeninnreisetillatelse ( Skjema I-327 )
• Ikke utløpt flyktningreisedokument ( Skjema 1-571 )
• Uutløpt ansettelsesautorisasjonsdokument utstedt av Department of Homeland Security (DHS) som inneholder et fotografi ( Skjema I-688B )

Liste B—Dokumenter som etablerer identitet

I fravær av noen av dokumentene ovenfor, må en ansatt presentere to andre, en for bevis på identitet og den andre for bevis på ansettelseskvalifisering. Følgende dokumenter kan brukes for å fastslå en ansatts identitet:

• Førerkort eller ID-kort utstedt av en stat eller avsidesliggende besittelse av USA, forutsatt at det inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• ID-kort utstedt av føderale, statlige eller lokale myndigheter eller enheter, forutsatt at det inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• Skole ID-kort med bilde
• Velgerens registreringskort
• U.S. Militærkort eller utkast til rekord
• Militært avhengigs ID-kort
• U.S. Coast Guard Merchant Mariner-kort
• Indianerstammedokument
• Førerkort utstedt av en kanadisk myndighet

Liste C – Dokumenter som fastslår ansettelsesberettigelse

Et av disse dokumentene må presenteres i tillegg til et dokument fra liste B dersom en ansatt ikke kan levere et dokument fra liste A.

• U.S. Social Security Card utstedt av Social Security Administration, annet enn et kort som sier at det ikke er gyldig for ansettelse
• Attest for fødsel i utlandet utstedt av utenriksdepartementet ( Skjema FS-545 eller Skjema DS-1350 )
• Original eller bekreftet kopi av en fødselsattest utstedt av en stat, fylke, kommunal myndighet eller ytre besittelse av USA som bærer et offisielt segl
• Indianerstammedokument.
• U.S. Citizen ID-kort ( Skjema I-197 )
• ID-kort for bruk av en bosatt statsborger i USA ( Skjema I-179 )
• Uutløpt ansettelsesautorisasjonsdokument utstedt av DHS annet enn de som er oppført under liste A

Spesiell liste for personer som er mindreårige

Ansatte som er yngre enn 18 år og som derfor ikke er i stand til å presentere noen av dokumentene ovenfor, kan fremlegge alderstilpassede dokumenter i stedet, inkludert:

• Skolejournal eller rapportkort
• Klinikk, lege eller sykehusjournal
• Dagtilbud eller barnehagejournal

Ytterligere skjema I-9 arbeidsgiveransvar

Sørg for at I-9-skjemaene er fylt ut riktig og at du og din ansatte følger instruksjonene nøyaktig. Du må beholde hver ansatts I-9 skjema arkivert i minst tre år eller i ett år etter arbeidsforholdets slutt, avhengig av hva som er lengst.

Ta vare på og lag kopier av originaldokumentene levert av dine ansatte. Dette er ikke nødvendig, men det anbefales. Oppbevar bare det minste antallet dokumenter som kreves, og oppbevar skjemaene og dokumentfotokopiene atskilt fra dine ansattes filer .

Hvis det gjøres endringer i I-9-fildokumentet, må du endre dem på det originale skjemaet og begynne med og datere endringene. Ikke fyll ut et nytt skjema. Bekreft utløpende arbeidsautorisasjoner på nytt, og la ikke ansatte jobbe hvis dokumentasjonen deres er utløpt.

Sørg for å svare i henhold til tidsinstruksjoner og retningslinjer hvis du mottar et brev fra Social Security Administration som indikerer at et visst antall av dine ansatte ikke kan verifiseres personnummer .

Skaffe seg gjeldende I-9-skjemainformasjon ved U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). Ytterligere informasjon er tilgjengelig fra Society for Human Resources Management.

Lovlige krav

I-9-skjemaet må fylles ut for hver nyansatt uavhengig av nasjonal opprinnelse eller om den ansatte er amerikansk statsborger. En arbeidsgiver har brutt føderal immigrasjonslov hvis han unnlater å bekrefte identiteten og ansettelsesautorisasjonen til en ny ansatt med en I-9-skjema . Straffer varierer betydelig og er basert på et nivåsystem, men kan nå så høyt som nesten $20 000. Straffen øker fra $548 for bevisst å fortsette å ansette personer som ikke sender inn I-9-skjemaer med riktig bekreftelse.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og fra land til land. Søk juridisk bistand eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndigheter for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering.