Brev Og E-Poster

Eksempelbrev som godtar en ansatts oppsigelse

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse Denne illustrasjonen inneholder tips for å skrive et brev som godtar en ansatt

Theresa Chiechi / The Balance

Fra ansettelse til oppsigelse er det mange aspekter ved å lede ansatte. En som ofte blir oversett er å måtte forholde seg til en ansatt som forlater selskapet.

Ansatte vil slutte av ulike grunner: for å tjene mer penger, gå tilbake til skolen, for å gå videre til forskjellige jobbmuligheter, for å reise, for å skaffe familie, på grunn av helseproblemer eller av en rekke andre årsaker.

Å ha en etablert policy for å kommunisere med ansatte som forlater selskapet vil hjelpe deg å håndtere en ansatts avgang på en positiv og respektfull måte.

Retningslinjer for selskapets oppsigelse

Avhengig av størrelsen på bedriften din, kan det være lurt å vurdere å lage et system eller en prosess for håndtering oppsigelsesbrev . Å ha en fast policy for oppsigelser vil se profesjonelt ut og gjøre både deg og den ansatte rolig.

For mange bedrifter er det å lage generiske brosjyrer eller pakker for avgangsinformasjon for ansatte en enkel måte å forklare trinnene i overgangen.

Når en ansatt offisielt går av, vil de se til deg for å diskutere de neste trinnene som kreves for å gjøre overgangen smidig. Det er ditt ansvar å tilby profesjonelle separasjonstjenester og å forklare ting for den ansatte som varselkrav , endelig lønnsutdeling , status for ansattes ytelser ved oppsigelse, og for å fastslå hans eller hennes siste ansettelsesdato.

Tips for å skrive et brev og godta en oppsigelse

Et av de første trinnene i en god oppsigelsespolicy er å erkjenne at du godtar en ansatts forespørsel om å si opp.

Vanligvis vil den ansatte sende deg en formelt oppsigelsesbrev . Du bør da svare med et formelt brev der du godtar oppsigelsen.

Her er noen tips om å skrive et profesjonelt, formelt brev som godtar en ansatts oppsigelse:

  • Bruk forretningsbrevformat. Fordi dette er et profesjonelt brev, bør du bruke forretningsbrevformat for brevet ditt. I øvre venstre hjørne av brevet, inkluder din kontaktinformasjon, datoen og den ansattes kontaktinformasjon. Avslutt brevet med din håndskrevne signatur, og navnet ditt skrevet under.
  • Godta oppsigelsen. Brevet ditt skal informere den ansatte om at du har mottatt og godtatt hans eller hennes oppsigelsesbrev, og det bør tydelig angi hans eller hennes offisielle siste arbeidsdag i selskapet.
  • Gi uttrykk for forståelse. Svaret ditt skal indikere at du angrer på å miste den ansatte, men du respekterer, forstår og setter pris på den vanskelige avgjørelsen han eller hun har måttet ta. Du kan også tilby å gi litt hjelp til den ansatte. Du kan for eksempel tilbud om å gi et referansebrev for ham eller henne. Dette tilbudet er imidlertid valgfritt.
  • Hold oversikt. Send ett brev til den ansatte, og behold også ett til den ansattes mappe. Du kan beholde brevet selv, eller sende det til personalkontoret ditt hvis du har et. Det vil tillate deg å opprettholde en klar oversikt over når den ansatte forlot selskapet.

Tips for å sende en e-postgodkjennelse

I disse dager, mange ansatte sende sine oppsigelsesbrev via e-post . Avhengig av omstendighetene og din bedriftskultur , kan dette være en helt akseptabel måte å si opp. I så fall kan du også svare via e-post. For å holde samspillet profesjonelt og positivt, observer følgende tips:

  • Skriv en profesjonell e-post. Selv om du kan utelate adresseavsnittene og (åpenbart) den håndskrevne signaturen, bør resten av notatet ligne på forretningsbrevformat. Ikke bruk tilfeldig språk som er mer passende for personlig korrespondanse. Hopp over tekstsnakk, uttrykksikoner og lignende.
  • Bruk riktig emnelinje. Med mindre du svarer direkte på den ansattes oppsigelses-e-post, bør du velge en emnelinje som tydelig kommuniserer emnet for e-posten, f.eks. Oppsigelsesaksept og Gratulerer.
  • Vurder å oppgi e-post som ikke er på jobb eller en invitasjon til å koble til senere på LinkedIn. Dette forutsetter selvfølgelig at du er villig til å gi en referanse eller henvisning i fremtiden.
  • Korrekturles og test meldingen før sending. Å akseptere en oppsigelse er også en mulighet for deg til å utvide nettverket ditt. Å sikre at meldingen din er feilfri og profesjonell vil gjøre det mulig styrke nettverksforbindelsen med din tidligere ansatte.

Eksempler på brev som godtar en oppsigelse

Følgende er eksempler på brev fra en leder som godtar en ansatts oppsigelse. Bruk disse eksemplene for å hjelpe deg med å skrive ditt eget brev.

Eksempel nr. 1 på akseptbrev for lederoppsigelse

julia sanchez
Senior markedssjef
Acme Corp
12 Main Street, Ste. 3
Middleford, Ohio 44822

22. mars 2021

Miles Johnson
Oak Street 7
Middleford, Ohio 44822

Kjære Miles,

Din oppsigelse fra stillingen din har blitt akseptert, med virkning fra 15. mai 2020 som forespurt.

Jeg er ikke i tvil om at du vil fortsette å prestere til dine vanlige høye standarder i løpet av din gjenværende tid i selskapet.

Det har vært en glede å jobbe med deg, og jeg ønsker deg alt godt i fremtiden. Hvis jeg kan gi en referanse, ikke nøl med å spørre.

Vennlig hilsen,

julia sanchez ( signaturpapirbrev )

julia sanchez

Utvide

Eksempel nr. 2 på lederoppsigelsesbrev

George Baptist
Regissør, JQB og sønner
7 Star Avenue, andre etasje
Village Creek, California 94019

29. mars 2021

Sara Smith
34 Bay Street
Village Creek, California 94019

Kjære Sara,

Det er med stor beklagelse at jeg formelt bekrefter mottak av din oppsigelsesvarsel 26. mars. Din oppsigelse er godkjent, og som forespurt vil din siste arbeidsdag her på JQB and Sons være 9. april.

Det har vært en glede å jobbe med deg, og på vegne av teamet vil jeg ønske deg det aller beste i alle dine fremtidige bestrebelser. I dette brevet finner du en informasjonspakke med detaljert informasjon om oppsigelsesprosessen.

Hvis du har ytterligere spørsmål, ikke nøl med å kontakte kontoret. Takk igjen for din positive holdning og hardt arbeid i alle disse årene.

Beste ønsker,

George Baptist (signaturpapirbrev)

George Baptist

Utvide

Godkjennelse av lederfratredelse E-posteksempel #1

Emnefeltet: Oppsigelsesaksept og gratulerer

Kjære Liz,

Jeg var lei å høre at du skal gå videre fra QRS Inc., men jeg er glad for å høre at du har en så spennende ny mulighet på gang. Jeg vet at du kommer til å bli en enorm suksess der, slik du er i alle rollene dine.

Dette utgjør min formelle kvittering på din oppsigelse. Som forespurt vil din siste dag være 2. april 2021. Hold kontakten og gi meg beskjed hvis du trenger et anbefalingsbrev.

Med vennlig hilsen,

Jon Burton

Manager, QRS, Inc.
jburton@qrs-mail.com
555-123-4567

Utvide

Artikkelkilder

  1. PayScale. ' Hvorfor de slutter med deg ,' Åpnet 19. mars 2021.

  2. hr360. ' Retningslinjer for oppsigelse ,' Åpnet 19. mars 2021.