Menneskelige Ressurser

Eksempel på betalt avspasering

Bruk denne prøven på PTO-policyen som en veiledning når du utvikler din egen policy

Arbeidere som bruker PTO som utforsker en hengebro i skogen

••• Qi Yang / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Du trenger en betalt avspaseringspolicy (PTO) i organisasjonen din slik at de ansatte forstår dine regler og forventninger om hvor lang tid de trenger å bruke på jobben. Policyen sikrer at misforståelser om mengde og type kraftuttak minimeres.

PTO-policyen sikrer også at du som arbeidsgiver har et publisert rammeverk som gir veiledning for deg for å ta beslutninger som sikrer rettferdig og rettferdig behandling av ansatte. Begge disse målene er en seier for både arbeidsgivere og arbeidstakere.

Følgende er eksempelet på PTO-policyen.

Formål med betalt fri

Meningen med Betalt fritid er å gi ansatte fleksibel lønnet fri fra jobb som kan brukes til slike behov som ferie, personlig sykdom eller familiesykdom, legebesøk, skole, frivillighet og andre aktiviteter etter den ansattes valg. Selskapets mål er å redusere uforutsette fravær og behovet for tilsynskontroll.

PTO-dagene du opptjener, ikrafttredelse (dato) erstatter alle eksisterende ferie-, syke- og personlige virkedager som du har blitt tildelt under tidligere retningslinjer. Ferietiden du har opptjent tidligere vil overføres, utover PTO-policyen, i henhold til selskapets retningslinjer på det tidspunktet.

Retningslinjer for bruk av kraftuttak

Hver heltidsansatt vil akkumulere PTO annenhver uke i trinn på timen basert på deres tjenestetid som definert nedenfor. PTO legges til den ansattes PTO-bank når den annenhver ukes lønnsslipp utstedes. PTO tatt vil bli trukket fra den ansattes opptjente tidsbank i trinn på én time.

Midlertidig ansatte, kontraktsansatte og praktikanter er ikke kvalifisert til å påløpe PTO.

Berettigelse til å påløpe PTO er betinget av at den ansatte enten jobber eller bruker påløpt PTO for hele den annenhver ukentlige lønnsperioden. PTO opptjenes ikke i lønnsperioder der ulønnet permisjon, kortere eller langvarige uførepermisjoner eller arbeidskompensasjonspermisjoner tas ut.

Ansatte kan bruke tid fra sin PTO-bank i trinn hver time. Tiden som ikke dekkes av PTO-policyen, og som det eksisterer egne retningslinjer og retningslinjer for, inkluderer bedriftsbetalte ferier, sorgfri, påkrevd jurytjeneste og militærtjenestepermisjon.

For å ta PTO kreves det to dagers varsel til veileder og Human Resources med mindre PTO brukes til legitim, uventet sykdom eller nødsituasjoner. (Bruk skjemaet betalt avspasering for å be om PTO.) PTO må i alle tilfeller godkjennes av den ansattes leder på forhånd.

Ditt firma setter pris på så mye varsel som mulig når du vet at du forventer å gå glipp av jobb for et planlagt fravær.

Unntak for betalt avspasering

  • Ansatte som går glipp av mer enn tre påfølgende uplanlagte dager, kan bli pålagt å presentere en legeerklæring til Human Resources-avdelingen som tillater dem å gå tilbake til jobb.
  • PTO tatt utover PTO påløpt kan resultere i progressive disiplinære tiltak opp til og inkludert ansettelsesavslutning. Denne avspaseringen vil være ulønnet. Det eneste mulige unntaket fra denne policyen må gis av selskapets president.
  • PTO påløpt før starten av en forespurt og godkjent ulønnet permisjon skal brukes til å dekke uteblitt timer før starten av den ulønnede permisjonen.
  • Under selskapets Lov om familie- og medisinsk permisjon (FMLA) policy, blir all påløpt PTO-tid tatt før starten av den ubetalte FMLA-tiden.
  • Uplanlagt fravær, på grunn av sykdommer på fire timer eller mer, som resulterer i sammenhengende fraværsdager fra jobb, regnes som én fraværshendelse i forhold til potensielle disiplinærtiltak.

Progressiv disiplinær handling definert

Progressive disiplinærtiltak i forhold til hendelser med fravær administreres på en rullende 12-måneders kalender som følger:

  • En til tre hendelser: Ingen disiplinærtiltak. Veiledende coaching
  • Fjerde hendelse: Verbal advarsel med dokumentert coaching-økt
  • Femte hendelse: Skriftlig advarsel i den ansattes mappe
  • Sjette hendelse: Oppsigelse av arbeidsforhold

Ytterligere potensielle disiplinærtiltak

  • En ansatt som mottar en ny skriftlig advarsel i løpet av en løpende 24-måneders periode vil få sitt arbeidsforhold avsluttet.
  • En ansatt som har brukt alle sine FMLA- og kortsiktige funksjonshemmingsytelser, og fortsatt ikke er i stand til å gå tilbake til jobb, vil få sitt ansettelsesforhold avsluttet.

Frivillig slutt

  • Enhver arbeidstaker som går glipp av to sammenhengende dager uten varsel til sin overordnede kan anses å ha sluttet frivillig.

Spesifikk kvalifisering for PTO

PTO opptjenes på følgende tidsplan basert på en 40-timers arbeidsuke. PTO er forholdsmessig basert på antall timer jobbet på en ansatts vanlige timeplan. (Takk til Amy Casciotti fra TechSmith Corporation for prøvenumrene.)

Tjenesteår

  • 1-2: 144 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 2,7693 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 3-4: 152 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 2,9231 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 5-6: 160 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,077 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 7-8: 168 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,2308 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 9-10: 176 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,3847 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 11-12: 184 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,5385 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 13-14: 192 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,6924 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 15-16: 200 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 3,8462 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.
  • 17+: 208 arbeidstimer per år, opptjent med en rate på 4,0 timer for hver full arbeidsuke i et kalenderår.

Hver ansatt kan overføre 80 timer med påløpt PTO inn i et nytt kalenderår. Ansatte er ansvarlige for å overvåke og ta sin PTO i løpet av et år, slik at de ikke taper opptjent tid når inneværende kalenderår slutter. (PTO er underlagt tilsynsgodkjenning, og ikke alle ansatte kan ta akkumulert tid i desember; selskapet må fortsette å betjene kunder.)

Dersom formildende forretningsomstendigheter hindret den ansatte i å ta planlagt PTO, kan denne PTO overføres og tas i første halvdel av neste kalenderår med godkjenning fra avdelingsleder og Human Resources.

Ansatte får betalt for kraftuttaket de har opparbeidet seg når arbeidsforholdet avsluttes. Hvis en ansatt har brukt PTO-tid som ennå ikke er opptjent, og arbeidsforholdet avsluttes, trekkes PTO-en som er tatt fra den endelige lønnsslippen. Ansatte som gir to ukers oppsigelsestid må jobbe de to ukene uten bruk av kraftuttak.

Ansatte som ansettes på nytt vil motta kreditt for tidligere arbeid og akkumulere nåværende PTO for den samlede tiden.