Styringsplan for interessenter

Maksimer positiv innvirkning på prosjektet

••• Astrakan Images / Getty Images

I prosjektledelse , er en interessentstyringsplan et formelt dokument som skisserer hvordan interessenter vil bli engasjert i prosjektet. En interessent er en person eller gruppe som har en egeninteresse i prosjektet. Ved å tenke gjennom når og hvordan interessenter vil bli involvert, et prosjekt team kan maksimere interessentenes positive innvirkning på prosjektet.

Hva er interessenter?

Interessenter kan være interne og eksterne i organisasjonen. Eksempler på interne interessenter inkluderer ledere og forretningsenheter som regnskap og informasjonsteknologi. Forretningsenheter har vanligvis representanter i prosjektgruppen. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, bedrifter og sivile organisasjoner. Det er sjelden eksterne interessenter er representert i prosjektgruppen. For etater med reguleringsmyndighet er bransjene de regulerer vanligvis den viktigste eksterne interessentgruppen for ethvert prosjekt.Hvis en interessent identifiseres av prosjektgruppen, bør denne interessenten vurderes i interessentstyringsplanen.

Det er upraktisk for et prosjektteam å bestå av medlemmer som representerer alle interessentgrupper. I mange tilfeller er det umulig. Prosjektgruppen trenger imidlertid innspill og innkjøp fra interessenter for at prosjektet skal lykkes. For eksempel ønsker en statlig organisasjon å fullstendig fornye og modernisere sitt mest brukte proprietære programvareprogram. Nesten alle i organisasjonen bruker programmet på en eller annen måte. Hver type bruker kan ikke representeres direkte i prosjektteamet, så teamet utarbeider måter å samle inn innspill fra interessenter på og bestemmer seg for måter å informere interessenter om prosjektets status.Disse metodene for å samle innspill og kommunikasjonsstrategier er dokumentert i interessentforvaltningsplanen.

Interessent vs kommunikasjonsplan

Det kan være en betydelig mengde blødninger mellom et prosjekts interessentstyringsplan og kommunikasjonsplan. Deres funksjoner er veldig like. En plan for interessentstyring er bredere ved at den letter innspill til prosjektet og skisserer resultater. En plan for forvaltning av interessenter er smalere ved at den kun henvender seg til de med egeninteresser, mens en kommunikasjonsplan kan omfatte et bredere publikum.

Utvikling

Interessentstyringsplanen holdes vanligvis av prosjektet sjef . Etter hvert som et prosjekt skrider frem, gjennomgår prosjektlederen interessentstyringsplanen og bringer den med jevne mellomrom tilbake til prosjektteamet for å vurdere oppdateringer. Et prosjekt kan se veldig annerledes ut midt på tidslinjen enn det gjorde i planleggingsstadiene, så det er viktig å sørge for at et prosjekts veiledende dokumenter endres hvis omstendighetene tilsier det.

Eksempel

Her er et eksempel på hvordan en interessentstyringsplan kan endres i løpet av et prosjekt. Et statlig byrå går i gang med et regelverksprosjekt. Når det begynner, prosjektet sponsor og prosjektleder kommer opp med en liste over interessenter som skal legges inn i interessentforvaltningsplanen. En av prosjektgruppens første oppgaver er å konkretisere planen. Etter noen måneder identifiserer et prosjektteammedlem en interessent ingen tenkte på i begynnelsen av prosjektet. Prosjektlederen legger til den nye interessenten i planen og kaller inn til et prosjektgruppemøte for å diskutere hvordan man kan engasjere den nye interessenten.Når teamet bestemmer seg for hva de skal gjøre, vil prosjektlederen informere prosjektsponsoren.

Interessentforvaltningsplanen er et levende dokument. Etter hvert som prosjektet endres, kan interessentstyringsplanen endres med den for å bedre imøtekomme prosjektets behov. Med en smidig styringsplan for interessenter kan et prosjektteam på passende måte samle inn innspill og tilbakemeldinger fra interessenter, samt holde disse interessentene informert.