Tips for å gi tilbakemelding mer effektivt på jobben

••• Jim Kimmons
Tilbakemelding, effektivt levert, er en av de kraftigste måtene å utvikle ansatte og forbedre ytelsen på. Det koster ikke annet enn tid. Den støtter pågående coaching og utviklingsarbeid. Og best av alt, de fleste ansatte sier at de vil ha mer tilbakemelding enn de får. Imidlertid er mange ledere nølende til gi tilbakemelding . Her er noen ideer for å gjøre prosessen enklere.
Hvorfor ledere nøler med å gi tilbakemelding
Selv om de fleste vil si de vil ha tilbakemeldinger, de fleste av oss reagerer egentlig ikke så godt på det. Det er bare menneskets natur. Hva vi egentlig ønsker er positive tilbakemeldinger. Vi liker å høre positive ting om prestasjonen vår, og selv om vi vet at den andre typen tilbakemelding (konstruktiv) er verdifull for utviklingen vår, setter vi ikke pris på å høre det som høres ut som kritikk.
Når vi hører om noe som utfordrer vår selvoppfatning av hvem vi er, starter en grunnleggende psykologisk 'fight or flight' overlevelsesmekanisme. I mange tilfeller, når ansatte har en sjanse til å behandle det, kan de ha nytte av det i det lange løp. løpe. Imidlertid er den umiddelbare reaksjonen ofte å ranke ved inngangen.
Ledere forstår at ansatte er ukomfortable med å motta kritikk, og dette gir næring til deres egen nøling med å levere den. I mange tilfeller er en leder bekymret for at de vil risikere å skade forholdet til en ansatt hvis de gir kritikk, og de utsetter eller unngår å gi det.
En annen grunn til at ansatte føler at de ikke får nok tilbakemeldinger, er at de fleste ledere ikke har fått opplæring i å gi tilbakemeldinger og ikke er så gode på det. Å bli god på det krever trening, etterfulgt av konsekvent praksis. Å gi tilbakemelding trenger ikke å være skremmende, ubehagelig eller vanskelig. Med øvelse og tålmodighet, ledere kan forbedre seg deres komfort og selvtillit ved å gi det, og ansatte vil sette pris på den forbedrede utviklingsstøtten.
Tips for å gi effektiv tilbakemelding
- Begynn med å undersøke intensjonene dine. Hva er hensikten med tilbakemeldingen? Er det for å straffe den ansatte, få det av brystet for å få deg til å føle deg bedre, eller er det virkelig å hjelpe den ansatte til å forbedre seg fordi du bryr deg om dem? Tilbakemelding er personlig, og intensjonen din vil påvirke måten meldingen din blir levert og mottatt på.
- Gjør det å gi positive og kritiske tilbakemeldinger til en hyppig begivenhet. I stedet for å lagre tilbakemeldinger for en stor begivenhet, som den årlige ytelsesgjennomgangen, gjør det å gi tilbakemelding til en fast del av dine daglige samtaler og møter.
- Be om tilbakemelding. Når en leder ber om tilbakemelding, hjelper det å etablere et grunnlag for gjensidig respekt og partnerskap. Ved å være rollemodeller ved å motta tilbakemeldinger ikke-defensivt, vil ansatte lære å gjøre det samme.
- Vær umiddelbar og rettidig. Sørg for at tilbakemeldingen er så nært knyttet til atferden som mulig, ellers vil den miste virkningen.
- Be om tillatelse. Før du gir tilbakemelding, spør, Har du noe imot at jeg deler noen tilbakemeldinger med deg som jeg tror vil hjelpe deg med å bli mer effektiv?
- Fokuser på en bestemt atferd, ikke personen . Med andre ord, gi tilbakemeldingen om 'hva', og ikke hvem.
- Forklar virkningen av atferden – på deg eller andre. Susan, da du avbrøt Jamie i møtet, la jeg merke til at hun så irritert ut og holdt på for resten av møtet. Når du ikke hører en person ut og avbryter dem, vil de sannsynligvis føle seg manglende respekt og ikke lenger ønsker å bidra. Når hele laget ikke føler seg trygge til å bidra, vil prestasjonen vår lide.
- La tilbakemeldingene synke inn. La personen behandle tilbakemeldingen. Lytt empatisk.
- Hvis personen ikke kjenner en mer effektiv oppførsel, spør om de vil ha råd . Når atferden er påpekt, og de forstår virkningen, er det ofte bare et spørsmål om å stoppe atferden. Eller, det er åpenbart hva de trenger å gjøre annerledes. Hvis de virkelig trenger hjelp til å komme opp med alternativ atferd, gi dem konkrete eksempler. Tilby deg rollespill hvis det hjelper. Coaching, bruk av effektive spørsmål er en enda bedre måte enn å gi råd.
- Ikke lag en tilbakemeldingssandwich. Noen sier at den beste måten å gi kritisk tilbakemelding på er å legge den mellom to positive tilbakemeldinger. Personlig tror jeg de fleste vil se gjennom den teknikken og se den som manipulerende. De kan også bare huske det positive, og glemme alt om det kritiske. Igjen, det er menneskets natur; vi pleier alle å gjøre det.
Ikke glem positiv tilbakemelding
Positive tilbakemeldinger er like viktig som den konstruktive typen. Tross alt er hensikten med all tilbakemelding enten å forsterke den gode atferden som bidrar til høy ytelse eller å eliminere eller forbedre atferd som svekker ytelsen.
Hvis du skal gi positive tilbakemeldinger, for all del, gjør det, og gjør det ofte. Bruk samme teknikk - rettidig, oppriktig, spesifikk og positiv innvirkning. Prøv å gi positive tilbakemeldinger fire til fem ganger oftere enn kritiske - bare ikke gjør det som en måte å sukkerbelegge det negative.
Bunnlinjen
Husk at tilbakemelding er et kraftig verktøy for ytelsesforbedring. Følg disse ti retningslinjene og du vil bli mer komfortabel med å gi tilbakemelding, og dine ansatte vil være mer mottakelige for å motta den.