Tips for å avslå en referanseforespørsel

•••

Kelvin Murray / Getty Images

Hva kan du gjøre hvis du blir bedt om å skrive en anbefaling brev eller gi en referanse for noen du ikke vil anbefale? Kanskje du ikke har vært imponert over personens jobbferdigheter, teamarbeid eller arbeidsmoral. Kanskje du rett og slett ikke kjenner dem godt nok til å beskrive arbeidsytelsen deres effektivt.

I alle fall er det bedre å avslå forespørselen enn å støtte noen hvis du ikke er komfortabel med å gi anbefalingen.

Du har rett til å avslå en referanseforespørsel

Det er aldri en forpliktelse til å gi noen en referanse. Du kan høflig og diplomatisk avslå forespørselen uten å fornærme personen som spurte deg. Kunsten er å gjøre det uten å få avslaget ditt til å høres ut som en personlig kritikk eller en profesjonell avvisning.

Her er to eksempler:

Hva du skal si hvis du ikke kjenner personen godt: 'Jeg beklager, men jeg føler ikke at jeg kjenner deg godt nok (eller ikke har jobbet med deg lenge nok) til å gi deg en nøyaktig og grundig anbefaling.'

Hva du skal si hvis du kjenner personen: 'Jeg føler ikke at jeg ville være den beste personen til å skrive en anbefaling til deg,' og kanskje gi et forslag til en annen person å spørre.

Flere tips for å avslå en referanseforespørsel

Her er flere tips for hvordan du kan si nei på en profesjonell måte:

• Ikke føl deg dårlig av å si nei: Noen ganger er det vanskelig å finne en måte å avslå forespørselen høflig, men du vil sette pris på åpenhet hvis noen du ba om en anbefaling, valgte å avslå. Det er bedre å ikke gi en anbefaling i det hele tatt enn det er å gi en vask. Enhver ansettelsesleder vil oppdage mangelen på entusiasme i referansen.
• Ikke vent: Når du trenger å avslå en forespørsel om en anbefaling, prøv å gjøre det så raskt som mulig. Det kan være fristende å utsette det – ingen liker å måtte svikte noen. Men å utsette er grusommere enn å svare raskt, selv om de ikke liker det du har å si. Du bør gi personen så mye tid som mulig til å stille opp alternative referanser hvis du ikke kan gi en.
• Vær nådig: Det er bedre å avslå forespørselen enn å skrive en lunken anbefaling, men det betyr ikke at du må være frekk eller for kritisk i svaret ditt. Det er ikke nødvendig å gjøre interaksjonen mer negativ enn den trenger å være. Dessuten er de fleste bransjer en liten verden. Du vet aldri når du kan støte på personen igjen en dag på en fremtidig jobb.
• Være positiv: Hvis du kan, ta med noen positive tilbakemeldinger. Tilby å hjelpe på en annen måte; kanskje du kan gi noen råd om jobbsøk for målbransjen , eller anbefale en felles bekjent som ville være en mer passende person til å støtte dem.
• Hold det kort: Budskapet du trenger å formidle er kort - av en gitt grunn vil du ikke kunne gi en referanse. Noen få avsnitt er mer enn nok til å formidle det du trenger å si.
• Bruk alltid 'jeg'-utsagn: Si at jeg føler at jeg ikke kjenner deg godt nok, i stedet for at du ikke har gjort mye inntrykk på meg. Å opprettholde en respektfull og moden dialog vil langt på vei gjøre det vanskelige avslaget på en referanse mindre smertefullt.

Når personalpolitikk forbyr referansebrev

En økende tendens er at selskaper etablerer retningslinjer som forby innvilgelse av referanser og anbefalinger . Disse retningslinjene for ingen referanse ble utviklet på grunn av de mange tilfellene der ansatte har saksøkt en arbeidsgiver for å ha gitt dem en negativ referanse. Sjekk med organisasjonens personalavdeling for å finne ut om en slik policy er på plass.

Hva skal jeg si når referanser er forbudt

Hva skal jeg si: «Selskapet tillater meg ikke å oppgi noen referanser. Jeg vil bare kunne bekrefte stillingstittelen din, ansettelsesdatoer og lønnshistorikk. Så det ville være i din beste interesse å finne noen andre for å gi en referanse. '

Eksempler på avslagsbrev for anbefaling

Disse eksempelbrevene og e-postmeldingene er modeller for å avslå forespørselen. Som alltid, skreddersy dem til din situasjon:

Eksempel #1

Elizabeth Waters
2022 Commerce Street, Ste. 3
Oceanside, MA 02190
555-765-4321
ewaters@email.com

23. juli 2021

Joe Smith
37 Chestnut Street, leilighet B
Birmingham, MA 02192

Kjære herr Smith,

Jeg er glad for å høre at du er interessert i en jobb i forlagsbransjen. Jeg føler ikke at jeg har jobbet lenge nok med deg til å skrive deg et nøyaktig referansebrev for jobbsøkingen din.

Men har du spørsmål om jobbsøking i forlagsbransjen, svarer jeg gjerne på dem.

Vennlig hilsen,

Signatur (papirbrev)

Elizabeth Waters

Utvide

Eksempel #2

Daniel Bruno
Oak Street 34
Ocean View, NY 11732
555-123-4567
me@danielbruno.com

8. juli 2021

Terry Johnson
12 Main Street, Apt. 3
Ocean View, NY 11732

Kjære fru Johnson,

Jeg er glad for å høre at du søker på en salgsstilling hos XYZ Company. Dessverre, siden jeg ikke har hatt muligheten til å observere arbeidet ditt på dette feltet, ville jeg ikke være i stand til å tilby styrken til støtte som en av dine nærmeste kolleger kunne.

Lykke til i din nye satsing.

Vennlig hilsen,

Signatur (papirbrev)

Daniel Bruno

Utvide

Eksempel #3

Nancy Wallis
15 Coastal Ave.
Los Angeles, California 90001
555-987-6543
nancy.wallis@email.com

3. februar 2021

Joe Black
34 Sunny Way
Los Angeles, California 90001

Kjære Mr. Black,

Jeg mottok forespørselen din om et anbefalingsbrev. Jeg tror at du vil være bedre tjent med å bruke en referanse som er mer kjent med kursene dine innenfor et felt relatert til IT-stillingen ved ABC Systems enn jeg.

Jeg gir gjerne en generell karakterreferanse, men jeg vil ikke være i stand til å snakke direkte om dine kvalifikasjoner for denne stillingen.

Hilsen

Signatur (papirbrev)

Nancy Wallis

Utvide