Topp 10 måter å gjøre et eksternt møte effektivt på

Bruk disse tipsene for å forbedre dine eksterne møter

Før koronakrisen bestemte bedrifter på egenhånd om de ville ansatte til å jobbe eksternt eller for å ha et fulltidskrav til kontoroppmøte. Plutselig snudde verden opp ned, og et flertall av virksomheter ble pålagt å bytte og tilpasse seg en ekstern arbeidsmodell.

Men selv når hjemmeværende bestillinger til slutt slutter, vil det fortsatt være en stor ferdighet å ha kunnskap om hvordan man kjører et eksternt møte effektivt. Det er også sannsynlig at denne opplevelsen av fjernarbeid - i det minste en del av, om ikke hele tiden - vil ha fått noen støttespillere. Her er 10 måter å hjelpe deg med å gjøre eksterne møter mest effektive.

Du trenger gode teknologiske verktøy

Når du jobber innenfor en bringe-din-egen-enhet-kultur (BYOD), vil folk ha en rekke systemer og muligheter. Dine ansatte har kanskje ikke det de trenger for å delta i en vellykket videokonferanse. Vurder å standardisere bærbare datamaskiner, eller i det minste sette en minimumsstandard slik at videokonferanser er tydelige og effektive.

Du vil ønske å ha flere typer teknologi som er avtalt for eksterne møter, slik at ansatte blir effektive og erfarne. Dette kan også bety å investere i kvalitetshodesett, som kan bidra til å blokkere bakgrunnsstøy samt forhindre tilbakemeldinger fra andre på videosamtalen.

Hold deg til grunnleggende vellykkede møter for eksterne møter

Sidesamtaler og småprat før et ansikt til ansikt-møte starter er vanlig, men det fungerer ikke alltid like bra i virtuelle situasjoner. Møteeksperter Bob Frisch og Cary Greene foreslår å ha en formell struktur, en tildelt tilrettelegger, en agenda og sette tidsbegrensninger for å holde det virtuelle møtet ditt jevnt.

Som med alle vellykkede møter , må du også være på forhånd om årsaken til at du samles, målet og hvordan du forventer at avgjørelsen, resultatet eller resultatene skal se ut etterpå.

Ikke undervurder sosialiseringsfaktoren

Det finnes ulike årsaker til hvorfor eksterne ansatte kanskje ønsker å holde møter: dele informasjon, idédugnad på løsninger, koordinere aktiviteter og bare generelt bygge teamet. Men en viktig grunn til å holde et eksternt møte er sosialisering. Fjerntliggende team må bygge sosiale bånd for å kunne jobbe bedre sammen. Akkurat nå kan det hende du må holde flere møter enn i 'normale' tider fordi så mange mennesker føler seg isolert og koblet fra hverandre.

'Jo mer du kan bygge en følelse av fellesskap akkurat nå, jo bedre for alles følelsesmessige helse og arbeidsytelse,' sier forfatter og digitalbyråets leder Howard Tiersky. 'Et veldrevet møte kan faktisk være et lyspunkt i en ellers trist og deprimerende hverdag.'

En virtuell isbryter eller aktivitet vil også hjelpe deg med å starte det eksterne møtet på en positiv tone og vil oppmuntre til en fornuftig segue inn i hovedemnet bedre enn ledig skravling. Selv a morsom isbryter hjelper varme opp samtalen til gruppen.

Demp når det er nødvendig

Bakgrunnsstøy, for eksempel folk som tar notater på den bærbare datamaskinen, legger til enorm støy til et virtuelt møte. Minn deltakerne på å trykke på mute hvis de skal skrive (med mindre de snakker) eller hvis de har annen støy i bakgrunnen, for eksempel barn, TV-er, trafikk og kjæledyr.

Del dine reaksjoner

Selv om du kan se teammedlemmene dine, jo flere personer det er i det eksterne møtet, jo mindre kan du se hverandres ansiktssignaler og lese kroppsspråk— viktige komponenter i kommunikasjon i et slikt miljø. Dette kan føre til en ubehagelig opplevelse.

Med folk på stum, i takt med mangel på kroppsspråk og den generelle vanskeligheten i den eksterne møtesituasjonen, kan du få problemer med å fortelle hvordan folk reagerer.

Hvis noen slår en vits, si høyt: 'Det er morsomt fordi de kanskje ikke ser smilet ditt eller hører latteren din.

Ha en kleskode for eksterne møter

Å jobbe hjemme gir generelt en mer avslappet arbeidsdag, men noen tar moderasjon for langt. For eksempel måtte en dommer i Florida minne advokater om å komme seg ut av sengen for virtuelle rettsmøter og ta på seg vanlige klær. Sørg for at dine ansatte kjenner virksomhetens forventninger til deres forretningsantrekk .

Gi alle deltakere en sjanse til å snakke

I et vanlig møte kan du forvente at folk tar ordet når det er nødvendig. På grunn av mangel på sosiale signaler og anbefalt demping, kan folk oppleve problemer med å si det de trenger å si. De tilrettelegger eller møteleder bør spørre folk spesielt for å si ifra eller gi alle deltakerne en sjanse til å gi tilbakemelding eller dele ideer.

I et eksternt møte er noen ansatte mer komfortable med å snakke, og du vil ikke la noen dominere. Derfor kan tilretteleggeren ønske å oppfordre folk ved navn for å la hvert teammedlem kommunisere.

Benytt deg av chat-funksjonen og videofunksjonene til verktøyet

Hvis det virtuelle møteverktøyet ditt har en chat-funksjon, be folk bruke det. Chattevinduet er et verdifullt sted for å notere viktige ideer og stille spørsmål uten å avbryte presentatøren.

Det kan også være lurt å be de eksterne møtedeltakerne om å slå på videokomponenten til verktøyet eller den bærbare datamaskinen. Dette er en nyttig måte å hjelpe folk med å holde seg på oppgaven og delta effektivt i et eksternt møte.

Hvis dere kan se hverandre, vet dere om kollegaen din er engasjert i møtet eller ikke. Hvis du bruker visuell kontakt, be deltakerne om å sitte i et område av hjemmet sitt som er rolig og ikke visuelt distraherende.

Ikke vær redd for å takle de vanskelige problemene under et eksternt møte

Som Frisch og Greene fra Harvard Business Review refererer til, kan det være fristende å bare foreslå at alle venter til de er tilbake på kontoret for å ta tak i visse presserende problemer. Men du må ta tak i dagens bekymringstemaer nå. Å utsette problemer tillater dem å akselerere , som er kontraproduktivt for forretningssuksess.

Behandle mennesker med vennlighet og respekt

Mens folk har en tendens til å være mer selvbevisste på kameraet enn de er i ansikt-til-ansikt-samtaler, er det å vise høflighet alltid et godt råd for enhver form for møter. Ikke kritiser folk for lyssetting, kameraplassering eller andre visuelle problemer under møtet. Tiden for å korrigere disse tingene er før møtet, én til én.

Bunnlinjen

Forhåpentligvis vil disse tipsene hjelpe de eksterne møtene dine til å bli mer effektive og verdifulle. De skal ikke bare tjene som et verktøy for å hjelpe dine ansatte til å føle seg mer komfortable med å sitte foran et kamera og delta, men styrke din evne til å gjennomføre og administrere samtaleflyten. Og som mange andre arbeidsutfordringer før, vil de virtuelle møtene dine forbedres med tid, øvelse, utholdenhet og tålmodighet.

Artikkelkilder

Harvard Business Review. ' Hva som trengs for å gjennomføre et flott virtuelt møte .' Åpnet 22. april 2020.
HR-dykk. ' Samhandle med vilje: Hvordan HR kan oppmuntre til effektive nettmøter .' Åpnet 22. april 2020.
Inc. ' En dommerforespørsel fremhever hvorfor du trenger en kleskode for fjernarbeid .' Åpnet 22. april 2020.