Forstå kritiske suksessfaktorer og indikatorer i virksomheten

••• Kelvin Murray / Getty Images

Forretningsverdenen er fylt med ord, termer, setninger og akronymer som kan være forvirrende. Spesielt vilkårene Key Performance Indicators (KPI) , Kritiske eller nøkkelsuksessindikatorer (KSI) og kritiske suksessfaktorer (CSF) brukes ofte om hverandre og feilaktig. Hensikten med denne artikkelen er å klargjøre betydningen av to av disse frasene, Kritiske suksessfaktorer og Kritiske eller nøkkelsuksessindikatorer, og å beskrive betydningen og bruken av dem i virksomheten.

Definisjon og eksempler på kritiske suksessfaktorer

Kritiske suksessfaktorer er de variablene eller omstendighetene som er nødvendige for å muliggjøre et positivt resultat for et forretningsprogram eller en strategi. CSF-ene er de forventede årsaksvariablene for et bestemt ønsket resultat. Eksempler inkluderer:

• TIL prosjektgruppe identifiserte behovet for å trene i smidige metoder for å erstatte deres avhengighet av det tradisjonelle kritisk vei prosjekttilnærming som en kritisk suksessfaktor med det kompliserte initiativet for ny programvareutvikling.
• Daglig leder støttet teamets anbefaling om investering i et nytt programvaresystem for kundehåndtering som en del av planen for å styrke den totale kundetilfredshet . Den nye programvaren ble identifisert som en kritisk suksessfaktor for bedre sporing og svar på henvendelser fra kundene deres.
• Ledergruppen identifiserte tre kritiske suksessfaktorer for å aktivere deres nye strategi på markedet: identifisere og ansette personer med de riktige ferdighetssettene; definere og implementere en strategiutførelsestilnærming som fanget erfaringer fra markedet; og markedsføringens evne til å få oppmerksomheten til en kritisk gruppe tidlige brukere i de målrettede markedene.
• Salgslederen forstår at opplæring, oppfølging og bruk av en definert salgsprosess bidrar til å øke salget. De måler og overvåker et sett med indikatorer som forteller dem om deres representanter engasjerer seg i atferden som muliggjør vekst i salget.

Identifisering av kritiske suksessfaktorer

Ledelse og prosjektteam jobber hardt for å skille mellom variabler som ganske enkelt korrelerer med utfall og de som har en årsakseffekt. I mange tilfeller er identifiseringen av CSF et resultat av forskning og utforskning, finansiell eller statistisk modellering og informert diskusjon og debatt.

Når en situasjon ikke egner seg til streng statistisk analyse, innebærer identifiseringen av CSF-ene dybdeanalyse og diskusjon. Spørsmål å vurdere når man prøver å identifisere CSF-er inkluderer:

• Hvilke variabler eller faktorer vil sannsynligvis påvirke ønsket resultat?
• Er vi i stand til å utføre statistisk analyse basert på tidligere data?
• Hvilke endringer i atferd må skje for å skape de ønskede resultatene?
• Hvilke forhold må eksistere eller endres for å muliggjøre de ønskede resultatene?
• Hvilke ferdigheter må vi legge til eller tilegne oss for å oppnå suksess?
• Hvilke verktøy må vi legge til eller mestre for å tillate oss å nå våre mål?

Kritiske eller nøkkelsuksessindikatorer (CSIs)

Mens kritiske suksessfaktorer er årsaken i et årsak-virkningsforhold, er CSI-er tiltakene som kobler handlingene eller årsakene til resultatene. En kritisk suksessindikator er analog med stoppeklokkens tidsstempler til en maratonløper eller drivstofføkonomiavlesningene i en bil. Ta i betraktning:

Maratonløperen forstår at de må holde et bestemt tempo for å fullføre med en tid som vil plassere dem blant de ti beste løperne i sin kategori. Avlesningene påvirker ikke deres suksess direkte. De gir imidlertid veiledning om hvorvidt de kan øke tempoet for å holde tritt med konkurransen eller bremse ned for å spare energi til den siste etappen av løpet. De kritiske suksessfaktorene for løpesuksessen inkluderte treningsopplegget, kostholdet og mentale forberedelsene. Målingene er ganske enkelt indikatorer på fremgangen mot målene deres.Kritiske suksessindikatorer kan utvikles for hver av disse CSF-ene.

En sjåfør som fokuserer på å maksimere drivstofføkonomien er avhengig av avlesninger fra bilens datamaskin for å forstå hvordan de har det. De kritiske suksessfaktorene for å maksimere drivstoffeffektiviteten inkluderer faktorer som gjennomsnittlig hastighet og starttempo samt stoppfrekvens. Økonomiavlesningene er ganske enkelt indikatorer som antyder om førerens handlinger gir ønsket resultat.

Timingen eller lesingen i seg selv påvirker ikke resultatet eller suksessen. CSI gir imidlertid veiledning om hvorvidt handlingene gir resultatene som muliggjør økt salg.

Utvikle nøkkelsuksessindikatorer

Etter nøye identifisering av CSFer, arbeider lederen eller fagpersonen for å identifisere tiltak som oversetter handlinger til meningsfulle mål eller proxyer for CSFs. Hvis du refererer til CSI-eksemplene ovenfor, kan du se for deg indikatorene maratonløperen må overvåke, inkludert treningstid og effektivitet, kostholdsstyring og søvn.

Effektive ledere måler og overvåker og streber etter å korrelere sine mål med deres CSF over tid. Prosessen med å utvikle nøkkelsuksessindikatorer er en pågående, iterativ prosess som krever hyppige justeringer og forbedringer basert på faktisk erfaring.

Måling for suksess

Identifiseringen av kritiske suksessfaktorer og deres støttende kritiske suksessindikatorer er en viktig del av å forbedre sannsynligheten for suksess for et initiativ eller program. Det er lurt å følge ordtaket, 'det som blir målt blir gjort.' Smarte ledere ser veldig nøye på for å korrelere indikatorer til CSF-er og for å identifisere og underbygge at CSF-ene har årsakssammenhenger med ønskede utfall. Det er en prosess som krever både kunst og vitenskap.

Oppdatering av Art Petty.