Bruk disiplinære handlinger effektivt og lovlig

Vil du vite hvordan du bruker progressiv disiplin på jobben?

••• Eric Audras/ONOKY/Getty Images

Ingen ønsker å høre at ytelsen deres er mindre enn forventet. Etter rådgivning og coaching fra en leder gir ingen forbedring, men skriftlige disiplinære tiltak må begynne – for å beskytte selskapets interesser – og for å beskytte interessene til den ansatte.

Ansatte er ukomfortable med en disiplinær handling som f.eks ansattes irettesettelse . De er triste og ukomfortable når lederen forteller dem at ytelsen deres tilsier en muntlig advarsel , det siste trinnet før det skrevne disiplinær handling begynner.

Ledere lurer på hvorfor ansatte ikke bare gjør det forbedre ytelsen deres etter hvert som alvorlighetsgraden av den disiplinære handlingen utvikler seg. En effektiv, kommunikativ disiplinær handlingsprosess bør holde den ansatte informert og ansvarlig hvert trinn på veien.

Mange ledere misliker den disiplinære delen av jobben sin mer enn noe annet. Faktisk rangerer ledere i studier sparke en ansatt øverst på listen over handlinger de mest hater å spille en rolle i. Ledere vil heller bruke tiden sin på aktiviteter som f.eks sette mål , gjennomgå fremgang og eliminere problemer ansatte opplever når de streber etter å fullføre arbeidet.

Formål og fremgang i disiplinære handlinger

Fra et bedriftsperspektiv viser en ansatt irettesettelse at selskapet jobbet med den ansatte for å hjelpe ham eller henne å forbedre seg. Samtidig har selskapet dokumenterte dens økende ulykkelighet med den ansattes prestasjoner og det faktum at den økende mistrivselen ble delt med den ansatte.

Den skriftlige ansattes irettesettelse viser at den ansatte også ble informert om prestasjonsproblemene og konsekvensene av disse dersom de forble ukorrigert. Det er grunnen til at arbeidsgivere ber ansatte signere et dokument som indikerer at de har lest og forstått dokumentets innhold.

Etter irettesettelsesbrevet, avhengig av selskapets retningslinjer for disiplinære handlinger, kan ytterligere trinn inkludere påfølgende irettesettelsesbrev med tilhørende straffer som fridager uten lønn.

Dersom arbeidslederen har tro på at arbeidstakeren kan forbedre sine prestasjoner, når som helst under disiplinærhandlingen, og helst før det første irettesettelsesbrevet, kan arbeidslederen innføre en ytelsesforbedringsplan (PIP) .

PIP er et mer formelt, detaljert dokument med mål, forventninger og tidslinjer, veilederens mulighet til å kommunisere klare jobb- og ytelsesforventninger til den ansatte som ikke presterer. Når en ansatt er på en PIP, møter den ansatte vanligvis lederen, og ofte med HR-ansatte, hver uke eller to uker for å notere fremgang mot å forbedre ytelsen.

Disiplinær handling, for eksempel en ansatt irettesettelse, kan være en vinn-vinn hvis den ansatte følger beskjeden. Hvis den ansatte ikke gjør det, har selskapet og lederen effektivt beskyttet sine interesser – og interessene til ansatte som yter tilfredsstillende.

Målet er å forhindre negativ innvirkning på utførende ansatte som har moralsk påvirkes av den ansatte som ikke gjør jobben sin. Faktisk har ingenting større innvirkning på presterende ansatte enn å måtte jobbe sammen med en ansatt som ikke presterer. Dette gjelder spesielt hvis de ser at denne ansatte er berettiget til de samme høyningene og fordeler de mottar.

Problemer å vurdere i ansattes disiplinære handlinger

Som et kommunikasjonsverktøy med ansatte, en ansatt reprimande må være rettferdig. Arbeidsgivere må forsikre seg om at de bruker verktøyet på riktig måte og at det finnes visse betingelser for effektiv og vellykket bruk.

• Ansatt stillingsbeskrivelser må eksistere som spesifiserer det påkrevde ytelsesområdet som den ansatte mottar irettesettelse for. Hvis problemytelsen oppstår i en ikke-essensiell jobbfunksjon, må dette vurderes – eller en omskrevet jobbbeskrivelse.
• Ansattes irettesettelse må være kongruent med den disiplinære handlingsprosessen beskrevet i ansatthåndbok . Velskrevne medarbeiderhåndbøker foreslår potensielle disiplinære handlinger, men tillater arbeidsgiveren handlingsfrihet avhengig av omstendighetene rundt den ansattes handlinger eller prestasjoner.
  Ingen disiplinære handlinger skal loves eller anses som avgjørende. En liste over nødvendige disiplinære handlinger hindrer arbeidsgivers mulighet til å fjerne en ansatt som ikke presterer. De kan gjøre advokater glade, men de forårsaker unødvendig smerte for den ansatte som ikke presterer, hans eller hennes kolleger og organisasjonen.
• Selskapets tidligere praksis, i lignende situasjoner med andre ansatte, må være i samsvar med gjeldende ansattes irettesettelse. Inkonsekvens er potensiell grunn for anklager om diskriminering dersom ansatte i en beskyttet gruppe er overrepresentert i disiplinærsaker. Hvis du oppdager at dette er tilfelle, se på ansettelsespraksis, retningslinjer og annen ansettelsespraksis som kan være et rødt flagg for diskriminerende behandling.
• Graden eller typen av disiplinære tiltak som er tatt, passer med de ansattes ytelsesproblemer. En advokat spurte en gang hvorfor et klientselskap ga økende mengder fri fra jobb for ansatte som hadde deltakelse problemer. Spørsmålet fikk meg til å revurdere praksisen, men i rettferdighet overfor arbeidsgivere er alternativene begrenset når ansattes brudd på regler og retningslinjer er problemet.
  Det som er viktig, utover konsistens i lignende situasjoner, er å strebe etter å få den disiplinære handlingen til å passe til forbrytelsen. For eksempel ble en firmabil fjernet fra en ansatts bruk i en periode fordi den ansatte hadde belastet selskapets EZPass-brikke for en personlig reise, og dermed belastet selskapet for hennes personlige veiavgifter.
  I et annet eksempel ble en ansatt fjernet fra to bedriftskomiteer som han likte å tjene i fordi han var forsinket og fravær påvirket hans vanlige arbeidsdag. I en tredje mistet en ansatt forhåndsbruken av selskapets kredittkort fordi utgiftene hans krenket selskapet etiske retningslinjer .

An ansattes irettesettelse , brukt hensiktsmessig som en del av en rekke disiplinære handlinger, kan hjelpe en ansatt med å forbedre sine prestasjoner og bli med i rekken av ansatte som yter seg.