Bruk av positiv og effektiv tilbakemelding på arbeidsplassen

Og noen ting du aldri bør si

hvordan gi effektiv tilbakemelding: vær spesifikk, vær oppriktig, tilby hjelp og vær rettidig

Bilde av Ashley DeLeon The Balance

Hva er egentlig tilbakemelding og hva er den beste måten å gi den for best resultat? Fra et lederperspektiv er tilbakemelding din evaluering av en ansatts arbeidskvalitet og ytelse gitt til den ansatte.

Tilbakemelding lar en ansatt vite hva de gjorde rett eller galt, og gir metoder for å forbedre oppgavene de ikke fullførte eller gjorde feil. Gitt på en positiv måte, er tilbakemelding en av nøkkelmetodene for å utvikle en medarbeider.

Hensikten med tilbakemelding

Hensikten med tilbakemelding er å forsterke positiv atferd som bidrar til ytelse og eliminere negativ atferd som kan svekke ytelsen. Gode medarbeidere trenger og ønsker å vite hvordan de har det, og effektive ledere jobber hardt for å mestre kunsten og prosessen med å føre vanskelige samtaler og tilby meningsfulle vurderinger.

Å gi tilbakemelding er en av de viktigste delene av en leders jobb.

Tilbakemelding er et nyttig verktøy når du har identifisert en ansatts blindsoner.

Blindsoner (i en arbeidsrelatert kontekst) er områder som noen kanskje ikke vet eksisterer, kanskje ikke forstår eller ikke er i stand til å ta tak i selv. Vi har alle våre blindsoner, og en leder som er fokusert på medarbeiderutvikling kan hjelpe en ansatt å bli oppmerksom på og ta opp sitt.

Effektiv tilbakemelding

Det er noen generelle metoder for å gi effektive og positive tilbakemeldinger:

Kom til poenget og vær spesifikk. Ikke dra andre semirelaterte eller lignende hendelser inn i samtalen. Fokuser på én hendelse om gangen, og sørg for at alle hendelser er relatert til perioden som diskuteres
Tilbakemeldingen bør direkte omhandle jobben eller hvordan den enkelte håndterer jobben
Hvis du har en personlighetskonflikt med en enkeltperson, vurder å jobbe for å overvinne forskjellene dine før du gir tilbakemelding. Prøv å forstå hvor den ansatte kommer fra. Mye av tiden kan en personlighetskonflikt løses ved ganske enkelt å lytte til hva en ansatt har å si

Regelmessige, planlagte tilbakemeldingsøkter er effektive for medarbeiderutvikling. Du bør imidlertid ikke vente på planlagte tilbakemeldingsøkter for å løse et problem. Løs eventuelle problemer etter hvert som de oppstår
Sørg for at du viser takknemlighet etter at en ansatt har oppnådd mål satt under tilbakemeldingsøkter. Arrangementet vil fortsatt være friskt i minnet til den ansatte slik at de kan sette det i sammenheng og ta samme tilnærming igjen
Hvis endring er en vanskelig utfordring, kom med forslag og hjelp i det minste. Ikke vær redd for å skitne hendene dine og vise noen hvordan man gjør noe vanskelig

Det finnes ulike typer tilbakemeldinger du kan gi. Jobbprestasjoner, atferd, karriere og personlig tilbakemelding er noen eksempler.

Tilbakemelding på jobbytelse

Når du gir tilbakemelding, bør du være forsiktig med hvordan du uttrykker og fremstiller det. Prøv å tenke på hvordan du skal adressere den enkelte og omstendighetene før du gir tilbakemeldingen.

Et positivt eksempel på tilbakemelding kan være: Alex, du overskred produksjonsmålet ditt med 20 % forrige uke. Flott jobb. Det vil virkelig hjelpe oss med å nå våre overordnede planteproduksjon og økonomiske mål. Hvordan gjorde du det?

Du vil kanskje ikke belønne hardt arbeid med enda mer hardt arbeid: Chris, jeg la akkurat merke til at du overskred produksjonsmålet ditt forrige måned. Flott jobb. Denne månedens mål vil økes med 20 %.'

Det første eksemplet viser interesse for din ansattes ferdigheter, mens det andre eksemplet gir den ansatte en negativ følelse. Det siste svaret overbeviste dem sannsynligvis om ikke å jobbe så hardt igjen.

Atferdsmessig tilbakemelding

Atferdsmessig tilbakemelding er tilbakemelding som er fokusert på en ansatts spesifikke atferd som trenger justering. Hvis en selger ikke oppfyller sine ukentlige kontaktmål, er det kanskje ikke effektivt å fortelle dem at de må gjøre det bedre. En leder bør finne ut hvorfor samtalene som foretas ikke er så effektive som de kunne vært.

Et eksempel på positiv atferdsmessig tilbakemelding kan være: 'Nancy, jeg la merke til de siste ukene at du slet med å nå kontaktmålene dine. Jeg så på tallene dine, og det virker som om det kan være noe vi kan gjøre for å forbedre. Det ser ut til at du kan foreta salgsanrop på feil tidspunkt. Hva tror du?'

Et dårlig eksempel kan være Nancy, du må jobbe hardere for å få flere kontakter med potensielle kunder.

Det er allerede fastslått at Nancy kanskje ikke har det bra. Du vil ikke overbevise henne om å forbedre oppførselen sin ved å be henne jobbe mer. Det første svaret identifiserer et mulig problem mens hun også får tankene hennes.

Karriere tilbakemelding

Hvis du hadde en ansatt som viste potensial for lederskap, kan du prøve dette eksemplet: Matt, jeg tror du har ledelse potensiell. Du har demonstrert en evne til å motivere team, du kan håndtere tvetydighet, og du er en rask studie. Er ledelse noe du er interessert i å utforske?

Hvis du gir den ansatte en mulighet og tid til å tenke over det, kan du bli overrasket over responsen. Dette gir Matt noe å vurdere, bygge videre på og være stolt av i stedet for å sette ham på stedet med en plutselig forfremmelse. Han kan avslå tilbudet, men du tvang ham ikke inn i et hjørne og fikk ham til å gjøre noe han ikke var klar for.

Personlig problemtilbakemelding

Alle sammen har tider med personlig kamp. Hvis du merker en forskjell i en medarbeiders ytelse, vis din støtte og tilby hjelp. Ann, jeg har lagt merke til at du ikke har vært deg selv de siste to ukene. Du gjorde to betydelige feil på de to siste forslagene dine, du gikk glipp av en viktig deadline, og da vi møttes i går, virket det som om du ikke tok hensyn til meg. Jeg måtte gjenta meg selv to ganger. Jeg er bekymret fordi dette ikke er som deg i det hele tatt. Hvis det er noe som skjer i livet ditt, innser jeg at det kan være privat og ikke noe for meg, men jeg er bekymret for at det påvirker jobben din.Er det noe jeg kan gjøre?'

En dårlig tilnærming til et personlig problem vil være: Ann, har du og mannen din problemer?

Merk at den første tilnærmingen ikke forsøkte å identifisere det personlige problemet. Den ansatte ville føle seg respektert for at hennes privatliv ble respektert. Hold deg til å ta opp jobbytelse, og gi hjelp hvis du kan. Foreta en henvisning til et ansatthjelpsprogram hvis du har et tilgjengelig.

Siste tanker

Måten tilbakemeldinger leveres på og hvordan saker diskuteres vil helt sikkert avhenge av konteksten og nivå av tillit mellom leder og medarbeider. Brukt positivt kan tilbakemeldinger bringe ledere og teammedlemmer nærmere hverandre og forbedre ansattes ytelse.