Hva er obligatoriske ansattfordeler for amerikanske virksomheter?

Forstå hva som er nødvendig og hva som ikke er lovpålagt

••• urbazon / Getty Images

Arbeidsgiverytelsesadministratorer administrerer vanligvis en blanding av nødvendige og ikke-påkrevde ansatteytelser. Fra medisinske og reseptbelagte forsikringer til pensjonssparing og frivillige ytelser, selskaper har ofte mange valg å tilby i løpet av hvert år. Slutten av året er et passende tidspunkt for å samle alle nødvendige og ikke-påkrevde ytelsesplandata for å evaluere hvordan alle disse fordelene forbedrer livene til ansatte, om de fortsatt er kostnadseffektive, og hvilke nye fordeler som kan legges til for å forbedre totalen. kompensasjon.Det er best å sortere ut de nødvendige ansatteytelsene først, og deretter jobbe med ikke-påkrevde fordeler.

Nødvendige ansattfordeler

Enten du driver en liten bedrift eller et stort multistatlig selskap, er det arbeidsplasslover på plass for å beskytte ansattes helse og økonomisk velvære. En av disse lovene sier at arbeidsgivere må bære minst minimum nødvendige ansatteytelser . Disse faller inn under flere mandater, inkludert Affordable Care Act (ACA), Employee Retirement Income Security Act (ERISA) og mer. Det er viktig å skille mellom nødvendige fordeler og de som er industristandarder.

Uføreforsikring

I flere stater, kortsiktig og langsiktig uføreforsikring ordninger er obligatoriske ansatteytelser delvis betalt av arbeidsgiver og ansatte. Tilleggsplaner er vanligvis dekket av ansattes lønnstrekk. Small Business Administration anbefaler at følgende stater nå krever uføreforsikring for å gi delvis lønnserstatning til kvalifiserte ansatte hvis de har opplevd ikke-arbeidsrelaterte ulykker eller sykdom:

• California
• Hawaii
• New Jersey
• New York
• Puerto Rico
• Rhode Island

Familie- og medisinsk permisjon

I alle stater, loven om familiemedisinsk permisjon ( FMLA ) tillater ansatte inntil 12 uker med jobbbeskyttet ulønnet permisjon dersom de oppfyller visse krav. I permisjonen videreføres alle konserntilsatte ytelser. Hvis den ansatte velger å ikke gå tilbake til jobb ved avslutningen av FMLA-permisjonen, kan han eller hun fortsatt være kvalifisert for dekning og fortsatt helsehjelp under COBRA-vedtekter. Bedriften skal ha minst 50 ansatte eller være en offentlig organisasjon. Kvalifikasjonskrav inkluderer:

• Arbeidstakeren må pålegges å ta seg av fødsel, fosterhjemsplassering eller adopsjon av et barn.
• Arbeidstaker skal ha omsorg for et nært familiemedlem som lider av alvorlig sykdom eller skade.
• Arbeidstaker må ha behov for omsorg for sin egen alvorlige helsetilstand.
• Arbeidstakeren skal ha omsorg for en skadet eller syk aktiv militærmedlem.

I de fleste tilfeller er ansatte pålagt å varsle arbeidsgiveren på forhånd før de tar en godkjent FMLA-permisjon, selv om nødsituasjoner kan dukke opp. Både menn og kvinner er kvalifisert for hele FMLA-permisjonen.

Betalt fri og andre permisjonsfordeler

Utenom FMLA-permisjonen er arbeidsgivere faktisk ikke pålagt av føderale lover å gi betalt eller ubetalt permisjon til ansatte. Imidlertid er det en standard praksis for de fleste arbeidsgivere å tilby minst noen få betalte og ubetalte permisjonsdager for ansatte. Mesteparten av tiden er betalt fri begrenset til ferie- og ferietid, syketid, personlig permisjon, begravelse eller sorgpermisjon og jurypermisjon.

Mange bedrifter tilbyr ansatte muligheten til å få betalt fri basert på hvor mange timer de har jobbet over en viss tidsperiode, og disse timene akkumuleres. Andre selskaper kan velge å tilby et begrenset antall avspaseringer per år, med påfølgende fridager som ubetalt. En standard betalt avspasering vil inkludere 5 feriedager, 3 sykedager og 1 personlig dag.

Social Security og Medicare skatter

Selv om de fleste ansatte ikke automatisk tenker på Social Security og Medicare som fordeler, men snarere noe de har tjent, er alle arbeidsgivere pålagt å betale Social Security og Medicare skatter. Amerikanske arbeidsgivere må matche samme sats som ansatte betaler til trygdesystemet, som varierer med alderen til hver enkelt ansatt og hvor mye ansatte tjener.

Hver ansatt fyller ut visse skatteskjemaer ved ansettelsesstart, og dette danner grunnlaget for W-2-skjemaet som må innleveres av arbeidsgivere for å rapportere lønn. I tillegg må arbeidsgivere bekrefte identiteten og navnene til alle ansatte ved å bruke (gratis) personnummerverifiseringssystemet eller den (betalte) samtykkebaserte SSN-verifiseringstjenesten. Dette forhindrer bruk av feil identifikasjon av arbeidsgivere og sikrer at den riktige ansatte blir kreditert for deres fremtidige ytelser.

Arbeidsledighetsforsikring

Alle bedrifter må betale for arbeidsledighetsforsikring skatter for hver ansatt, enten de er på heltid eller deltid. Dette sikrer at det er midler tilgjengelig for å dekke perioder med ledighet dersom en eller flere blir ufrivillig separert fra bedriften. Hvert selskap vil bli varslet om dette av staten der det opererer og hvor mye forsikring selskapet kan ha. Bedrifter registrerer seg hos et statlig arbeidsstyrkebyrå og utbetalinger administreres der. Hvis en ansatt blir sagt opp og det ikke er fastslått noen rettferdig årsak, kan han eller hun motta dagpenger for en kort periode.Ellers nyter ikke ansatte direkte av denne påkrevde forsikringen.

Ikke-påkrevde fordeler

Alle andre ytelser til ansatte anses å være ikke-påkrevde fordeler, med unntak av minimumskravene til helsefordelene i henhold til ACA. Dette rammer kun virksomheter som har 50 eller flere heltidsansatte eller tilsvarende deltidsansatte. Helseforsikring må gi grunnleggende forebyggende omsorg, men kan ha høye ut-av-lommen maksimum.

Andre ikke-påkrevde fordeler inkluderer alle andre former for tilleggsforsikring, pensjonsspareordninger, livsforsikring, syn og tannpleie, velværeprogrammer, lønn, bedriftsfordeler, faglig utvikling og opplæringsfordeler, ansattes assistanseprogrammer, lege- og sykepleieromsorgstelefoner, telemedisin og mer. Ingen av disse fordelene er lovpålagt, men er etter hver arbeidsgivers skjønn. I de fleste tilfeller hjelper ikke-påkrevde fordeler bedrifter til å bli mer konkurransedyktige og er ofte diktert av region- og bransjenormer.