Juridiske Karrierer

Hva gjør en filfunksjonær?

Lær om lønn, nødvendige ferdigheter og mer

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse En dag i en filekspedients liv: Utvikle og vedlikeholde organiserte filsystemer; forberede poster for lagring utenfor stedet; arkivere og hente ut dokumenter for annet personell

Balansen / Theresa Chiechi

Filfunksjonærer bruker et system, vanligvis numerisk eller alfabetisk, for å opprettholde papir- eller elektroniske poster, inkludert korrespondanse, kvitteringer, kontrakter og fakturaer, for å sikre at informasjonen er enkel å finne når den er nødvendig. De organiserer og arkiverer dokumenter, henter data og laster opp elektroniske filer.

I følge oppdateringen fra U.S. Bureau of Labor Statistics 2018, ca 110 020 journalførere var ansatt i USA. De jobber i helsevesen, sosiale tjenester, akademia og ulike typer profesjonelle kontorer som advokatfirmaer. Enhver organisasjon som genererer store mengder papirarbeid eller elektroniske dokumenter ansetter arkivassistenter.

Filfunksjonærens plikter og ansvar

Bedrifter, store og små, har utpekte servere, skap, skuffer, rom og varehus der saksfiler, dokumenter og annen type informasjon lagres. Filfunksjonærer er ansvarlige for vedlikehold av disse plassene. Denne jobben krever vanligvis evnen til å utføre følgende arbeid:

  • Utvikle organiserte arkivsystemer.
  • Opprette, behandle og vedlikeholde filposter.
  • Arkivere og hente ut dokumenter for annet personell.
  • Forbered poster for lagring utenfor stedet.
  • Oppretthold filromslogger for å spore plasseringen av filer.
  • Kast filer i henhold til etablerte dokumentoppbevaringsplaner.

I tillegg til å administrere en organisasjons opptegnelser, kan filfunksjonærer bli bedt om å hjelpe til på en rekke andre områder, inkludert hilsen på besøkende; besvare telefoner og dirigere anrop; skrive notater, e-poster og andre typer dokumenter; transkribere opptak; designe skjemaer; drift kontorutstyr; og håndtering av konfidensielt materiale.

Arkivkontorlønn

En filkontors lønn varierer basert på erfaring, plassering og evnen til å multitaske i andre roller:

  • Median årslønn : $31 700 ($15,24/time)
  • Topp 10 % årslønn : Mer enn $50 230 ($24,15/time)
  • Bunn 10 % årslønn : Mindre enn $21 390 ($10,28/time)

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics , 2018

Utdanning, opplæring og sertifisering

Utdanningsstandarder er grunnleggende for dette yrket, og det meste av opplæringen foregår på jobb.

  • utdanning : TIL videregående vitnemål eller tilsvarende er vanligvis nødvendig, selv om noen personer som jobber som filfunksjonærer har lavere og videregående grader. Om elleve% har etterskolebevis.
  • Opplæring : Litt arbeidserfaring fra et lignende felt er nyttig. Opplæring på jobb innebærer ofte å jobbe under en mer erfaren kontorist i noen uker til noen måneder.

Filfunksjonær ferdigheter og kompetanser

Å jobbe som arkivmedarbeider krever sterk organisering og kommunikasjons ferdigheter samt grundig oppmerksomhet på detaljer. Arkivfunksjonærer kan også bli pålagt å utføre sporadiske tunge løft av arkivbokser og lignende. Andre vitale ferdigheter og evner inkluderer:

  • Data- og programvarekunnskaper : Du bør føle deg vel ved å bruke internett og tekstbehandling, regneark og e-postapper. Du må kanskje også være kjent med dokumenthåndteringsprogramvare, for eksempel eFileCabinet, eller fillagring i skyen.
  • Leseforståelse : En stor del av denne stillingen innebærer å utlede et dokuments natur fra innholdet og plassere det på et logisk sted der andre forventer å finne det.
  • Lytteferdigheter : Å lytte er viktig for å forstå medarbeidernes behov og implementere deres forespørsler og forslag.
  • Kritisk tenkning ferdigheter : Logikk- og beslutningsevner er nøkkelen for raskt å sortere ulike dokumenter og bestemme hva du skal gjøre med dem.

Job Outlook

Sysselsettingen i arkivassistenten forventes å gå ned med ca 10 % mellom 2016 og 2026 da organisasjoner kombinerer administrative funksjoner, som mottak og arkivering, og muligheten og brukervennligheten til teknologisk datalagring fortsetter å vokse.

Arbeidsmiljø

Filfunksjonærer er ansatt i et kontormiljø, hvor de bruker mye av tiden på å hente og levere filer til andre ansatte eller sitter foran en datamaskin. Arkivfunksjonærer som jobber på et større kontor har mulighet til å møte og samhandle med selskapets personell på mange nivåer.

Fremdriftsplan

Arkivfunksjonærer jobber som regel i vanlig kontortid. Når et kontor er åpent for kunder og andre ansatte er på jobb, forventes det at en arkivmedarbeider også er der. Fordi volumet av dokumenter som produseres kan være betydelig, avhengig av størrelsen og arten av organisasjonen, kan det hende at en arkivmedarbeider må jobbe heltid for å holde tritt med flyten. Men dette betyr ikke det jobbdeling muligheter eller deltidsstillinger er ikke tilgjengelige. Overtid er vanligvis ikke nødvendig.

Hvordan få jobben

OPPDATERT CVEN DIN

Før du sender en CV til potensielle arbeidsgivere, gjennomgå og oppdatere den for å sikre at den er oppdatert og fri for skrivefeil og unøyaktigheter. Hvis du ikke har en CV eller noen jobberfaring å liste opp, bruk eksperttips og et solid eksempel for å lage en vinnende første CV.

FORBERED TIL INTERVJUET

Før intervjuet, undersøke selskapet og be en venn hjelpe deg med å øve på å svare på noen av de de vanligste intervjuspørsmålene . Jo mer du øver, jo mer komfortabel vil du føle deg når du sitter overfor ansettelseslederen.

Sammenligning av lignende jobber

Folk som er interessert i å jobbe i et kontorscenario, vurderer også andre typer kontorjobber. Noen av disse jobbene kan kreve tilleggsutdanning og opplæring. Her er en liste over lignende jobber, sammen med gjennomsnittlig årslønn:

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook , 2018