Hva er tilrettelegging og hvordan er det nyttig for arbeidsgivere?

Tilretteleggere kan løse konflikter, øke produktiviteten og mer

••• Klaus Vedvelt / Iconica / Getty Images

Tilretteleggere er utpekte individer som hjelper grupper med å nå en beslutning, plan eller resultat som alle er helt enige om og forplikter seg til å oppnå. Tilretteleggere er veiledere, snarere enn ledere, og gjennom tilrettelegging hjelper de med å løse konflikter og veileder grupper mot å møte felles mål.

Tilrettelegging brukes av mange virksomheter for å øke produktiviteten, løse konflikter, forbedre teamarbeid og mer.

Hva er tilrettelegging i virksomheten?

I næringslivet bruker arbeidsgivere tilrettelegging for å bygge team og forme ledere. Hovedrollen til en tilrettelegger er å tilføre verdi til en gruppeplanleggingsøkt eller møte ved å holde en gruppe i gang og gjøre fremskritt, noe som sparer arbeidsgiver for verdifull tid og penger. Tilretteleggere kan også hjelpe til med å løse konflikter og håndtere ansattes bekymringer.

Tilrettelegging kan gjøres i individuelle økter, eller en tilrettelegger kan delta i et gruppearrangement eller møte.

Kjennetegn på gode tilretteleggere

Tilrettelegging er en lært ferdighet, men den avhenger av visse egenskaper som:

• Evne til å håndtere gruppe- og mellommenneskelige dynamikker
• Kraftig lytting
• Utmerket verbal og ikke-verbal kommunikasjon
• Kreativ tenking
• Empati
• Forståelse av gruppeprosesser og strukturer
• Tidsstyring og struktur
• Fokus

En dyktig tilrettelegger kan enten komme innenfra en bedrift eller hentes inn som ekstern ekspert.

Gruppetilrettelegging

I grupper bruker tilretteleggere en rekke metoder for å jevne overganger og holde møter i riktig retning:

• Presentere innhold eller reframing informasjon slik at den lett kan forstås.
• Å gi en passende struktur for et møte , trening eller teambuilding økt så kjernen oppdrag er gjennomført.
• Tegne spørsmål og mulige løsninger fra deltakerne for å bygge et sammenhengende tankesett.
• Fremme delt ansvar for resultatet av møtet.

Mange team har ikke en leder som kan bistå i deres utvikling, håndtere vanskelige diskusjoner eller holde møter fokuserte og produktive. Tilrettelegging for grupper eller team holder deltakerne på sporet og jobber mot konkrete mål.

Bruke tilrettelegging for å administrere konkurrerende samtaler

En vanlig hindring for å skape effektive arbeidsforhold er kjent som konkurrerende samtaler. Når dette skjer, er gruppene ute av stand til å kommunisere effektivt og videresende fremdriftsstopp.

Effektiv gruppetilrettelegging i møter kan hjelpe til med å administrere samspillet mellom konkurrerende samtaler, kontrollere flyten av et møte og lære teamene hvordan de kan kommunisere mer effektivt med hverandre. Noen teknikker tilretteleggere bruker for å fremme kommunikasjon inkluderer:

• Nonverbale signaler: Å heve et øyenbryn eller vinke til deltakerne kan kommunisere behovet for enten å stoppe eller gå tilbake. Å stoppe personen som har ordet i et minutt mens andre deltakere blir med i gruppen igjen kan være mer effektivt hvis det gjøres uten ord, noe som kan få enkeltpersoner til å føle seg utpekt eller satt på stedet.
• Spør spørsmål: En tilrettelegger kan be et av gruppemedlemmene som deltar i den konkurrerende samtalen om et kort sammendrag av diskusjonen frem til det punktet eller foreslå at de deler ideer med resten av deltakerne. Dette bringer sidesamtalen inn i hovedsamtalen og minner deltakerne om det overordnede formålet med møtet.
• Direkte intervensjon: Tilretteleggere kan be gruppemedlemmer i den konkurrerende samtalen om å bli med i gruppediskusjonen igjen. Dette gjøres i en nøytral, oppmuntrende tone, uten å bruke sarkasme eller sinne. Direkte intervensjon er effektivt, men har potensial til å gjøre teammedlemmer som ikke var klar over oppførselen deres eller ikke absorberte tidligere subtile hint.
• Gruppesignaler: TIL gruppesignal , som å lage et timeout-tegn og holde opp en pekefinger, kan avtales på forhånd av alle deltakere. Den kan deretter brukes av tilretteleggeren for å minne alle på å holde en diskusjon om gangen. Dette er spesielt effektivt på lang sikt, siden team kan fortsette å bruke det etter at tilretteleggeren ikke lenger jobber med dem.

Individuell tilrettelegging

Tilrettelegging kan også brukes individuelt, vanligvis for å løse en-til-en problemer mellom medarbeidere eller mellom ansatte og deres ledere.

Individuell tilrettelegging kan brukes til å løse uenigheter, sette felles mål , eller debrief et prosjekt, en prosess eller en erfaring. I disse tilfellene gir en tilrettelegger strukturen, innholdet og prosessen som ansatte trenger for å nå en gjensidig tilfredsstillende løsning.

Enten individuelt eller i grupper mangler mange arbeidere ferdighetene, tillatelsen og støtten som trengs for å effektivt tilrettelegge sine egne arbeidsprosesser eller konfliktløsning . Ved hjelp av tilrettelegging kan bedrifter skape en kultur av respekt og teamarbeid, som gir sine ansatte mulighet til å oppnå resultater som ikke er mulig uten en arbitrerende figur.