Hvilken informasjon lagres i ansattes medisinske journaler?
HRs juridiske forpliktelse til å beskytte medisinsk informasjon om ansatte
••• Reza Estakhrian / Getty Images
Den ansattes medisinske journal er depotet for alt som har med helse å gjøre, helsegoder, ansattes helserelaterte permisjoner og ytelsesvalg og dekning for den ansatte. Arbeidsgiver fører en medisinsk journal separat for hver arbeidstaker. Innholdet i disse filene blandes aldri med noen annen ansattmappe som personalmappen.
Siden den medisinske filen inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon, må den ligge på et trygt, låst, utilgjengelig sted. Arkivskapet som rommer ansattes medisinske filer bør også låses og HR-ansatte skal ha de eneste nøklene. Tilgang til ansattes medisinske filer er bare begrenset til personalet med personal.
Health Insurance Portability and Accountability Act av 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske journaler som konfidensielle; journaler bør oppbevares separat og atskilt fra andre forretningsjournaler. Oppbevar aldri ansattes medisinske journaler i den ansattes generelle personalmappe.
På grunn av konfidensialiteten til informasjonen, må registre isoleres fra filer som ansatte som arbeidsledere eller ledere kan få tilgang til. (Dette anbefales faktisk også for personalfiler generelt – gi bare HR-ansatte tilgang.)
Innhold i den medisinske filen for ansatte
Dette er den typen gjenstander som bør oppbevares trygt unna i den ansattes medisinske mappe. Hvis du er i tvil, ta feil av å beskytte den medisinsk relaterte informasjonen til dine ansatte.
- Helseforsikring søknader og skjemaer
- Søknader og skjemaer for livsforsikring
- Utpekt mottakerinformasjon
- Søknader om andre ansatteytelser som kan kreve medisinsk informasjon som synsforsikring
- Forespørsler om betalte eller ubetalte sykepermisjoner
- Familiemedisinsk og permisjonslov (FMLA) rapporter og relaterte søknader og papirarbeid
- Lege-signert FMLA papirarbeid
- Dokumentasjon om sykdommene til et familiemedlem eller barn som du søker om FMLA-tid for å yte pågående omsorg
- Medisinsk relatert permisjonsdokumentasjon for ansatte som ikke er kvalifisert for FMLA-fritid
- Legens undersøkelser, notater, korrespondanse og anbefalinger
- Medisinsk relaterte unnskyldninger for fravær eller senhet fra lege
- Medisinske jobbrestriksjoner med dokumentasjon fra anbefalende lege
- Ulykkes- og skaderapporter, inkludert OSHA-påkrevde dokumenter
- Arbeidserstatningsrapporter om skade eller sykdom
- Ethvert annet skjema eller dokument som inneholder privat medisinsk informasjon om en ansatt
Hvis du holder disse filene konfidensielle, vil dine ansatte stole på deg, og du vil opprettholde ånden og betydningen av loven.
Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.