Kvinner I Næringslivet

Hva er en regnskapsjournal?

Definisjon og eksempler på en regnskapsjournal

Kvinne som bruker journal for å gjøre rede for forretningstransaksjoner

•••

Vladimir Vladimirov / Getty Images

En regnskapsjournal er ethvert dokument som brukes av en regnskapsfører for å spore transaksjonene til en virksomhet. En regnskapsjournal inkluderer alle debeter og kreditter som virksomheten opplever sammen med detaljer om enheten på den andre siden av disse transaksjonene.

Lær hvordan du bruker en regnskapsjournal for å forbedre virksomheten din.

Hva er en regnskapsjournal?

En regnskapsjournal er akkurat hva det høres ut som – det er et sted å registrere detaljene om alle de økonomiske transaksjonene til virksomheten din, inkludert partene i transaksjonen og hvilke kontoer disse transaksjonene påvirker. Denne posten kan oppbevares i form av en bok, regneark eller regnskapsprogramvare. Den inneholder all registrert finansiell transaksjonsinformasjon om en virksomhet.

  • Alternativt navn : Bok med første oppføring

En regnskapsjournal er stedet der du samler all viktig informasjon om virksomhetssalg, gjeld, utgifter og andre transaksjoner.

Hvordan fungerer en regnskapsjournal?

Nye bedriftseiere og håpefulle gründere vil ikke komme langt i virksomheten uten å forstå hva en regnskapsjournal er og hvorfor den er så grunnleggende viktig for å lykkes. Du trenger en regnskapsjournal for daglig drift, for budsjettering og – kanskje viktigst – for skatteformål.

Denne sporingen må begynne så snart du åpner dørene for kunder eller kunder – hvis ikke tidligere. Ellers risikerer du å glemme å dokumentere viktig informasjon.

Å føre en regnskapsjournal kan forhindre at virksomheten din bruker overforbruk på noen områder eller underforbruk på andre. Det kan også hindre deg (og dine ledere) fra å overtrekke midler, og det kan hjelpe deg med å oppdage eventuelle uregelmessigheter før de kommer ut av kontroll. Kort sagt, selv om det bare er en enkel bok eller et regneark som er lagret på datamaskinen din, kan en regnskapsjournal forhindre at en potensiell krise sprer seg, og den kan til og med bidra til å forhindre at disse krisene starter i utgangspunktet.

Før datamaskiner var en regnskapsjournal en fysisk loggbok med flere kolonner for å registrere økonomiske transaksjoner for et selskap. I dag bruker de fleste virksomheter en eller annen form for finansiell regnskapsprogramvare for å registrere og administrere forretningstransaksjoner.

En regnskapsjournal opprettes ved å legge inn informasjon fra kvitteringer, salgssedler, kassebånd, fakturaer og andre datakilder som viser økonomiske transaksjoner som har skjedd. Disse transaksjonene inkluderer ikke bare salg og lagerkjøp, de bør også inkludere returnert, skadet eller stjålet varelager. Forretningstransaksjoner skal presenteres i journalen i kronologisk rekkefølge.

Etter hvert som de registreres, blir transaksjoner tilordnet en spesifikk reskontroklasse ved hjelp av et 'kontoplan'-nummer. Dette gjør det lettere å finne og redegjøre for informasjonen som trengs for å utarbeide resultatregnskap, regnskap og andre viktige økonomiske rapporter. Noen virksomheter synes det er nyttig å ha flere journaler. På den måten kan de skille ut disse transaksjonene etter reskontroklasse.

Men hvis du bestemmer deg for å skille hovedbokklasser etter journaler, er det fortsatt en god idé å ha en sentralisert journal som sporer minst de mest grunnleggende dataene om alle typer transaksjoner. Dette lar deg hente spesialisert informasjon fra den korresponderende hovedboken, samtidig som du kan måle din samlede økonomiske situasjon med et øyeblikk i hovedboken.

Dobbeltinngang eller enkeltinngang?

Det er viktig å fastslå tidlig hvilken inngangsstil virksomheten din vil ha. Posteringer kan registreres ved å bruke enten dobbeltregistreringsmetoden eller enkeltposteringsmetoden for bokføring. Forskjellene er ganske selvforklarende: enkeltoppføringsbokføring registrerer bare én oppføring per transaksjon, mens dobbelbokføring registrerer hver transaksjon to ganger – og noterer både debet- og kredittsidene av transaksjonen.

Til syvende og sist er det mindre viktig hvilken metode du velger enn å sørge for at alle som registrerer i journalen følger de samme avtalte retningslinjene for å unngå forvirring. Hver oppført transaksjon blir referert til som en journalpost. Informasjon fra journalen registreres deretter i forretningsreskontro.

Hvem har tilgang?

Hvis du ikke allerede har startet virksomheten din, tenk på hvilke personer i din bedrift du vil ha tilgang til regnskapsjournalen din. Det skal selvsagt bare være folk du stoler på. Disse personene bør også ha utpekte økonomiske eller ledelsesroller i organisasjonen din. Dette er definitivt en situasjon der mindre er mer. Det kan bety at du bare gir tilgang til finansdirektøren eller kassereren, eller – i en enklere organisasjon – bokholderen din.

Selv om du ikke vil at for mange enkeltpersoner skal ha tilgang til regnskapsjournalen din, er det også en dårlig idé å la bare én person ha tilsyn med den. Minst noen få personer bør kjenne til innholdet i journalen for å forhindre upassende utgifter, budsjettmangler eller andre økonomiske forglemmelser som kan ødelegge bedriftens økonomi.

Viktige takeaways

  • En regnskapsjournal er et dokument, regneark, programvare eller et annet sted hvor virksomhetens transaksjoner registreres.
  • Regnskapsjournaler bidrar til å sikre åpenhet, nøyaktig skatteoverholdelse og sterk økonomisk helse.
  • Det er mye fleksibilitet med hvordan man registrerer transaksjoner i regnskapsjournaler, og ingen strategi er nødvendigvis bedre enn en annen, så lenge alle i virksomheten bruker det samme systemet.