Hvorfor Chunking er bedre enn multitasking for å forbedre arbeidseffektiviteten

Å fokusere på én oppgave om gangen hjelper deg å gjøre en bedre jobb raskere

••• PeopleImages / Getty Images

Som ledere , bruker vi for mye av dagen på å prøve å bruke mer arbeid på mindre tid. En vanlig reaksjon for overarbeidede fagfolk på alle nivåer er å forsøke å multitaske ved å utføre flere aktiviteter samtidig. Problemet er det multitasking fungerer ikke.

Hvorfor multitasking ikke er den mest effektive tilnærmingen

Tenk deg for eksempel at når du pusser tennene om morgenen, begynner du å tenke på rute til et stort møte senere på dagen. Det krever ikke mye av hjernens prosessorkraft for å pusse tennene, og du kan kanskje konsentrere deg om agendaen mens du mekanisk håndterer morgentennene dine.

Men hva med to oppgaver som krever mer av hjernens kapasitet? Du snakker kanskje i telefonen mens du lager frokost. Det kan hende du får begge oppgavene riktig utført, men muligheten for feil på grunn av manglende oppmerksomhet er stor.

Chunking som et alternativ til multitasking

'Chunking' beskriver hvordan menneskelig minneutnyttelse fungerer. Det er viktig å huske dette konseptet når vi ser på å fullføre flere oppgaver samtidig. Vi bytter faktisk mellom dem i stedet for å gjøre dem samtidig (selv om det kan virke som om de er samtidige når du pusser tennene).

Tenk deg at du er i telefonen når noen kommer inn på kontoret ditt. De ber om råd eller en rask avgjørelse om et problem. Du slutter å høre på personen på telefonen kort, skanner lappen foran deg, skriver et svar og går tilbake til telefonsamtalen. Du gjorde ikke de to aktivitetene (telefonsamtale og personlig samtale) samtidig.

Du gjorde faktisk tre oppgaver i rekkefølge: startet telefonsamtalen, hadde den personlige samtalen og gjenopptok deretter telefonsamtalen. Akkurat som i frokosteksemplet ovenfor, kunne du ha fått begge gjort bedre, og på kortere totaltid, hvis du hadde gjort dem etter hverandre i stedet for samtidig. Grunnen er at når du begynner på hver oppgave, må du fokusere på den og komme i gang.

Den ineffektive oppstartstiden for multitasking

Da du startet telefonsamtalen, måtte du tenke på det, finne telefonnummeret og ringe. Når du ble avbrutt, måtte du finne ut hva personen ønsket deg for å kunne gi dem en avgjørelse. Til slutt, når du gjenopptok telefonsamtalen, måtte du huske hvor du slapp. Du har kanskje til og med måttet si, 'Beklager, noen kom inn. Hva var det du sa?'

Jo flere starter og stopp du gjør i løpet av dagen, jo flere av disse tidkrevende oppstartsmomentene har du. Disse øyeblikkene er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport å utarbeide, er nok oppstartsmomentet ganske kort sammenlignet med det for rapporten du bare gjør kvartalsvis. Likevel, hvis du utarbeider den rapporten og du blir avbrutt, har du nesten like lang tid på oppstart hver gang.

La oss for eksempel si at du kan skrive en rapport på 30 minutter uten avbrudd. Det kan imidlertid ta flere timer hvis uplanlagte oppgaver og avbrudd dukker opp i løpet av dagen. Denne betydelige forsinkelsen kommer ofte ikke så mye fra de faktiske avbruddene som tiden det tar å starte rapporten om og om igjen.

Hvorfor du bør prøve Chunking

OK, noen ganger må du multitaske. Jobben din kan være operativ, så hva er bedre enn multitasking? Chunking er bedre for produktivitet .

Chunking er konseptet med å dele opp dagen i større biter i stedet for å reagere på konstante avbrudd. Jo flere biter av tid du kan bruke på spesifikke oppgaver, jo færre oppstartsøyeblikk vil du ha, og effektiviteten forbedres tilsvarende. Siden du ikke kommer til å bruke så mye tid i oppstartsøyeblikk, vil du ha mer tid, og du vil få gjort mer. Som en bonus, siden du vil være i stand til å fokusere på den enkeltstående oppgaven, vil du gjøre det bedre.

Som sidefelt, prosjektledere for lenge siden funnet ut kraften til denne teknikken og skapte sin egen versjon av 'chunking' via strukturprosessen for arbeidssammenbrudd.

Hvordan komme i gang med Chunking på jobben

Så, hvordan kan du begynne å chunke?

• Start i det små til du får følelsen av det. Velg én enkelt oppgave, kanskje din ukentlige rapport.
• Sett av de 30 minuttene du vet det vil ta.
• Lukk døren eller sett opp et skilt der det står 'Genius på jobben' eller noe sånt, og deretter konsentrer deg om rapporten og ingenting annet enn rapporten.
• Ignorer telefonen.
• Ikke sjekk e-post.
• Bare skriv rapporten.

Forsøk det samme med telefonsamtaler, medarbeidermøter og andre vanlige aktiviteter. Fokuser, kutt ut dagene dine, og etter noen uker med trening vil du føle deg og bli mer effektiv.

Bunnlinjen

Ikke kast bort så mye av tiden din på å prøve å multitaske. Gjør deg selv mer effektiv og mer produktiv ved chunking. Selv om begrepet er vanskelig, er konseptet effektivt.

Oppdatert av Art Petty