Hvorfor, når og hvordan utvikle en bedriftspolicy

Finn en balanse mellom for mange og for få politikker

••• Heltebilder / Getty Images

Selskapets retningslinjer og prosedyrer sikrer en trygg, organisert, hyggelig, myndiggjørende og ikke-diskriminerende arbeidsplass. Retningslinjer beskytter ansatte mot et fritt for alle miljø med favorisering og urettferdig behandling. Vær imidlertid forsiktig så du ikke oppretter retningslinjer for enhver beredskap, fordi ledelsen ikke vil ha handlingsrommet til å møte individuelle ansattes behov. En overflod av retningslinjer øker sannsynligheten for at ledere vil anvende dem ulikt og urettferdig.

Du kan finne en sunn balanse. I de fleste tilfeller, hvis du henvender deg direkte til ansatte som oppfører seg på måter som er upassende for din arbeidsplass, trenger du kanskje ikke å utvikle en ny bedriftspolicy.

Retningslinjer for retningslinjer

Vurder å lage en policy i disse situasjonene:

• Forvirring om den mest hensiktsmessige måten å oppføre seg på ( kleskoder , e-post, internettpolitikk , eller bruk av smarttelefon )
• Veiledning for håndtering av vanlige situasjoner (atferdsstandarder, reiseutgifter eller kjøp av bedriftsvarer)
• Rettslig beskyttelse for selskapet (head off avgifter på trakassering eller diskriminerende ansettelse og forfremmelse )
• Overholdelse av statlige lover og byråer (lov om familie- og medisinsk permisjon, Americans With Disabilities Act, Equal Employment Opportunity Commission, eller minstelønn )
• Etabler konsistente arbeidsstandarder, regler og forskrifter ( progressiv disiplin , sikkerhetsregler, pauser eller røykeregler)
• Gi konsekvent og rettferdig behandling for ansatte (kvalifisering for ytelser, betalt avspasering, undervisningshjelp , sorg tid , eller juryoppgave )

Det kan være andre grunner til å utvikle en policy, men ikke la en ansatts dårlige oppførsel tvinge implementering av en policy som vil påvirke andre.

Artikulere de politiske målene

Når du har bestemt at en policy er nødvendig, dokumenter skriftlig målene dine for å lage policyen. Når det er mulig, fortell ansatte hvorfor du implementerer policyen. Inkluder nok detaljer til å gjøre selskapets posisjon klar, men ikke prøv å dekke enhver potensiell situasjon.

Hold politikken kort og enkel hvis mulig. Noen retningslinjer om juridiske områder – for eksempel selskapets tilnærming til Lov om familie- og medisinsk permisjon , diskriminering eller klageetterforskning, eller det progressive disiplinsystemet – må kanskje være langvarige og omfattende.

Samle informasjon

Sjekk ut eksempler på retningslinjer . Det kan hende du ikke finner en nøyaktig tilpasning til bedriftens omstendigheter, språk og kultur, men du kan bruke disse som et utgangspunkt. Du trenger ikke starte fra bunnen av.

De Society for Human Resources Management (SHRM) gir policyprøver for medlemmene. Andre kilder er dine arbeidsrettsadvokater. Advokatfirmaer skriver vanligvis generiske retningslinjer som deres klienter kan tilpasse hver gang en relevant lov vedtas eller det amerikanske arbeidsdepartementet utsteder nye regler.

Utvikle, skrive og gjennomgå retningslinjene

Skriv policyen med enkle ord og begreper. Snakk direkte til de ansatte som skal lese, håndheve og etterleve retningslinjene.

Etter hvert avsnitt, still deg selv 'hva hvis'-spørsmål for å sikre at polisen dekker det grunnleggende og normale unntak og spørsmål. Ikke besatt over dette, men; ingen forsikring vil dekke enhver mulig beredskap.

Velg en pilotgruppe med ansatte for å lese retningslinjene og stille spørsmål for å finne ut om ansatte vil være i stand til å forstå og følge den. Juster basert på tilbakemeldingene.

Få ledelsesstøtte og juridisk gjennomgang

Gjennomgå policyen med lederne som må følge den for å få deres støtte og eierskap til politikken . Det er sannsynlig at denne prosessen startet da du identifiserte et behov, men ledelsesstøtte er avgjørende for implementering. Det er også en god idé å vise det til advokaten din for å unngå juridiske utfordringer på veien.

Implementere policyen

Distribuer og gjennomgå den nye policyen til ansatte i små grupper, individuelt eller i et møte for hele selskapet, avhengig av om policyen er kontroversiell og hvor lett den er å forstå. Gi ansatte en sjanse til å stille spørsmål.

Gi ansatte en kopi av policyen og be dem om å kvittere for at de har mottatt og forstått den. De bør beholde en kopi for sine egne filer.

Eksempel på erklæring om policyavtegning

Jeg bekrefter mottak av og forståelse av retningslinjene for [Ditt firma]. Retningslinjene gjelder [dato] inntil videre.

__________________________________________________

Ansattes signatur

__________________________________________________

Ansattnavn (skriv ut)

________________________________

Dato

Bestem hvordan du skal kommunisere politikken i fremtiden

Inkluder politikken i din ansatthåndbok . Du vil kanskje også at politikken skal bli en del av ny medarbeiderorientering . Noen selskaper plasserer policyer på intranettet eller i en policymappe på datanettverkets felles stasjon. Bestem om du vil distribuere policyen med flere metoder også.

Dater og arkiver eventuelle tidligere retningslinjer som denne erstatter. Du kan trenge dem for juridiske formål eller referanse.

Tolke og integrere policyen

Din policysøknad og arbeidspraksis vil avgjøre den virkelige betydningen av policyen. Husk å være konsekvent og rettferdig når du tolker policyen over tid. Hvis du finner ut at praksisen din avviker fra de skriftlige retningslinjene, må du gjennomgå og omskrive retningslinjene etter behov.