Menneskelige Ressurser

Hvorfor du trenger en gavepolicy for ansatte med en prøvepolicy

Du må gi dine ansatte dine forventninger og veiledning

Mann som gir en gave til en kvinne som sitter ved skrivebordet hennes.

•••

Tempura / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Gavepolicyen definerer hvem som kan gi en gave til selskapets ansatte. Den gir veiledning til selskapets ansatte om hva som er og ikke er passende å akseptere som gave, tilbud, reklame, pris eller takknemlighet. Disse gavene kan komme fra en kunde, leverandør, leverandør, potensiell ansatt eller potensiell leverandør eller leverandør.

Gavepolicyen sier om ansatte har lov til å ta imot gaver både innenfor og utenfor arbeidsområdet. Hvis en gave er tillatt, definerer gavepolicyen akseptabel verdi og type gave som er tillatt for ansatte.

Til slutt definerer gavepolicyen under hvilke omstendigheter en ansatt kan motta en gave. Retningslinjene definerer eventuelle unntak for å følge regelen. Den vil også skissere eksepsjonelle situasjoner eller omstendigheter der ansatte kan ta imot gaver som ellers ikke er tillatt. Vanligvis krever unntak fra de oppgitte forventningene i gavepolicyen underskrift fra selskapets president eller en annen ansatt på seniornivå.

Retningslinjer for oppførsel krever en gavepolicy for ansatte

Uansett hvor velmenende eller velmente en gave, eksisterer potensialet for at upassende – eller tilsynelatende upassende – er tilstede. En gavepolicy sikrer at ansatte overholder selskapets atferdskodeks ved å gi eller ta imot gaver eller andre slike takknemlighetstegn.

Etiske retningslinjer sier generelt at alle ansatte viser en forpliktelse til å behandle alle mennesker og organisasjoner upartisk. Dette mandatet strekker seg til de personene og organisasjonene en ansatt kommer i kontakt med og de der de driver virksomhet.

En gavepolicy krever at ansatte demonstrerer de høyeste standarder for etikk og oppførsel i forhold til potensielle og eksisterende leverandører, leverandører og kunder. Det sikrer at ansatte praktiserer likebehandling, objektiv profesjonalitet og ikke-diskriminerende handlinger . Policyen gjelder:

  • Alle leverandører og leverandører, både eksisterende og potensielle
  • Kundene og kundene igjen, både eksisterende og potensielle
  • Ansatte og potensielle ansatte
  • Uavhengige entreprenører og agenter for selskapet
  • Enhver enkeltperson eller organisasjon de kommer i kontakt med

Tidligere retningslinjer for gavepolitikk

I tidligere arbeidsdager, i et stort selskap, var gavene som ble akseptert av innkjøpsagentene og andre, legenden blant de andre ansatte. Selgerne kjøpte i hovedsak tilgang til salg og fortrinnsbehandling.

Til gjengjeld for sine kjøp av leverandørenes produkter, brukte leverandørene forseggjorte pengesummer på å vin, spise, sende innkjøpsagentene på turer. Det var vanlig praksis å gi overdådige gaver til kjøpeagenter og til noen av selskapets ledere.

Det er ukjent hva slags gavepolitikk som var på bok den gangen, men hvis politikk eksisterte , ble de ikke fulgt. Å komme inn på innkjøpsavdelingen ble en stående spøk blant folk som ville tjene mer penger.

Tidligere retningslinjer for deling på samme måte

I et annet eksempel er et selskap som hadde på plass en omfattende gavepolicy illustrert. Policyen ble skrevet, hver ansatt ble opplært, og kulturen belønnet passende oppførsel og overholdelse av policyen.

Leverandører og leverandører ble informert om retningslinjene for ingen gaver. Noen valgte å ignorere det, spesielt i høytiden, men de fleste fulgte det. Når politikken ble ignorert og en gave kom til en ansatt, var vanlig praksis å lodde den ut til alle ansatte hvis den ikke kunne deles mellom de ansatte.

Inntektene fra loddtrekningen gikk til veldedighet, så ansatte følte seg godt til å delta hvis de ønsket det. De deltok bare hvis de ville ha varen som den årlige Omaha-boksen med biffer og andre godsaker som ankom hvert år fra en iherdig leverandør.

Matgaver, kurver, kjeks, godteri og andre gaver som ansatte kunne dele var sentralt plassert – og alle ansatte hadde tilgang og delte. Dette ble sett på som rettferdig og rettferdig behandling av ansatte . Imidlertid er det virkelig ikke rettferdig på en arbeidsplass for noen ansatte å dra mer nytte enn resten av de ansatte på grunn av deres posisjon eller nærhet til leverandører.

Forskjellen mellom ansattes atferd i de to selskapene er grunnen til at det på det sterkeste anbefales å vedta og håndheve en policy for firmagaver.

Hvorfor ha en ingen gavepolicy

Retningslinjer kan hjelpe et selskap å unngå interessekonflikt eller utseendet til en interessekonflikt. De hjelper til med å veilede ansatte til å undersøke etikken om aksept. Mange selskaper og deres ansatte aksepterer ikke under noen omstendigheter gaver fra potensielle eller eksisterende leverandører, leverandører, kunder eller andre individer eller organisasjoner.

Selskapenes etiske retningslinjer krever at alle ansatte viser organisasjonens forpliktelse til å behandle alle mennesker og organisasjoner som vi kommer i kontakt med eller driver forretninger med, upartisk. Dine ansatte viser de høyeste standarder for etikk og oppførsel.

Ansatte praktiserer og viser likebehandling, objektiv profesjonalitet og ikke-diskriminerende handlinger. Se eksemplet nedenfor for de beste måtene å inngå en ikke-gavepolicy, og last ned malen vår nedenfor.

Last ned malen for retningslinjer for ingen gave

Eksempel uten gavepolicy

Eksempel uten gavepolicy

Etiske retningslinjer for [Ditt firmanavn] krever at alle ansatte viser organisasjonens forpliktelse til å behandle alle mennesker og organisasjoner som vi kommer i kontakt med eller driver forretninger med, upartisk. Våre ansatte vil demonstrere de høyeste standarder for etikk og oppførsel i alle saker når de arbeider med

  • Alle leverandører og leverandører, både eksisterende og potensielle
  • Kundene og kundene igjen, både eksisterende og potensielle
  • Ansatte og potensielle ansatte
  • Uavhengige entreprenører og agenter for selskapet
  • Enhver enkeltperson eller organisasjon de kommer i kontakt med

Som en innsats for å demonstrere vår forpliktelse til disse standardene og oppførselen, må alle ansatte overholde følgende retningslinjer for ikke-gaver. Eventuelle unntak fra gavepolicyen kan kun gjøres med tillatelse fra selskapets president.

Ingen gavepolicy

Ingen gaver av noe slag, som tilbys av leverandører, leverandører, kunder, potensielle ansatte, potensielle leverandører og leverandører, eller noen annen person eller organisasjon – uansett verdi – vil bli akseptert av noen ansatte, når som helst, på eller utenfor arbeidsområdet.

Med gave betyr [Ditt firmanavn] enhver gjenstand, inkludert penner, hatter, t-skjorter, krus, kalendere, vesker, nøkkelringer, porteføljer og andre tchotchkes samt gjenstander av større verdi.

  • Dette ingen gave policy inkluderer leverandør eller potensiell leverandør eller leverandør levert mat, drikke, måltider eller underholdning som sportsbegivenheter.
  • Dette ingen gave policyen inkluderer enhver forretningsvennlighet som tilbys, for eksempel en produktrabatt eller andre fordeler hvis fordelen ikke gjelder for alle ansatte.

Unntak fra gavepolicy:

Unntatt fra denne politikken er gaver som t-skjorter, penner, messeposer og alle andre tchotchkes som ansatte får, som medlemmer av offentligheten , på arrangementer som konferanser, treningsarrangementer, seminarer og messer, som tilbys likt til alle medlemmer av publikum som deltar på arrangementet.

Dette inkluderer oppmøte på og mat, drikke og tchotchkes gitt på arrangementer, utstillermesser, pressearrangementer og fester finansiert av konferanse- eller arrangementssponsorer.

Unntatt er kort, takkebrev, attester eller andre skriftlige former for takk og anerkjennelse.

Unntatt er mat, drikke og rimelige måltider eller billetter til lokale arrangementer som er levert av og også deltatt av nåværende kunder, partnere og leverandører eller leverandører i interessen for å bygge positive forretningsrelasjoner.

Denne rimelige underholdningen tilbys som en del av et arbeidsmøte eller en økt for å dra fordel av og fremme positive arbeidsforhold og bedriftens interesser. Disse aktivitetene forventes å bli gjengjeldt av selskapet vårt etter tur.

Informere om denne policyen

Ansatte er pålagt å informere leverandører, potensielle leverandører og andre profesjonelt om denne retningslinjen for ikke-gaver, og årsakene til at selskapet har vedtatt retningslinjene. Ansatte vil be om at leverandører respekterer selskapets retningslinjer og ikke kjøper og leverer noen gave til våre ansatte, en avdeling, et kontor eller selskapet, når som helst, uansett årsak.

Handlinger for gavekvittering

Hvis en ansatt eller avdeling mottar en gave:

  • Hvis det er mulig, returneres gaven til leverandøren.
  • Dersom det ikke er mulig å returnere gaven, må gaven loddes ut til alle ansatte. Inntektene fra utlodningen vil bli donert til en veldedig organisasjon som filantropikomiteen har identifisert for kalenderåret. Hvis ansatte er uinteresserte i den utloddede gjenstanden, vil gaven bli donert til en utpekt veldedighet.
  • Planter eller blomster vil bli vist i lobbyen, eller på et annet sentralt sted hvor alle ansatte kan glede seg over deres tilstedeværelse.
  • Matgaver som kan komme i løpet av høytiden, og ellers på året når gaveutdeling er tradisjonelt, tilhører hele personalet selv om de er adressert til en enkelt ansatt.
  • En ansatt kan ikke under noen omstendigheter ta med seg en matgave hjem. Matgaver må deles med og distribueres til alle ansatte, med e-postvarsel, i arbeidstiden, på sentrale arbeidsplasser.

Supplerende karakter av politikk

Denne policyen er et supplement til andre bedriftskodekser, etikk, standarder, verdier og retningslinjer i ansatthåndbok og i andre selskapsdokumenter.

Hvis en ansatt har spørsmål om eller trenger avklaring av noen aspekter ved denne policyen, bør den ansatte sjekke med sin overordnede. Hvis veilederen er usikker, er Human Resources dommeren for gavepolicyen for å sikre konsistent behandling av ansatte i hele selskapet.

Denne policyen erstatter alle tidligere policyer og trer i kraft: (dato for policy). Alle ansatte må erkjenne at de har mottatt og forstå selskapets gavepolicy.

Utvide